Oltre ai team che svolgono i loro incarichi all’interno dell’ufficio, ormai le aziende impiegano sempre più dipendenti che lavorano a distanza. In questo contesto, se si desidera ottimizzare la collaborazione e raggiungere risultati eccezionali, è essenziale puntare a una comunicazione ibrida efficace.
La distanza fisica tra i dipendenti non dovrebbe influenzare negativamente l'efficienza generale, né ostacolare la libertà della collaborazione. In questo articolo, scoprirai 8 valide strategie di comunicazione ibrida, in grado di trasformare il flusso delle informazioni e potenziare sia il senso di appartenenza all’azienda che la soddisfazione dei tuoi impiegati. Continua a leggere per saperne di più!
I segnali verbali contribuiscono a rendere più chiaro il messaggio trasmesso, rivelandosi quindi fondamentali nella comunicazione ibrida. Scegliere le parole giuste consente sia di evitare malintesi e incomprensioni che di trasmettere il tono della conversazione all’interlocutore. Per questo motivo, dovresti spiegare le tue aspettative e gli obblighi ai dipendenti utilizzando un linguaggio chiaro e diretto e impiegare di volta in volta il tono adatto a dimostrare serietà, empatia o qualunque altra emozione.
I segnali non verbali, complementari a quelli verbali, contribuiscono ad arricchire il contesto del messaggio. I gesti delle mani, ad esempio, sono cruciali per mantenere elevato l’interesse del pubblico ed enfatizzare i punti chiave del discorso, mentre le espressioni facciali riflettono i sentimenti di chi sta parlando. Il linguaggio del corpo, invece, è un chiaro indicatore di apertura e coinvolgimento.
Integrare correttamente questi segnali, sia nell’emissione che nella ricezione dei messaggi, rappresenta una delle migliori strategie di comunicazione ibrida. In questo senso, puoi utilizzare strumenti tecnologici come videochiamate e videoconferenze, che ti permetteranno sia di guardare il tuo interlocutore che di farti vedere a tua volta, così da tenere una conversazione molto simile a quelle faccia a faccia. In questo modo, potrai anche individuare eventuali segnali di insoddisfazione in anticipo e agire di conseguenza. Non solo: avrai la possibilità di ridurre le incomprensioni, contribuendo a migliorare la qualità della comunicazione aziendale e a rafforzare la relazione tra i membri del team.
Bitrix24 è un software di comunicazione unificata, dotato di tutti gli strumenti di cui puoi aver bisogno per mantenere unito il tuo team, assicurando una collaborazione ottimale a tutti i membri nonostante la distanza geografica o la differenza di fuso orario.
Provalo oraGestire la comunicazione interna negli ambienti ibridi presenta numerose sfide, come ottenere una comunicazione perfettamente fluida tra i dipendenti divisi dalle distanze geografiche e dai fusi orari. Per superarla con successo, è necessario combinare metodi di comunicazione sincrona e asincrona. I primi, come le videochiamate, facilitano il contatto diretto e sono ideali per chiarire idee o risolvere conflitti. I metodi di comunicazione asincrona, come le e-mail, non richiedono invece la disponibilità degli interlocutori nello stesso momento. Sono quindi la soluzione più indicata per condividere dati e inviare messaggi formali.
Offri ai tuoi dipendenti la possibilità di utilizzare sia strumenti di comunicazione sincrona che asincrona, per aiutarli a lavorare seguendo le loro esigenze e nel pieno rispetto dei loro orari. Perché la comunicazione ibrida abbia successo, dovrai stabilire delle regole precise per l’utilizzo di tali strumenti, ad esempio indicando i tool più adeguati per ogni situazione e i tempi di risposta ritenuti accettabili. Mantieni però sempre un certo grado di flessibilità, imprescindibile all’interno di un mondo in continua evoluzione.
Al momento di organizzare le riunioni, assicurati che orari e date siano compatibili con gli impegni dei tuoi dipendenti. Prendi nota di ciò che è stato discusso e sfrutta le potenzialità del sistema di gestione di incarichi e progetti per registrare informazioni utili e scadenze, così che tutti i dipendenti dispongano dei dati di cui hanno bisogno per lavorare. Invita i membri dei team a utilizzare gli strumenti collaborativi, per modificare e lavorare sui file anche in momenti differenti. Infine, incoraggia la massima chiarezza e concisione nella comunicazione scritta, per rendere più comprensibili le informazioni trasmesse.
Le piattaforme di comunicazione digitale si rivelano indispensabili per mantenere tutti i dipendenti sempre informati. Tuttavia, alcune compagnie scelgono di adottare questi strumenti eliminando completamente i metodi di comunicazione più tradizionali, senza tenere conto delle abitudini e delle esigenze del personale. Si tratta di un errore che può essere evitato grazie a una delle più valide strategie di comunicazione ibrida, cioè l’unione dei metodi di comunicazione tradizionali con le piattaforme online. Così facendo, sarà possibile approfittare dei vantaggi offerti da entrambe le soluzioni.
Mantieni l’abitudine di organizzare riunioni in presenza, che potranno essere alternate a quelle virtuali per estendere la partecipazione ai dipendenti che vivono lontani dall’azienda. Comunica con il personale utilizzando i loro canali preferiti: le telefonate, ad esempio, sono spesso considerate più personali e dirette di uno scambio di e-mail e rappresentano la soluzione perfetta per consolidare sia la fiducia degli impiegati che quella di clienti e colleghi.
Approfitta anche delle innovazioni offerte dalle piattaforme di comunicazione unificata online. Queste includono strumenti come chat, messaggistica istantanea, knowledge base e sondaggi online, per richiedere suggerimenti in modo semplice e rapido. Allo stesso tempo, puoi posizionare in azienda una cassetta dei suggerimenti fisica, perché i dipendenti meno amanti della tecnologia possano fornire comunque il loro feedback.
Combinare i metodi di comunicazione aziendale tradizionale a quelli digitali consente alle informazioni di fluire più liberamente, raggiungendo i clienti e i dipendenti attraverso i canali a cui sono più abituati. In questo modo sarai in grado di soddisfare le loro necessità, facendo arrivare le informazioni fondamentali a chi deve riceverle.
La capacità di mantenere un perfetto equilibrio tra tono formale e informale dei messaggi trasmessi è fondamentale nella comunicazione interna delle aziende. Con l’avvento della comunicazione ibrida, è diventata ancora più importante. I diversi tipi di pubblico e la grande varietà delle situazioni affrontate richiedono infatti una capacità di adattamento costante, così come una notevole flessibilità.
Le situazioni formali, come l’invio di comunicati, rapporti e messaggi aziendali, devono essere affrontate con professionalità. Questi testi necessitano di uno stile strutturato e impiegano frasi complesse, linguaggio tecnico e saluti formali. L’informalità, invece, è indicata per gli scambi di opinioni, oppure per i momenti di condivisione tra colleghi. Le sessioni di brainstorming, quelle di team building e le discussioni riguardanti i progetti interni possono essere affrontate in maniera più rilassata e personale. Con alcuni tipi di pubblico, come i fornitori e i clienti, è invece buona norma mantenere sempre una certo grado di formalità, qualunque sia il canale di comunicazione utilizzato. Infine, dovresti prestare attenzione alle differenze culturali dei tuoi dipendenti, soprattutto se ti trovi a gestire dei lavoratori dispersi. In questo modo, gestire adeguatamente il tono formale o informale nella comunicazione ibrida si rivelerà più facile.
Adattare il tono dei messaggi al contesto e al pubblico contribuisce a instaurare un’atmosfera più positiva sul posto di lavoro, assicurando allo stesso tempo l’efficacia della comunicazione.
Elementi visivi come grafici, emoji, immagini e infografiche, se adoperati assieme a quelli testuali, velocizzano e migliorano la comprensione dei dati, potenziando anche la conservazione delle informazioni. I grafici a barre o a torta sono perfetti per confrontare dati e mostrare proporzioni, mentre le infografiche aiutano a illustrare con chiarezza anche le statistiche più complesse. Le emoji, invece, sono in grado di trasmettere sentimenti in maniera immediata, senza la necessità di scrivere risposte articolate.
Animazioni, video accattivanti e slide aumentano il coinvolgimento e la comprensione dei dipendenti, anche se fisicamente distanti dall’ufficio. Si tratta di una delle più importanti strategie di comunicazione ibrida, che dovresti prendere in considerazione. In più, grafici e immagini possono essere inclusi con successo sia nelle newsletter virtuali che nelle guide e nei manuali stampati dell’azienda.
Infine, approfitta delle potenzialità offerte dalla tecnologia per potenziare il tuo approccio. Gli strumenti di comunicazione unificata come Bitrix24 consentono di incorporare elementi visivi interattivi nello spazio di lavoro condiviso, nelle riunioni online e all’interno degli incarichi assegnati. Avrai inoltre la possibilità di condividere lo schermo durante le videoconferenze per proiettare un video, oppure aggiungere tali elementi ai manuali archiviati nella knowledge base, in modo da facilitarne la comprensione. Questi metodi dovrebbero essere parte integrante delle tue strategie di comunicazione per i team remoti, poiché contribuiscono a rendere più proficua l’esperienza degli utenti.
Se desideri adattare il tuo modo di comunicare alle richieste dei dipendenti e dei colleghi, dovrai prima approfondire la loro conoscenza. In qualità di leader, trascorrere del tempo a contatto con il personale ti aiuterà sia a comprendere le preferenze in ambito lavorativo che a scegliere lo stile di comunicazione più adatto alle esigenze di ciascun lavoratore. Questo processo può rivelarsi complesso quando si gestisce la comunicazione in un sistema ibrido, ma è comunque possibile ottenere risultati soddisfacenti.
Identifica le preferenze di ciascun dipendente e il modo in cui desiderano ricevere e inviare informazioni. In questo senso, l’idea migliore è organizzare delle riunioni di feedback, oppure inviare loro dei moduli per sondaggi. Dopodiché, modifica il tuo stile comunicativo secondo le necessità, per stabilire un clima più disteso all’interno dell’azienda e accrescere la fiducia del personale.
Perché la comunicazione interna abbia successo non dovresti tenere in considerazione solo le preferenze dei dipendenti, ma anche incoraggiare la coesione e la collaborazione tra i team. Proponi riunioni e attività di gruppo, promuovendo la partecipazione e l’interazione dei membri della squadra. Il segreto è raggiungere un perfetto equilibrio tra la comunicazione individuale e quella di gruppo.
La comunicazione ibrida, per risultare efficiente, dovrebbe contare su una serie di protocolli, linee guida e processi standardizzati. Rientrano in questa categoria le linee guida per le riunioni, le politiche di comunicazione, i modelli base per le e-mail aziendali e i canali di comunicazione da utilizzare in ogni occasione, stabiliti in base alla diversità delle circostanze.
L’applicazione di framework strutturati rende la comunicazione interna aziendale più coerente, mentre i processi standardizzati consentono di ridurre sia i costi che l’impiego di risorse, aumentando di conseguenza anche la produttività. È però fondamentale che tali strutture si mantengano flessibili, per adattarsi adeguatamente agli imprevisti e alle emergenze. Inoltre, affinché risulti sempre efficace e al passo con i tempi, la normativa sulla comunicazione aziendale dovrebbe essere revisionata costantemente.
Prendere in considerazione le particolarità culturali del pubblico è cruciale al fine di sviluppare strategie di comunicazione ibrida di successo. Le norme culturali possono essere molto diverse da un paese all’altro o persino da una regione all’altra dello stesso stato. Raggiungere una perfetta comprensione di queste differenze permette di adattare i messaggi al proprio pubblico in maniera ancora più efficace ed evitare incomprensioni.
Analizza le principali differenze culturali ma non trascurare le piccole sfumature, che potrebbero cambiare il significato del messaggio per il destinatario. Evita di inviare lo stesso messaggio a tutti. Piuttosto, assicurati che il tono, lo stile e i contenuti dei tuoi messaggi siano coerenti con la cultura e i valori di chi li riceverà. Includi anche degli esempi locali, per renderli più pertinenti. Un approccio di questo tipo non solo avrà un impatto significativo sul tuo pubblico, ma rafforzerà la sua connessione con l’azienda.
Applicare correttamente le strategie di comunicazione ibrida presentate in questo articolo ti aiuterà ad aumentare la soddisfazione del tuo personale e a incoraggiare il senso di unità e lo spirito di squadra. Inoltre, tali tecniche permettono di migliorare la relazione tra i tuoi dipendenti e tra i dipendenti e la compagnia.
In questo senso, un software avanzato come Bitrix24 porterà la tua azienda verso nuovi livelli di eccellenza. Si tratta di una piattaforma di comunicazione unificata e completa, dotata di tutti gli strumenti di cui puoi aver bisogno per mantenere unito il tuo team, assicurando una collaborazione ottimale a tutti i membri nonostante la distanza geografica o la differenza di fuso orario. Centralizza chat, e-mail, chiamate e videochiamate, gestione di progetti e attività in un unico spazio. Condividi documenti nel drive del team o direttamente all’interno di una riunione. Adatta la comunicazione alle preferenze individuali e alle dinamiche di gruppo e molto di più, approfittando di un software versatile e in grado di venire incontro a ogni necessità della tua azienda. Iscriviti oggi a Bitrix24, non lasciarti sfuggire i suoi vantaggi!
Bitrix24 è un software di comunicazione unificata, dotato di tutti gli strumenti di cui puoi aver bisogno per mantenere unito il tuo team, assicurando una collaborazione ottimale a tutti i membri nonostante la distanza geografica o la differenza di fuso orario.
Provalo oraLe maggiori sfide della comunicazione ibrida sono:
Mantenere elevati il coinvolgimento e la collaborazione dei dipendenti
Ottenere una coordinazione sempre efficace tra team remoti e in presenza
Assicurare una comunicazione chiara e coerente nonostante le differenze di fuso orario e le preferenze personali
Evitare il sovraccarico digitale
Incentivare il benessere dei dipendenti.
Le aziende possono misurare il successo delle loro strategie di comunicazione ibrida tramite:
L’analisi della produttività e del rendimento degli impiegati
Il monitoraggio della partecipazione alle riunioni e agli eventi
I sondaggi per misurare la soddisfazione dei dipendenti
Gli indicatori di fidelizzazione e benessere del personale.
Tra i consigli più indicati per favorire il senso di comunità in un ambiente di lavoro ibrido troviamo:
Offrire opportunità di sviluppo professionale e formazione
Permettere ai dipendenti remoti di partecipare alle decisioni più importanti
Organizzare regolarmente attività di team building, virtuali e in presenza
Stabilire politiche inclusive
Utilizzare strumenti collaborativi per mantenere la connessione tra i membri del personale
Celebrare i traguardi raggiunti e l’eccellenza dei dipendenti
Creare spazi virtuali per l’interazione informale.