Il time blocking è una strategia di gestione del tempo che prevede la pianificazione e la divisione di ogni giorno lavorativo in intervalli di tempo specifici per svolgere svariati incarichi, come lavorare a un progetto e controllare la posta elettronica, oppure riposare e svolgere esercizi fisici.
Per utilizzare il time blocking in modo efficace, i project manager possono:
È possibile realizzare dei blocchi di tempo applicando i seguenti procedimenti:
Il blocco di tempo può migliorare la gestione della programmazione di un responsabile di progetto poiché:
Uno dei consigli fondamentali per i project manager riguarda la prioritizzazione degli incarichi, in modo da organizzare le giornate lavorative in modo più efficiente. Il ruolo di leader impone infatti di doversi occupare di un gran numero di messaggi, comunicazioni, documenti e responsabilità che rischiano di accumularsi, causando demotivazione e mettendo un freno alla produttività e al conseguimento degli obiettivi. La soluzione è più semplice del previsto: smettere di svolgere le attività in maniera disordinata e casuale e dedicare un giorno della settimana alla creazione di una lista ordinata di incarichi da portare a termine, per non perderne di vista nemmeno uno.
Se desideri realizzare un programma di time blocking efficace dovresti innanzitutto elencare tutti gli incarichi da portare a termine con le relative date di scadenza, poi stabilire la loro priorità prendendo in considerazione non solo l’urgenza, ma anche l’importanza. I responsabili di progetto dovrebbero concentrarsi prevalentemente sulla pianificazione strategica e il processo decisionale, per cui non temere di delegare e automatizzare quanti più incarichi possibile. Assegnando la giusta priorità alle attività sarai in grado di concentrarti al massimo sull’obiettivo da raggiungere: se anche non riuscirai a portare a termine tutto il lavoro programmato per la giornata, potrai sempre posticipare gli incarichi che è possibile rimandare.
Una volta stabilita la priorità dei vari incarichi, sarà necessario definire quando svolgerli: per applicare una strategia di gestione del tempo come il time blocking è infatti essenziale capire in quale momento della giornata la concentrazione raggiunge i massimi livelli. Alcuni professionisti preferiscono lavorare durante le ore del mattino, mentre altri sentono la creatività risvegliarsi in serata, quando la maggior parte dei colleghi si dedica ad attività di relax.
Prova a pensare alle ore in cui ti senti più concentrato ed energico e sfruttale per portare a termine attività importanti e complesse, lasciando ad altri momenti quelle semplici e ripetitive come rispondere alle e-mail. Prendi in considerazione le tue variazioni di energia quotidiane ed elabora una pianificazione dei progetti e degli incarichi che risulti ottimale e ben organizzata: i risultati ti sorprenderanno.
Spesso capita di iniziare il lavoro quotidiano e di trovarsi davanti ad attività complesse e di grandi dimensioni, che risultano difficili da affrontare. Per evitare questo scenario e giungere a una gestione dei progetti con blocchi di tempo più efficace, dovresti dividere gli incarichi complessi in attività piccole e gestibili, facili da svolgere e, quindi, in grado di semplificare notevolmente le giornate lavorative.
Prendere nota del tempo necessario per svolgere le varie attività, inoltre, ti aiuterà a programmare il time blocking all’interno della tua agenda. Non sottovalutare mai i compiti da svolgere e ricorda di prevedere sempre un margine di errore per ciascuno: inserirlo all’interno del calcolo del tempo contribuirà a evitare i ritardi e permetterà di ottenere una pianificazione ancora più accurata.
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Secondo gli esperti, una persona che viene distratta dal proprio lavoro impiega dai 20 ai 25 minuti per riguadagnare la massima concentrazione. Controllare in continuazione i social media e i messaggi sulla chat aziendale o semplicemente scambiare quattro chiacchiere con un collega può condurre a un notevole calo della produttività: chiunque desideri aggirare questo problema dovrebbe utilizzare il blocco del tempo almeno un paio di volte alla settimana, se non una volta al giorno (come sarebbe raccomandabile).
Con il termine blocco di tempo, in questo caso, non si indica tanto la strategia finora presentata all’interno dell’articolo quanto un vero e proprio blocco all’interno dell’agenda, che impedisce ogni genere di interruzione. Prova a disattivare le notifiche sul tuo telefono per un periodo di tempo specifico, chiudi tutte le app non direttamente collegate all’incarico in corso e applica un semplice cartello sulla porta della stanza per chiedere ai colleghi di non disturbarti. Evita il multitasking concentrandoti al massimo sull’attività da svolgere e presto ti renderai conto di quanti progressi sarà possibile ottenere.
Il time blocking non permette solo di amministrare in maniera ottimale le giornate in ufficio, ma anche i momenti di riposo e il tempo libero. L’equilibrio tra lavoro e vita privata è indispensabile per mantenere un buon rendimento a lungo termine ed evitare il rischio di burnout: per questo motivo, dovresti sempre dedicare una parte del tuo tempo libero a fare sport o agli hobby.
Lascia spazio nella tua agenda per programmare la pausa pranzo, l’esercizio fisico, il riposo e i momenti dedicati alla formazione, ma aggiungi anche delle ore completamente libere, senza alcuna attività associata: potrai utilizzarle come preferisci al momento opportuno. Non eliminare mai il tempo dedicato allo svago, nemmeno quando ti trovi davanti a una grande quantità di incarichi arretrati. Dedicare parte della propria giornata agli hobby è importante tanto quanto lavorare e, per questo motivo, il tempo libero dovrebbe essere sempre rispettato.
Le riunioni vengono solitamente distribuite durante l’arco della giornata, intervallandole con momenti di pianificazione o lavori d’ufficio di durata variabile: un metodo molto diffuso, ma che si rivela poco efficace e piuttosto dispersivo. Se si sceglie di implementare il time blocking, è dunque consigliabile ridurre la perdita di tempo raggruppando insieme le riunioni.
Questa tecnica è definita con il termine inglese di batching e consiste nel raggruppare delle attività dello stesso genere, per consentire al cervello di adattarsi più rapidamente al passaggio tra un compito e l’altro e ridurre il tempo necessario a raggiungere la massima concentrazione (che solitamente ammonta a circa mezz’ora).
Organizzare gli impegni in blocco con i colleghi ti aiuterà ad avere più tempo da dedicare ad altre attività, oltre a impedirti di lasciare a metà un incarico per partecipare a una riunione. Lascia spazio per un intervallo di dieci minuti tra un incontro e l’altro: una pausa fondamentale, durante la quale potrai prendere un caffè o semplicemente rilassarti e sgranchire le gambe, ricaricando le tue energie.
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Anche se il sistema del time blocking non si presenta come una strategia flessibile, l'adattabilità e la flessibilità dovrebbero comunque rappresentare una parte cruciale dell’intera amministrazione aziendale, anche quando si parla di gestione dei progetti con blocchi di tempo.
Evita di duplicare il tuo programma da una settimana all’altra: se anche le attività da svolgere non cambieranno, le priorità potranno essere diverse. Stabilisci un giorno specifico (ad esempio il venerdì) in cui programmare la settimana successiva in dettaglio, analizzando gli incarichi da svolgere e organizzando gli impegni per raggiungere la massima produttività: ottenere il successo sperato si rivelerà più semplice del previsto.
Per quanto il time blocking sia un metodo estremamente efficace, non è in grado di impedire gli imprevisti: le situazioni straordinarie possono presentarsi in qualunque momento e richiedono l’attenzione immediata del project manager, che non può delegare la loro risoluzione o occuparsene in un secondo momento. Incarichi urgenti o imprevisti hanno spesso un impatto tale da causare ritardi nel raggiungimento degli obiettivi e, per questo, è essenziale affrontarli immediatamente.
Anche se non è possibile sapere con esattezza quando un imprevisto si presenterà, puoi sempre programmare un blocco di tempo flessibile all’interno della tua giornata: in caso dovessi partecipare a una riunione inaspettata o risolvere un’emergenza, potrai sempre spostarne uno a tuo piacimento. Avrai anche la possibilità di contare su un blocco di tempo in più, da utilizzare per portare a termine un incarico non ancora contemplato. Analizza con attenzione qualunque imprevisto in corso e agisci in base alla sua importanza e urgenza: in questo modo, sarai in grado di risolverlo senza troppe difficoltà.
L’ultimo dei consigli per l’utilizzo del time blocking riguarda l’impiego della tecnologia, che ti aiuterà a programmare e visualizzare rapidamente le attività e gli incarichi da svolgere durante la settimana. Sul mercato esistono svariati strumenti perfetti per questo scopo, ma Bitrix24 è senz’altro uno dei più completi e funzionali.
Tra i tanti vantaggi della piattaforma troviamo la possibilità di utilizzare sia calendari personali che di gruppo o per i progetti, ma non solo: grazie alle bacheche Kanban e ai diagrammi di Gantt il team di progetto e gli altri dipendenti potranno contare su una visualizzazione semplificata delle attività da svolgere grazie a un sistema di etichette e colori. Infine, il gestore di incarichi e progetti ti aiuterà a organizzare il lavoro quotidiano incorporando tutti i dettagli essenziali per portare a termine le attività, assegnare e delegare incarichi, oltre a monitorare i progressi ottenuti.
Avrai ormai capito quanta importanza rivesta la tecnica del time blocking nelle aziende moderne. Una volta determinate quali siano le tue responsabilità e quali gli incarichi che è possibile delegare e aver dato la giusta priorità a ogni attività, potrai iniziare a programmare ogni blocco di tempo nella tua agenda. Non dimenticare di dedicare del tempo al riposo e di lasciare dello spazio per affrontare eventuali imprevisti, così da non farti cogliere impreparato e continuare a percorrere con sicurezza la strada del successo.
Ti sei già chiesto cos’è il time blocking e hai ottenuto la risposta che cercavi: non ti resta che affidarti alla tecnologia per ottimizzare la gestione del tempo e la pianificazione dei progetti.
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