Per raggiungere il successo auspicato, un team leader dovrebbe essere in grado di mantenere i componenti della squadra focalizzati sui traguardi prefissati, massimizzare l’organizzazione generale e stabilire un ambiente lavorativo positivo, fondato sulla collaborazione. Non si tratta di un’impresa semplice, soprattutto in un mondo altamente competitivo come quello delle aziende moderne. Tuttavia, la tecnologia può rivelarsi di grande aiuto, grazie ai migliori strumenti di produttività per team leader.
Se sei interessato a perfezionare la gestione degli incarichi, il monitoraggio dei progetti, la coordinazione del personale o altri aspetti del tuo lavoro quotidiano di leader del team, quest’articolo è il punto di partenza ideale. Scopri subito 10 strumenti e app per la produttività, ideali per semplificare le varie operazioni e rafforzare l’impegno della tua squadra.
Tra i più importanti strumenti di produttività per team leader rientrano quelli che facilitano la comunicazione. Sempre più aziende hanno infatti abbracciato la flessibilità di nuove forme di lavoro, come quello ibrido e da remoto. Per questa ragione, necessitano di piattaforme che li aiutino a mantenere un’interazione bidirezionale con i loro dipendenti, soprattutto se geograficamente distanti dall’azienda.
La mancanza di prossimità tra i membri del team rende più complesso non solo lo scambio di dati, ma anche quello di idee e pareri. Un robusto software di comunicazione per i team dovrebbe predisporre canali in cui gli impiegati possano porre domande, risolvere problemi e chiacchierare informalmente, per aumentare il loro senso di appartenenza al gruppo e la fiducia nei colleghi.
Scegli uno strumento di collaborazione in team con funzionalità di live chat e la possibilità di effettuare videochiamate e videoconferenze. Bitrix24 potrebbe essere l’opzione di cui hai bisogno: concentra in una sola piattaforma numerosi tool per la comunicazione, che contribuiscono a migliorare il coinvolgimento dei membri del team e assicurano l’allineamento della squadra agli obiettivi aziendali.
Con Bitrix24 hai a disposizione in una sola piattaforma tutti gli strumenti per amministrare efficacemente i team, gli incarichi e i progetti e incrementare la produttività.
Provalo oraGestire efficacemente un progetto non è un compito semplice, soprattutto quando si ha a che fare con numerose attività e scadenze da rispettare. Gli strumenti di tracciamento dei progetti si pongono quindi come autentiche tabelle di marcia, offrendo visualizzazioni chiare. Queste mostrano con la massima trasparenza lo stato del lavoro, la direzione da intraprendere e le milestone disposte lungo il percorso.
Grazie agli strumenti di tracciamento dei progetti potrai individuare prontamente eventuali bottleneck e intervenire su di essi prima che possano danneggiare il lavoro. I diagrammi di Gantt e le bacheche Kanban inclusi massimizzano invece l’organizzazione del lavoro, evidenziando le priorità o le funzioni di parti specifiche del progetto. Oltre a fornire una panoramica completa del progetto, tali strumenti di tracciamento presentano un valido sistema di notifiche e promemoria, con cui i team leader avranno la possibilità di constatare l’avvicinarsi delle scadenze degli incarichi e prendere provvedimenti in merito, come la riorganizzazione della squadra.
Investire in queste app di produttività incentiva il pieno rispetto delle scadenze, rafforzando il corretto compimento dei progetti. In più, incoraggia la collaborazione generale e allinea i membri del team nella stessa direzione.
I software per l’assegnazione di attività assicurano la chiarezza nell’assegnazione degli incarichi, semplificano il monitoraggio dei progressi e allineano perfettamente priorità e obiettivi. I dipendenti saranno quindi consapevoli di ciò che ci si aspetta da loro e potranno individuare a colpo d’occhio sia le risorse a loro disposizione che la data di consegna del lavoro da svolgere. La gestione dei progetti risulta dunque più fluida e mirata.
Alcune app per l’assegnazione di attività, come Bitrix24, suddividono i progetti lunghi e complessi in tappe più piccole e gestibili. Utilizzando questo software, potrai creare liste di incarichi dettagliate di data di scadenza, collegabili tra loro. Le dipendenze tra le attività impediscono di perdere di vista dettagli fondamentali, per mantenere in ordine i flussi di lavoro e giungere al completamento ottimale del progetto.
I responsabili dei team sanno bene quanto sia difficile lavorare con versioni di documenti non aggiornate, che è necessario unificare per non perdere dati importanti. Le piattaforme di collaborazione sui documenti sono un altro essenziale strumento di produttività che ogni leader dovrebbe adottare. Queste permettono ai membri della squadra di lavorare simultaneamente allo stesso documento, ovunque si trovino.
Le piattaforme di collaborazione avanzata sui documenti rendono più immediata la modifica dei file e la sincronizzazione dei dati, mostrando i cambiamenti effettuati in tempo reale e su tutti i dispositivi. Lo scambio di idee e opinioni è garantito dai commenti sui documenti. Lo storico delle versioni massimizza la chiarezza generale e abilità al controllo delle modifiche, con la possibilità di tornare a versioni precedenti in caso di necessità. Tramite l’implementazione di autorizzazioni d’accesso, potrai impedire le modifiche non permesse e tenere i documenti al sicuro.
Bitrix24 si presenta come uno dei software di collaborazione sui documenti in tempo reale più affidabili e funzionali. Integra inoltre funzionalità di rilievo, come la gestione delle attività e dei progetti, mettendo a disposizione dei team leader un ecosistema integrale per una produttività aziendale ai massimi livelli.
Al fine di ottimizzare le risorse e raggiungere risultati di rilievo per la compagnia, è essenziale comprendere in che modo viene distribuito il tempo tra i vari incarichi e i progetti stabiliti. Implementare strumenti di gestione del tempo consente dunque di tenere traccia delle ore impiegate per svolgere ciascun compito, indicando gli ambiti in cui si concentrano maggiormente gli sforzi. Con l’aiuto di queste app di produttività per team leader è possibile controllare l’efficienza individuale e quella del gruppo, svelare eventuali inefficienze e porre l’accento sui compiti che potrebbero essere automatizzati.
In più, alcuni di questi tool presentano utili funzioni aggiuntive, come timer integrati e generazione di rapporti sul tempo. Promuovendo un utilizzo più consapevole delle ore lavorative, gli strumenti di gestione del tempo concorrono all’accrescimento della produttività, in modo che il tempo a disposizione venga utilizzato per svolgere attività di valore.
I team leader dovrebbero impegnarsi a tracciare una tabella di marcia precisa verso i traguardi prestabiliti, perché i membri del team possano raggiungerli nella maniera più adeguata. Oltre a monitorare costantemente lo svolgimento del lavoro, dovrebbero anche fornire feedback ai dipendenti, per effettuare tutti i cambiamenti del caso al momento giusto. In questo contesto, i sistemi di gestione delle prestazioni si considerano tra i migliori strumenti di produttività per team leader.
Con il loro aiuto otterrai informazioni sulle prestazioni dei singoli dipendenti e dell’intera squadra e potrai verificare che siano effettivamente in linea con i KPI definiti all’inizio del progetto. Questi software solitamente facilitano l’intero processo di pianificazione, valutazione e sistemazione, concentrandolo in un unico spazio.
I team leader non avranno difficoltà a dare feedback alla forza lavoro e potranno individuare sia i risultati positivi conseguiti che i problemi da risolvere, apportando le modifiche necessarie a condurre il lavoro sulla strada giusta. Così facendo, l’impegno e la partecipazione della squadra cresceranno.
Oltre a consentire lo svolgimento di videoconferenze, i software per riunioni virtuali ne accentuano la produttività tramite i loro numerosi strumenti. La possibilità di chattare in tempo reale con i colleghi, caricare file e condividere lo schermo perfeziona infatti il lavoro collaborativo ai progetti durante le videochiamate, abbreviando la distanza che separa i membri del team. Questi strumenti di produttività per team leader sono dunque imprescindibili per le aziende.
In caso di sessioni strutturate, le breakout room offrono uno spazio in cui svolgere conversazioni più mirate. Tramite la registrazione delle riunioni, gli assenti resteranno sempre al corrente di ciò che è stato discusso, così da non perdere nemmeno un dettaglio imprescindibile.
I sistemi per le videoconferenze possono funzionare come piattaforme centralizzate, che ospitano brevi check-in rivolti all’intera squadra, conversazioni faccia a faccia, sedute di brainstorming o sessioni di formazione. La connessione tra i membri del team risulta fortificata e tutti saranno in grado di lavorare in gruppo, in direzione delle priorità stabilite. In più, caratteristiche avanzate come l’analisi dei partecipanti e il monitoraggio dell’engagement si rivelano di grande aiuto per i team leader, che potranno valutare l’effettiva efficacia delle riunioni e rendere più proficue le interazioni future.
I tool di sondaggio per i team possono cambiare la gestione delle risorse umane in profondità. Il loro scopo è raccogliere ordinatamente le opinioni dei dipendenti, al fine di ottenere informazioni sulle loro percezioni e aspettative, nonché sulla loro soddisfazione e sul tasso di coinvolgimento.
Dopo aver lanciato sondaggi anonimi con analisi dei dati e rapporti, i team leader potranno individuare schemi ricorrenti e tendenze e introdurre cambiamenti proattivi, in favore di un ambiente aziendale più positivo. È possibile ricorrere a questi strumenti se si desidera identificare in anticipo potenziali problemi e ostacoli: in questo modo, i leader possono minimizzare il turnover del personale e conservare i migliori talenti a lungo.
Una knowledge base strutturata offre numerosi benefici, come la circolazione più fluida delle informazioni nella compagnia, la riduzione della burocrazia e uno scambio delle conoscenze immediato. Centralizzare i dati dà ai dipendenti l’accesso a documenti rilevanti di ogni tipo, come i manuali, le politiche aziendali, le domande frequenti e molti altri.
Puntare all’autonomia della forza lavoro non solo incrementa la produttività generale, ma alimenta anche la soddisfazione degli impiegati. In qualità di manager, dovrai anche configurare un sistema di autorizzazioni per ciascuna sezione e documento, così che solo i membri del team in possesso di specifici permessi possano accedervi.
Questi strumenti di produttività per team leader agevolano lo svolgimento dei compiti quotidiani e incrementano l’organizzazione interna, mettendo a disposizione di chiunque potrebbe averne bisogno dati e informazioni cruciali. Una knowledge base ben gestita contribuisce a una collaborazione più produttiva, fornendo al team le conoscenze necessarie per affrontare le sfide future.
Gli ultimi strumenti di produttività per team leader presentati in questo articolo sono gli strumenti di automazione del workflow, che gestiscono in modo autonomo attività ripetitive, come l’invio di promemoria o l’aggiornamento dello stato dei progetti. Eliminando l’intervento manuale, il team potrà concentrare quindi la propria attenzione verso gli incarichi strategici e di maggior impatto per il conseguimento dei progetti.
Il principale vantaggio di tali strumenti è la semplificazione della gestione operativa, con la creazione di processi replicabili e la riduzione del margine di errore umano. Crea flussi di lavoro automatizzati per amministrare adeguatamente le attività di routine, come l’assegnazione di incarichi o l’approvazione delle ferie. L’automazione delle attività permette di risparmiare tempo, che la forza lavoro potrà dedicare al raggiungimento dei traguardi prestabiliti.
Un responsabile pragmatico non si limita a gestire aspettative, risorse e scadenze, ma si concentra anche sul miglioramento continuo delle prestazioni del team. Al fine di raggiungere tali obiettivi, può affidarsi ai migliori strumenti di produttività per team leader disponibili sul mercato. Tra questi rientrano i software per l’assegnazione degli incarichi, che potenziano l’organizzazione aziendale generale, gli strumenti di collaborazione in squadra, ideali per fomentare la comunicazione e la cooperazione tra i membri del team, i sistemi di knowledge base, che facilitano l’accesso alle informazioni cruciali e molti altri, illustrati all’interno dell’articolo.
Punta a una soluzione completa, che riunisca in una sola piattaforma tutti gli strumenti per amministrare efficacemente i team, gli incarichi e i progetti e incrementare la produttività. Scegli Bitrix24! Avrai a disposizione su un’unica piattaforma potenti tool collaborativi per il lavoro di squadra e la comunicazione in tempo reale, app di gestione degli incarichi e dei progetti che rendono più agile l’assegnazione dei compiti e robusti strumenti di automazione, per semplificare i processi ripetitivi. In più, i sistemi di feedback e monitoraggio delle prestazioni incentivano la crescita e la responsabilizzazione del personale, mentre il suo avanzato software integrato per le riunioni virtuali avvicina i team remoti, incoraggiando la connessione nonostante la distanza fisica.
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Le app di produttività possono migliorare le prestazioni del team:
Le app che assistono nella gestione dei team remoti sono: