Gli strumenti e sistemi di messaggistica istantanea interni alle imprese sono particolarmente importanti per assicurare comunicazioni veloci tra i membri di un team di lavoro. Medie e grandi imprese ricercano in particolare app di messaggistica per le aziende che abbiano elevati standard di sicurezza e privacy. La preoccupazione che dati interni fuoriescano all'esterno, magari presso concorrenti diretti, è alta e per questo motivo vengono ricercate soluzioni che garantiscano una maggiore sicurezza rispetto alle app di messaggistica diffuse tra i privati.
La tutela della privacy è un aspetto considerato molto importante nelle comunicazioni aziendali. Questo elemento non riguarda solo l'attenzione alla tutela dei dati personali dei dipendenti, ma anche all'opportunità che i messaggi non fuoriescano dall'ambito aziendale. Spesso le chiamate interne di un team di lavoro contengono informazioni riservate e per questo si vuole evitare il più possibile una possibile fuga di dati. Rispetto a un utilizzo privato, dunque, il ruolo di un'app di messaggistica aziendale è molto più delicato.
Fatte le dovute premesse, sulle quali torneremo in dettaglio in questo articolo, sui criteri più importanti che devono essere presenti nella scelta di un'app di messaggistica aziendale, ecco quelle che riteniamo le migliori a disposizione delle imprese al momento.
La chat aziendale gratuita di Bitrix24 è pensata per consentire la comunicazione all'interno del team aziendale in modo veloce e sicuro, con strumenti come messaggistica privata, divisione per progetti o eventi, videochiamate e videoconferenze. È possibile anche creare chat criptate interne per uno specifico ufficio. Ciò che va inoltre sottolineato è come sia integrata in un software omnicomprensivo che offre strumenti per la gestione dei progetti, dei contatti con un CRM avanzato, del marketing, dei documenti e molte altre funzioni compreso un builder per il proprio sito web e l'assistente virtuale Copilot.
Bitrix24 è un software che mette a disposizione strumenti utili in tutte le fasi del lavoro aziendali, tra cui un sistema di messaggistica moderno che semplifica la comunicazione e la collaborazione aziendale
Provalo oraTeams è l'app dedicata alla collaborazione aziendale sviluppata dalla nota azienda statunitense. Il suo funzionamento non è molto dissimile da quello di Slack. Esiste infatti una suddivisione in canali e progetti dove è possibile una comunicazione tra tutti i membri del team così come è prevista la possibilità per gli utenti di comunicare con messaggi individuali, vale a dire con una vera e propria funzionalità di messaggistica privata. Microsoft Teams prevede un piano gratuito, anche se le funzioni più avanzate sono riservate a quelli a pagamento.
Signal non è un'app dedicata solo alle aziende, ma molte imprese tendono a preferirla rispetto ad altre app gratis di messaggistica per i suoi standard di sicurezza più alti rispetto ad altre app gratuite. Questa applicazione infatti ha posto il focus proprio sulle questioni di sicurezza e dispone di una crittografia end-to-end molto avanzata rispetto ai suoi competitor. Si propone inoltre di minimizzare i dati raccolti e limitarsi a quelli necessari per il funzionamento, caratteristica molto apprezzata anche dalle aziende. Presenta anche la possibilità di inviare messaggi che si distruggono dopo un periodo di tempo anche breve e impedisce di fare screenshot nell'app proprio per proteggere la privacy degli utenti.
Discord è un'app con funzionalità in parte diverse rispetto a quelle già segnalate e, pur essendo inizialmente nata per le comunicazioni tra gamer, è stata adottata anche da alcune aziende per la comunicazione interna. Infatti, una caratteristica di Discord è la possibilità di creare canali con permessi differenti e di poter svolgere all'interno di essi comunicazioni sia testuali, che vocali, che video. In ambito aziendale dunque, permette di creare canali illimitati accessibili a utenti diversi a seconda del progetto su cui si sta lavorando.
Slack è una piattaforma di comunicazione aziendale che mira a rendere più semplice ed efficiente il flusso di comunicazione all'interno di un'azienda. Al suo interno è divisa in canali, vale a dire differenti sezioni che riguardano argomenti e progetti specifici. All'interno di Slack è presente la possibilità di inviare messaggi privati ad altri membri del team, ovvero un servizio di messaggistica vera e propria. Slack rende anche possibile invio e condivisione di foto, testo e file con altri membri del team di lavoro.
Vi sono alcune caratteristiche base di sicurezza che sono particolarmente importanti per un'app di messaggistica istantanea, in particolar modo se devono essere utilizzate da un'azienda:
Crittografia end-to-end
Protezione contro la fuga di dati
Conformità alle norme su sicurezza e protezione dei dati
Controllo da parte dell'amministratore.
Ecco dunque un piccolo approfondimento su questi aspetti.
La crittografia end-to-end è una misura di sicurezza implementata anche in alcune applicazioni di messaggistica istantanea. Codifica i messaggi in modo che possano vederli solo mittente e destinatario, evitando un possibile accesso da parte di esterni come potrebbe capitare con conversazioni non crittografate.
Questo tipo di crittografia si basa su una chiave privata e una chiave pubblica e, senza entrare in dettagli troppo tecnici, tali chiavi hanno la funzione di bloccare la visualizzazione del messaggio a terzi, perché solo mittente e destinatario hanno le chiavi. La crittografia end-to-end è da tempo utilizzata per la protezione delle comunicazioni nell'ambito delle misure di sicurezza informatica, ma molte popolari app di messaggistica (come, ad esempio, WhatsApp) l'hanno introdotta molti anni dopo la loro nascita.
La protezione contro la fuga dei dati è diventata un elemento sempre più importante negli ultimi anni per le conversazioni e lo è ancora di più quando a usare app di messaggistica sono i lavoratori delle imprese. Se la già citata crittografia end-to-end è fondamentale per la protezione dei dati scambiati nelle conversazioni, vanno citate altre misure di sicurezza che possono essere implementate come la protezione del proprio indirizzo IP, l'autenticazione a due fattori e l'aggiornamento costante sia dei sistemi operativi che dei software di messaggistica.
L'autenticazione a due fattori prevede che quando si esegue l'accesso al proprio account aziendale non sia sufficiente inserire username e password, ma sia necessario dare una seconda conferma della propria identità, che normalmente avviene tramite il proprio smartphone. D'altra parte, sia i sistemi operativi sui quali sono installate le app di messaggistica, che le applicazioni stesse, prevedono aggiornamenti periodici di sicurezza che servono a correggere le vulnerabilità del sistema che sono state individuate. Non aggiornare costantemente tutto quanto richiesto da sistema operativo e app può causare gravi problematiche di sicurezza.
Abbiamo accennato alle tematiche riguardanti sicurezza, privacy e protezione dei dati dal punto di vista informativo, ma non va tralasciato anche quello legale. Le norme più importanti da conoscere e che un'azienda deve rispettare rispetto a tali questioni è il Regolamento dell'Unione Europea del 2016 denominato GDPR, che comporta una serie di prescrizioni per le aziende in merito alla protezione dei dati dei propri clienti, compresa l'individuazione di un responsabile della conservazione. Qualora nei sistemi di comunicazione aziendale, comprese le chat, transitino dati personali dei clienti, è necessario il rispetto della normativa di riferimento.
Un'app di messaggistica aziendale dovrebbe dare la possibilità agli amministratori di settare termini e limiti di utilizzo dei servizi, autorizzazioni e possibilmente anche permettere quando necessario la cancellazione dei dati. Molte app di messaggistica utilizzate per fini privati non permettono misure di questo tipo ed è per questo che l'utilizzo di app di messaggistica pensate per le necessità aziendali sono spesso più adatte per l'uso all'interno di un'impresa.
Esistono app di messaggistica molto popolari e diffuse nelle comunicazioni private che si potrebbe avere la tentazione di usare anche nelle comunicazioni aziendali. Esiste una controindicazione generale legata proprio al fatto che non siano pensate per questo (anche se, come nel caso di WhatsApp, hanno poi introdotto una versione business) e quindi abbiano evidenti limiti, come il fatto di non poter essere collegate a progetti, di non poter essere controllate da un amministratore aziendale e in qualche caso anche di avere livelli di sicurezza non adeguata. Vediamo nello specifico alcuni limiti delle app di messaggistica privata in termini di utilizzo aziendale.
Facebook Messenger, essendo legato al noto social media, è un'app di messaggistica presente in tutti gli store dei dispositivi più utilizzati ed è dunque particolarmente popolare. Anche se da dicembre Meta ha abilitato di default la crittografia end-to-end per tutti gli utenti, l'app di messaggistica non è pensata per un uso aziendale e ha dunque evidenti limiti in questo senso, come il fatto di poter non soddisfare i livelli di conformità richiesti dalle normative per le aziende. Inoltre, non fornisce opzioni di sicurezza avanzate per le aziende, come la centralizzazione della gestione degli account e meccanismi di prevenzione della perdita dei dati.
Telegram ha avuto un crescente successo tra gli utenti negli scorsi anni proprio per il fatto di avere maggiori opzioni e funzionalità rispetto a WhatsApp e anche sistemi di sicurezza più avanzati come, ad esempio, la possibilità di aprire chat segrete e a tempo. Leggendo le recensioni e i pareri degli utenti, anche italiani, in rete, la sua maggiore versatilità e sicurezza emerge come punto di forza dell'applicazione. Telegram ha anche introdotto la crittografia end-to-end quando su WhatsApp non era ancora implementata. Tuttavia, sconta qualcuno dei limiti segnalati per Messenger e in particolare l'assenza di funzionalità di conformità aziendale come la centralizzazione degli account e misure di prevenzione della perdita dei dati.
Apple iMessage è sicuramente un'applicazione che garantisce standard di sicurezza molto alti, anche in considerazione del fatto che prevede non solo una crittografia end-to-end ma anche - nei dispositivi più recenti - meccanismi di protezione dell'account molto solidi come il riconoscimento facciale (Face ID). Tuttavia, limita l'utilizzo ai soli possessori di iPhone e questo potrebbe costituire un limite all'utilizzo nella comunicazione aziendale.
Whatsapp è stata l'app di messaggistica per dispositivi mobili che per prima si è diffusa al grande pubblico, che fino a quel momento utilizzava prevalentemente gli sms. Va dato atto agli sviluppatori di avere negli anni implementato misure di sicurezza aggiuntive, come la già citata crittografia end-to-end. L'app è tuttavia, come noto, di proprietà di Meta, che è stata in passato oggetto di controversie in merito all'uso di dati degli utenti per finalità commerciali.
Inoltre, in termini di sicurezza informatica è stato più volte rilevato come la crittografia nei gruppi potrebbe essere meno sicura di quella presente nelle chat individuali, creando così possibili problematiche nell'eventuale uso di questo strumento da parte dei team di lavoro.
Per quanto dunque queste app siano attente alla sicurezza degli utenti, è consigliabile riservarle all'uso dei privati e utilizzare per la comunicazione aziendale strumenti sicuri come la chat integrata di Bitrix24. Oltre a essere integrata in un software che mette a disposizione strumenti utili in tutte le fasi del lavoro aziendali, essa consente di avere utenti illimitati, mette a disposizione un'app mobile sia per Android che per iPhone, fornisce strumenti di collaborazione, analisi e comunicazione e la possibilità di settare le autorizzazioni per l'accesso, elementi assenti nelle app di messaggistica gratis per privati.
Bitrix24 è un software che mette a disposizione strumenti utili in tutte le fasi del lavoro aziendali, tra cui un sistema di messaggistica moderno che semplifica la comunicazione e la collaborazione aziendale
Provalo oraAnche se gli ultimi anni hanno conosciuto un rapido progresso tecnologico anche nel campo delle app di comunicazione aziendale, si può prevedere che le cose miglioreranno ancora nel futuro grazie a un sempre crescente ricorso all'intelligenza artificiale e all'implementazione di meccanismi di sicurezza sempre più raffinati, con controlli automatici che renderanno meno necessaria l'attenzione costante degli utenti a questi elementi. Meccanismi di autenticazione biometrica e di gestione avanzata dell'identità renderanno verosimilmente sempre più difficile violare la sicurezza dei dati e delle comunicazioni aziendali e la traduzione automatica in tempo reale renderà più semplice anche la comunicazione tra team di lavoro di nazioni diverse.