La gestione agile dei progetti è estremamente popolare e diffusa, ma non è così semplice, soprattutto per chi è alle prime armi. Se hai intenzione di utilizzare questa metodologia e vuoi gestire con successo il tuo progetto, allora devi assolutamente disporre dei migliori strumenti.
Tuttavia, le troppe opzioni presenti sul mercato potrebbero rendere complessa la ricerca degli strumenti più adatti a te. Ma come fai a sapere che il software che stai scegliendo è quello di cui hai bisogno? I criteri per la scelta sono semplici, il software deve:
- essere facile da capire e da usare tutti i giorni
- essere adatto a team, sia grandi che piccoli
- avere un prezzo moderato
In questo articolo, ti offriamo un elenco di strumenti di gestione agile che soddisfano la maggior parte di questi criteri.
Indice
Strumenti necessari per processi Agile
Migliori strumenti di Agile Project Management
• Bitrix24
• Jira
• LeanKit
• Kanbanize
• Active Collab
• Pivotal Tracker
• Asana
• Axosoft
Conclusione
Strumenti necessari per processi Agile
Ci sono alcune caratteristiche essenziali che qualsiasi software per la gestione agile dei progetti deve avere. Di seguito, troverai quelle che, secondo noi, sono le più importanti e che non possono mancare:
- Deve essere adatto al lavoro in team: deve consentire un lavoro di qualità e una collaborazione produttiva;
- Deve supportare la gestione degli incarichi: bisogna poter aggiungere e spostare incarichi facilmente e l’interfaccia dovrebbe essere semplice;
- Deve essere completo di strumenti di analisi: analizzare i dati è fondamentale al fine di migliorare il processo di sviluppo del prodotto.
Al momento della scelta del software dovresti considerare anche la sua capacità di integrazione con gli strumenti che stai utilizzando attualmente, poiché, oltre a risparmiare del tempo, potrai goderti un'esperienza senza interruzioni.
I migliori 8 strumenti di Agile Project Management
Ora diamo un'occhiata ai vari strumenti per capire quale possa soddisfare maggiormente le tue esigenze.
Bitrix24 offre ai suoi utenti una piattaforma con un'ampia gamma di strumenti per la comunicazione e la collaborazione, sia interna che esterna. Mentre organizzi il tuo processo di lavoro, puoi anche tenere traccia delle interazioni con i clienti, gestire i dati e generare report, il che può aiutarti a risparmiare del tempo.
Sono presenti anche strumenti per l'organizzazione del lavoro in team, la pianificazione delle riunioni e la definizione delle scadenze. Gli incarichi possono essere assegnati a lavoratori specifici e, grazie alla possibilità di monitoraggio del tempo, sarà più semplice modificare il carico di lavoro di ciascuno di essi, se necessario.
È possibile inoltre scegliere le impostazioni che consentono di trasferire le informazioni dal proprio sito web al CRM, funzione utile per archiviare gli ordini o gestire un’eventuale sezione feedback.
Se hai bisogno di comunicare con più persone contemporaneamente, è possibile creare e-mail e chat di gruppo, usufruire del servizio di telefonia o creare una videoconferenza in cui tutti i membri del tuo team saranno aggiornati in tempo reale.
Le vendite, una volta inviata la fattura al cliente, possono essere monitorare facilmente grazie alla possibilità di seguire l'intero processo della transazione.
Allo stesso tempo, Bitrix24 è apprezzato dai responsabili delle vendite perché può essere utilizzato per creare dashboard di vendita, visualizzare il numero di offerte vinte di recente e ricevere i promemoria sulle fatture da inviare.
Con il sistema di project management di Bitrix24, puoi creare dipendenze tra gli incarichi o, se necessario, suddividere un incarico complesso in incarichi più piccoli e seguire il processo passo dopo passo creando una lista di controllo.
Bitrix24 dispone anche di un sistema di valutazione per i dipendenti, che può essere utilizzato come strumento motivazionale.
Pro
• Piano gratuito
• Diverse funzioni utili
• Prezzo per azienda intera, non per utente
Contro
• Inizialmente potrebbe sembrare poco chiaro per le troppe funzionalità
• Nessuna funzionalità di rilevamento dei bug
• Interfaccia poco intuitiva
Jira
Jira, famoso strumento di gestione agile dei progetti, consente agli utenti di gestire tutte le fasi di sviluppo, dall'inizio (fase di pianificazione), fino all'implementazione (che include diversi incarichi più piccoli) e fino al momento in cui il progetto viene consegnato al cliente.
Puoi scegliere diverse metodologie come Scrum o Kanban, o una metodologia ibrida, che consentono di avere sottocchio una mappa completa del processo di sviluppo, dove tutto può essere modificato e monitorato.
Jira facilita la comunicazione tra i membri del team: infatti, è possibile rivolgersi a un gruppo o a una singola persona. Inoltre, gli utenti di Jira hanno a disposizione un team di assistenza e l’accesso ai materiali di supporto.
Jira è disponibile praticamente su qualsiasi piattaforma. Esiste una versione browser più comoda da usare da un computer ma, nel caso non ne avessi uno nelle vicinanze, puoi accedere dall’app sul tuo smartphone e continuare a monitorare i progetti indipendentemente da dove ti trovi.
Pro
• Creato appositamente per i team di sviluppo
• Priorità negli incarichi
• Funzionalità di rilevamento dei bug
Contro
• Troppe funzionalità
• Ci vuole del tempo per imparare a usarlo al meglio
• Un po’ costoso
LeanKit
LeanKit, grazie al suo approccio visivo con il sistema Kanban, risulta essere adatto ad aziende di varie dimensioni e di vari settori.
I principi snelli supportati forniscono un ambiente in cui progettare, pianificare e lavorare creando valore sia per i clienti che per i dipendenti. Allo stesso tempo, LeanKit è un software visivo che offre una panoramica completa della situazione lavorativa.
Nella bacheca di LeanKit, righe e colonne implicano diversi processi: gli incarichi in orizzontale vengono eseguiti in parallelo, mentre le colonne includono ogni passaggio effettuato per completare un certo incarico.
Tuttavia, poiché il processo è piuttosto dinamico, è possibile modificare il layout della scheda aggiungendo, sostituendo o eliminando incarichi. Puoi anche riassegnare un incarico a un altro membro del team o modificarne lo stato e, se vi sono, visualizzare le dipendenze.
Caratterizzato da una struttura semplice, LeanKit rende l'intero processo lavorativo più trasparente e consente ai partecipanti di diversi livelli e dipartimenti di avere una panoramica completa.
Inoltre, grazie agli strumenti di analitica, è possibile tenere traccia di varie metriche che rappresentano l'efficienza del progetto, consentendo agli utenti di segnalare problemi e di apportare modifiche ai processi. Nel caso in cui debba creare un report, puoi usare LeanKit oppure un altro software che può essere facilmente integrato.
Se hai bisogno di aggiornare il tuo progetto ma non hai un PC a portata di mano, puoi accedere a LeanKit dal tuo smartphone.
Pro
• Strumenti di analitica
• Adatto ad aziende di diverse dimensioni
• Intuitivo, approccio visivo al project management
Contro
• Assenza di alcuni strumenti di project management e di sviluppo
• Si focalizza troppo sulla bacheca Kanban
• Nessun piano gratuito (solo prova di 30 giorni)
Kanbanize
Kanbanize è uno strumento che facilita l’incremento della produttività grazie alla mappa visiva del processo lavorativo. È più di una semplice bacheca Kanban poiché include anche l'automazione dei processi aziendali e permette la creazione di un ambiente lavorativo produttivo ed efficiente.
Oltre alla scheda Kanban (che può essere impostata in base alle esigenze del tuo progetto) e agli strumenti di automazione aziendale, Kanbanize offre anche un sistema analitico, che semplifica il lavoro del project manager, e strumenti di pianificazione per ottimizzare le tempistiche. I dati ottenuti dal monitoraggio del completamento del progetto possono essere utilizzati per l'ottimizzazione del processo di lavoro.
Kanbanize è particolarmente utile per i team interfunzionali in quanto consente di creare più flussi di lavoro contemporaneamente. Inoltre, puoi programmare sia le attività quotidiane sia gli incarichi a lungo termine, che possono essere contrassegnati come "priorità assoluta" e assegnati a un determinato dipendente.
Come qualsiasi altra bacheca Kanban, Kanbanize ha limiti di Work In Progress, ovvero vengono imposti dei limiti agli incarichi per evitare un carico di lavoro eccessivo con conseguente perdita di produttività. Risulterà quindi più semplice prestare la giusta attenzione a ogni incarico ed eseguirlo nel migliore dei modi. Allo stesso tempo, il sistema consente una grande trasparenza sia all'interno del team che dell’azienda.
Se necessario, Kanbanize può essere integrato con altri strumenti con cui la tua azienda lavora già, come Google Drive, Jira, Dropbox e altri. Ciò risulta essere particolarmente conveniente per le grandi aziende con più reparti, che potrebbero utilizzare software diversi.
Pro
• Facilità di monitoraggio dei progressi
• Trasparenza nel team
• Tante integrazioni interessanti
Contro
• Il prezzo dipende dal numero di utenti
• Si focalizza troppo sulla bacheca Kanban
• Nessun piano gratuito (solo prova di 30 giorni)
Active Collab
Active Collab è un altro strumento per la gestione agile dei progetti che risulta essere più conveniente di altri software della stessa categoria. Infatti, puoi scegliere un abbonamento annuale o mensile, il cui prezzo dipende dal numero di membri del team, ma nel complesso è generalmente contenuto.
Si tratta di uno strumento piuttosto completo poiché offre una vasta gamma di funzioni per project manager, sviluppatori e persino per i clienti. Può essere utilizzato per la comunicazione interna ed esterna dell’azienda. A tal proposito, è possibile creare anche chat di gruppo, in cui gli utenti possono facilmente seguire gli aggiornamenti su determinati incarichi in tempo reale.
L'interfaccia risulta essere semplice e intuitiva anche per chi non ha mai avuto a che fare con software simili.
Con Active Collab puoi impostare gli incarichi in base alla scadenza e ogni membro del team verrà costantemente aggiornato sulle scadenze imminenti e sugli incarichi con maggiore priorità. Inoltre, sono disponibili strumenti di monitoraggio e reporting che consentono, oltre al classico monitoraggio del tempo, il tracciamento delle spese e dell’efficienza delle prestazioni.
Per quanto riguarda le relazioni con i clienti, puoi gestire anche i pagamenti: puoi creare fatture e inviarle tramite e-mail direttamente ai tuoi clienti e seguire il processo fino al pagamento della fattura stessa.
Pro
• Interfaccia semplice e intuitiva
• Permette di tracciare l’efficienza del team
• Comunicazione con clienti e sistema di fatturazione
Contro
• Mancano alcuni strumenti indispensabili e integrazioni
• Prezzo per utente
• Nessun piano gratuito (solo prova di 14 giorni)
Pivotal Tracker
Pivotal Tracker è uno strumento particolarmente utile per la gestione del team e la collaborazione aziendale, tramite il quale l’intero progetto viene osservato, monitorato e analizzato grazie alle informazioni raccolte. È possibile creare incarichi (anche ricorrenti), impostare scadenze e priorità e, se necessario, suddividere gli incarichi più complessi in incarichi più piccoli. Questi ultimi, essendo portati a termine più velocemente, permettono di aumentare il livello di produttività.
Con questo software puoi rivedere le richieste dei clienti in una forma chiara, in quanto viene visualizzata una panoramica del lavoro già svolto. Ogni scheda cliente include diverse azioni da spuntare, in modo che i dipendenti possano avere una panoramica completa di ciò che è già stato portato a termine e del lavoro ancora da svolgere.
Se non è la prima volta che lavori con Pivotal Tracker, puoi stimare il tempo necessario per completare un singolo incarico o un intero progetto. Il sistema utilizza le esperienze passate per calcolare una tempistica approssimativa e, in questo modo, i tuoi clienti potranno seguire lo svolgimento del progetto.
Con Pivotal Tracker è possibile organizzare in modo efficiente il lavoro dell’intero team, ovvero distribuire la mole di lavoro in modo uniforme tra i vari dipendenti.
Anche il tuo spazio di lavoro può essere adattato alle tue esigenze: nel caso in cui lavori a più progetti, puoi seguirli in uno spazio apposito, così da poterli gestire più facilmente.
I project manager hanno anche accesso a una panoramica per l’analisi complessiva, in cui schemi e grafici mostrano l'efficienza del team e l’organizzazione generale del lavoro.
Pro
• Strumenti di analisi facili da utilizzare
• Gestione del flusso di lavoro
• Schede clienti
Contro
• Mancano alcuni strumenti indispensabili e integrazioni
• Prezzo per utente ($6,50 per collaboratore)
• Nessun piano gratuito (solo prova di 14 giorni)
Asana
Come qualsiasi altro strumento per la gestione agile dei progetti, Asana viene utilizzato per organizzare il processo di pianificazione, impostare incarichi e per comunicare sia con il team sia con i clienti. Asana permette di lavorare a più progetti contemporaneamente e di personalizzare il flusso di lavoro.
Per quanto riguarda il lavoro con i progetti, Asana permette di suddividerli in più fasi che possono essere contrassegnate con colori diversi. In questo modo, si creerà una mappa che, anche solo visivamente, aiuterà ogni membro del team a orientarsi tra i diversi incarichi.
Sono disponibili anche i filtri di ricerca che ti permettono di visualizzare gli incarichi in base alle tue esigenze come, ad esempio, in base alla scadenza.
Puoi riordinare i tuoi incarichi anche in base alle dipendenze: se sai che il completamento di determinati incarichi dipende dal precedente completamento di altri, puoi collegarli in modo che i tuoi dipendenti sappiano da dove iniziare. E se un incarico richiede più tempo del previsto, puoi sempre modificare la sequenza temporale con un solo clic.
Lavorare con le statistiche è un po’ noioso, ammettiamolo, ma con Asana questo lavoro viene eseguito automaticamente con i dati ottenuti dalle sezioni corrispondenti. Puoi anche vedere quanto sono impegnati attualmente i tuoi dipendenti e rimodulare il flusso in modo tale che il lavoro venga distribuito in modo più uniforme.
Asana è disponibile per qualsiasi tipo di dispositivo, anche per i dispositivi mobili e indipendentemente dal sistema operativo.
Pro
• Disponibile su tutte le piattaforme
• Soluzione per aziende di ogni dimensione/settore
• Statistiche di progetto
Contro
• Mancano alcuni strumenti indispensabili e integrazioni
• Prezzo per utente
• Piano gratuito fino a 15 utenti
Axosoft
Axosoft è un software generalmente utilizzato dalle aziende per tenere traccia dei progetti e dei processi di lavoro, nonché per la gestione generale del team.
Lavorare con Axosoft è facile in quanto offre una chiara panoramica dell'intero progetto.
I manager possono assegnare il lavoro a un team in base alle capacità dei suoi membri e alle informazioni generali circa il flusso di lavoro.
Axosoft, come base per l'organizzazione principale del progetto, utilizza la bacheca Kanban in cui le schede possono essere trascinate e rilasciate da una colonna all'altra in modo semplice e veloce. Inoltre, è possibile utilizzare colori diversi che rendono la scheda più chiara a livello visivo.
Un'altra caratteristica estremamente utile è la possibilità di vedere il Daily Scrum, ovvero i progressi compiuti dal team nel giorno precedente che, se monitorati regolarmente, consentono di apportare modifiche laddove necessario per migliorare il lavoro.
Oltre alla pianificazione e al monitoraggio del progetto, gli strumenti offerti da Axosoft consentono di gestire documenti, stilare report e incoraggiare la comunicazione e la collaborazione del team. Infatti, nella dashboard è possibile lasciare commenti e link utili relativi a ogni incarico, affinché nulla venga tralasciato e tutti siano costantemente aggiornati.
Se il tuo team utilizza già un altro software, puoi integrare Axosoft che è disponibile su qualsiasi dispositivo e su qualsiasi sistema operativo, sia iOS che Android.
Pro
• Helpdesk e Wiki
• Daily Scrum
• Tante integrazioni utili
Contro
• Progettato principalmente per team di sviluppo, potrebbe non essere adatto a tutti
• Prezzo per utente
• Nessun piano gratuito (solo prova di 14 giorni)
Per concludere
Questi sono solo alcuni dei migliori strumenti per la gestione agile dei progetti che possono aiutarti a implementare la metodologia agile nel tuo progetto attuale, o semplicemente semplificare il tuo lavoro, nel caso in cui non fossi soddisfatto della tua attuale soluzione di project management.
In questo elenco abbiamo raccolto vari strumenti adatti a diverse metodologie agili, con prezzi e qualità differenti, per assicurarci che ogni azienda riesca a trovare la soluzione perfetta e possa migliorare la qualità del lavoro, con l'obiettivo di soddisfare non solo i propri clienti, ma anche i propri dipendenti.