A volte può capitare che un progetto nasca e si sviluppi in condizioni ben lontane dall’ideale. Gli imprevisti possono sempre capitare, ma è anche vero che i campanelli d’allarme che indicano la comparsa di problemi vengono spesso ignorati o sottovalutati.
Scoprire perché i progetti falliscono è essenziale per mantenere il proprio lavoro sulla strada giusta ed evitare bruschi cambi di direzione. Se anche tu desideri implementare la strategia perfetta per raggiungere il successo, continua a leggere.
I primi segnali di allarme di fallimento del progetto sono:
I fattori che influiscono maggiormente sul successo o sul fallimento di un progetto sono la pianificazione, i piani di emergenza, l’esperienza del gestore e dei membri del team che vi lavora, l’efficacia della comunicazione, l’impegno del team e il monitoraggio e il controllo degli incarichi.
Per minimizzare il rischio di fallimento di un progetto è essenziale:
Alla domanda sul perché i progetti falliscono si può rispondere mettendo a confronto ciò che è stato pianificato all’inizio con quanto si è effettivamente ottenuto. Purtroppo, spesso capita che gli incarichi svolti si rivelino diversi da quelli pianificati in fase preliminare e che, una volta giunti allo sviluppo del progetto, vengano alla luce tutte quelle problematiche che non erano state ancora contemplate. In questo caso, trovare una soluzione potrebbe non essere semplice.
La tecnologia si rivela di nuovo un aiuto fondamentale: grazie a un software di gestione dei progetti potente e funzionale potrai definire tappe precise che i membri del tuo team dovranno seguire nello svolgimento del loro lavoro. Uno strumento di questo genere è utile non solo per monitorare l’avanzamento degli incarichi, ma anche per visualizzare le dipendenze tra di essi con semplicità. Un’altra ottima idea è quella di ricorrere ai diagrammi di Gantt, per osservare e comprendere i vari flussi di lavoro con semplicità. Infine, in caso di cambi di direzione, ricorda di avvisare subito i tuoi clienti e di sollecitare la loro approvazione.
Tra i motivi per cui i progetti falliscono rientra certamente anche il non rispetto delle scadenze prefissate. Non riuscire a completare il lavoro promesso entro una determinata data rischia di diminuire la soddisfazione generale della clientela e si ripercuote sul budget del progetto, costringendoti ad aumentare le risorse stanziate e, di conseguenza, anche i costi.
Poniti subito delle domande riguardo alla situazione in cui ti trovi: le scadenze non sono state rispettate a causa di imprevisti o per un errore di pianificazione? A volte i progetti falliscono perché nel piano iniziale non è stato incluso il tempo di buffer, ossia un lasso di tempo extra per coprire eventuali ritardi. Può anche capitare, però, che il buffer stanziato non sia stato sufficiente a coprire tutti gli imprevisti. Identifica subito le problematiche scatenanti e correggi la rotta il prima possibile, per eliminare tutte le attività non essenziali.
Le risorse sono sempre limitate, sia che si tratti di risorse umane, materiali o finanziarie. Una pianificazione errata del budget può condurre direttamente a un fallimento del progetto e, a sua volta, un progetto che sta per fallire costringerà a impiegare un numero maggiore di risorse e porterà a uno sforamento del budget.
Se ti sei già chiesto perché i progetti falliscono senza trovare una risposta, è necessario lavorare attentamente su questo punto. Studia e pianifica il budget da stimare per ogni incarico prima e per il progetto generale poi, così da prevedere le risorse necessarie con largo anticipo. Non dimenticare di aggiungere anche il già citato tempo di buffer, per gestire gli imprevisti con tranquillità. Se poi vuoi assicurarti che il budget venga rispettato durante l’esecuzione del progetto, effettua un audit: in caso di discordanze con il piano iniziale potrai sempre riassegnare le risorse dove necessario.
Il segreto per un lavoro di squadra efficace è una comunicazione aperta e bidirezionale. Quindi, perché i progetti falliscono quando questa manca? La risposta è molto semplice: perché manca l’unità. Se ogni membro del gruppo lavora per conto proprio, senza fare domande né scambiare pareri con gli altri colleghi, non può ottenere il feedback necessario a migliorare né riceverà aggiornamenti riguardo allo stato del progetto.
Per scongiurare questa situazione decisamente poco favorevole per il tuo progetto, dovresti istituire una politica di apertura e condivisione delle idee e dei dubbi. Inoltre, l’utilizzo di un software completo come Bitrix24 ti permetterà di migliorare i canali di comunicazione della tua azienda: i tuoi impiegati potranno infatti chattare tra loro ed effettuare chiamate o videochiamate in HD, oltre a lasciare commenti sui documenti condivisi e controllare le attività in sospeso con pochi clic.
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Prima di dare inizio a un progetto, prenditi del tempo per analizzare ciò che ogni impiegato dovrà fare al fine di completare gli incarichi assegnati. L’importante è concedere a ognuno di loro la libertà di azione e decisione che permetterà di procedere senza consultarti a ogni fase completata: un buon leader non dovrebbe farsi carico di ogni singolo aspetto del progetto, ma piuttosto fornire ai propri dipendenti gli strumenti più adatti a un lavoro autonomo.
Al momento di valutare perché i progetti falliscono, chiediti quale sia il tuo ruolo al loro interno: ti poni come una guida per i tuoi impiegati o sei talmente legato alla burocrazia da non renderti conto di quanto possa rischiare di rallentare un progetto? Ricorda sempre di optare per una gestione libera, che ti consenta di monitorare con efficacia il progetto evitando comunque la microgestione: ti assicurerai una squadra motivata e in grado di lavorare autonomamente, che porterà a termine il lavoro assegnato sempre entro la data di scadenza.
Generalmente gli esseri umani agiscono in ogni ambito (anche in quello professionale) basandosi sulle conoscenze formali ottenute e sull’esperienza maturata: molti fallimenti nella gestione del progetto spesso avvengono proprio per mancanza di esperienza pregressa, sia da parte del gestore che dei membri che compongono il team operativo.
Per lavorare a un progetto con efficacia è cruciale prendere decisioni rapidamente, adattarsi alle difficoltà e trovare in fretta un modo per aggirarle, tutte abilità che i dipendenti con poca esperienza raramente possiedono. Per questo motivo dovresti prestare molta attenzione alla formazione del tuo team: cerca di bilanciare il personale esperto con i dipendenti più versatili ma dotati di minore esperienza e difficilmente sbaglierai. Non dimenticare inoltre di valutare anche le tue capacità ed esperienze di gestore del progetto, per capire se sei effettivamente in grado di occuparti del suo svolgimento.
Se le domande e i dubbi dei tuoi dipendenti non riceveranno risposta, tenderanno a ripresentarsi la volta successiva e a rallentare l’andamento del progetto, finendo per posticipare anche la data di consegna e influire così sul budget stabilito all’inizio. Uno dei motivi perché i progetti falliscono è legato all’insicurezza dei membri del tuo team riguardo alle procedure da seguire: una situazione che dovresti assolutamente evitare.
Sia che si tratti di domande sull’incarico in sé, sia che riguardino il modo di svolgerlo, l’importante è rassicurare i membri del tuo team che ogni dubbio avrà una soluzione. Crea un manuale che illustri tutte le procedure da seguire e includa sia i passi necessari a completare un incarico che i consigli per risolvere eventuali problemi. Dopodiché, inseriscilo nella Knowledge Base della tua azienda: in questo modo i tuoi dipendenti non perderanno tempo a cercare soluzioni altrove e potranno accedervi in qualsiasi momento, anche senza richiedere il tuo aiuto.
Ogni progetto, per essere svolto in modo ottimale, deve possedere degli obiettivi chiari, che indichino la strada da seguire e permettano di identificare eventuali problemi da risolvere immediatamente: secondo il metodo SMART questi obiettivi dovrebbero essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e basati sul tempo. Una volta determinati è necessario includere anche degli indicatori chiave di attuazione, ossia dei parametri fissi che permettano di mantenere il progetto all’interno della sequenza temporale stabilita all’inizio.
I parametri sono fondamentali per monitorare i progressi e determinare i cambiamenti da apportare quando necessario: spesso chi si chiede perché i progetti falliscono non tiene in considerazione l’assenza degli indicatori chiave di prestazione. Analizza con attenzione il modo in cui gli incarichi vengono portati a termine, la produttività generale, l’utilizzo del budget e tutte le variabili da considerare perché il progetto resti sulla strada giusta e approfitta subito dell’aiuto della tecnologia: un software come Bitrix24 ti permetterà di generare dei rapporti sul rendimento da analizzare per raggiungere il meritato successo.
Il comportamento e l’attitudine degli impiegati gioca un ruolo importante sull’eventuale fallimento del progetto: se i membri del team si sentono demotivati, infatti, avranno maggiori difficoltà a svolgere i loro incarichi in vista dell’obiettivo finale. La loro mancanza di motivazione può essere legata a motivi personali o professionali, ma è necessario risolverla al più presto per evitare ritardi o difficoltà nello svolgimento del progetto.
Non dimenticare di considerare un altro aspetto fondamentale, ossia il carico di lavoro assegnato: un dipendente costretto a svolgere troppi incarichi per lo stesso progetto o per due progetti distinti sperimenterà una grande quantità di stress e un calo di produttività. Verifica il carico di lavoro assegnato a ciascuno tramite il tuo software di gestione dei progetti e organizza riunioni faccia a faccia per verificare lo stato d’animo dei tuoi dipendenti: in questo modo potrai intervenire subito in caso di problemi ed evitare che il progetto fallisca.
Ultimo ma non meno importante tra i fattori che spiegano perché i progetti falliscono è il rapporto tra il team di lavoro e la clientela, che va sempre considerato con la dovuta attenzione. Una modifica del progetto effettuata senza informare i clienti o un ritardo nella consegna può infatti condizionare questa relazione in negativo, rendendo difficile la collaborazione.
In quanto leader del progetto, è compito tuo mantenere aperta la relazione con i clienti: non esitare ad avvisarli in caso stiano tardando a inviare informazioni fondamentali per lo svolgimento del progetto, spiegando quanto tale ritardo possa influire sull’esito finale. In generale, la vostra comunicazione dovrebbe mantenersi il più possibile fluida e regolare, per garantire un ottimo esito al progetto e beneficiare di un’atmosfera più distesa.
Una volta rivelati questi dieci segnali, sarà ormai chiaro perché i progetti falliscono. Il primo passo da compiere è quello di notare eventuali errori di fondo nello svolgimento del tuo progetto: dopodiché, correggerli e riportare il lavoro di tutti sulla giusta via risulterà decisamente più semplice. L’importante è trovare la strategia più adatta alle tue esigenze prima ancora di iniziare a lavorare: in questo modo eviterai ulteriori sprechi di tempo e di risorse.
Uno software per la gestione dei progetti completo come Bitrix24 ti sarà di grande aiuto per svolgere ogni fase del lavoro nel massimo dell’efficienza: tra gli strumenti di comunicazione, i diagrammi di Gantt e la knowledge base, avrai sempre a tua disposizione la potenza della tecnologia a servizio dei tuoi progetti. Cosa aspetti a provarlo? Inizia subito, non te ne pentirai!