Come creare una cultura della responsabilità nella collaborazione del team di progetto

La responsabilità è uno degli aspetti che contribuiscono allo sviluppo ottimale di qualsiasi team o progetto che aspirano al successo. Per quanto stabilire una cultura della responsabilità sul posto di lavoro non sia semplice, la sua assenza spesso impedisce ai dipendenti e all’intera compagnia di raggiungere il pieno potenziale. 

Motivare i tuoi dipendenti e incoraggiarli ad accettare i loro errori e a fornire prestazioni migliori ti porterà sulla buona strada, ma se vuoi saperne di più continua a leggere: scoprirai 8 suggerimenti per incentivare la responsabilità nei team e ottenere risultati mai visti prima.

FAQ

Quali sono le strategie per promuovere la responsabilità all’interno del team?

Alcune tra le strategie più utilizzate per promuovere la responsabilità all’interno del team sono:

• Concordare fin dall’inizio aspettative chiare riguardanti le responsabilità 
• Stabilire obiettivi e scadenze realistici 
• Incoraggiare la comunicazione trasparente, la collaborazione e il lavoro di squadra 
• Promuovere le decisioni prese in autonomia e il processo decisionale informato
• Fornire feedback costruttivi 
• Riconoscere i risultati ottenuti
• Dare l’esempio positivo come leader o membro del team 
• Offrire le risorse necessarie per raggiungere il successo.

  
  

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1. Definisci aspettative e obiettivi chiari per permettere al team di seguire la stessa direzione

Il primo passo da compiere per creare un’autentica cultura della responsabilità è stabilire delle aspettative e degli obiettivi chiari fin dall’inizio. In qualità di leader, dovresti prenderti del tempo per spiegare ai dipendenti in che modo il loro operato permetta all’azienda di raggiungere gli obiettivi prefissati: in questo modo, saranno in grado di impegnarsi al massimo per non deludere i propri colleghi e collaborare alla crescita dell’azienda con le loro prestazioni. Si tratta inoltre di una strategia perfetta per instaurare una solida cultura collaborativa.

Discuti gli obiettivi personali con ogni singolo dipendente, per accertarti che siano in grado di raggiungerli e capire se abbiano bisogno o meno di un aiuto per aumentare le loro prestazioni. Poni loro domande finché non sarai soddisfatto delle risposte ricevute e non dimenticare di determinare insieme ai membri del team i KPI che verranno impiegati per giudicare le loro prestazioni. Infine, metti per iscritto gli obiettivi e le aspettative stabiliti e conservali all’interno di uno spazio di archiviazione online ben organizzato, così da poterli consultare facilmente in caso di necessità. Più chiaramente saranno espressi, meno tempo perderai a ribadirli o a discutere sulla mancanza di progressi: assicurarsi che tutte le aspettative e le responsabilità siano state documentate con chiarezza renderà tutti consapevoli dei loro doveri. Una simile trasparenza non lascerà alcuno spazio per la negazione, nel caso i tuoi dipendenti non riescano a soddisfare le aspettative stabilite.

2. Fornisci ai dipendenti un esempio positivo per ispirare un senso di responsabilità

Il modo in cui un leader si comporta diventa un esempio per i membri del team, nel bene e nel male: l’attitudine dimostrata e le azioni sono sempre più importanti delle semplici parole. Se i dirigenti si sottraggono alle loro responsabilità o scaricano sui sottoposti le proprie colpe, è ovvio che anche i dipendenti si sentiranno autorizzati a fare lo stesso. Ecco perché, se si desidera stabilire una solida cultura della responsabilità, è fondamentale rivolgersi a tutti i membri del team.

Assumersi le proprie responsabilità è un compito che potrebbe apparire complesso e poco piacevole, perché implica la necessità di riconoscere di aver commesso un errore o di aver dato un giudizio affrettato. Si tratta invece di un gesto di grande professionalità, che offrirà un vero esempio positivo ai dipendenti. Un leader che ammette i propri sbagli ai membri del team e che dimostra di voler rimediare quanto prima per risolverli si presenta come una persona degna di fiducia, capace di rialzarsi e di percorrere nuovamente la strada giusta anche dopo aver fallito.

3. Adotta una comunicazione diretta e bidirezionale che promuova trasparenza e fiducia

Una cultura del lavoro efficiente si basa anche su una comunicazione diretta ed efficace. I team in cui i dipendenti interagiscono costantemente tra loro e lavorano in gruppo forniscono prestazioni nettamente migliori e riescono non solo ad affrontare le sfide in maniera ottimale, ma anche a minimizzare il rischio di incomprensioni e a stabilire rapporti interpersonali solidi, basati sulla fiducia reciproca.

Per semplificare lo scambio di idee, opinioni e informazioni puoi utilizzare una piattaforma come Bitrix24: videochiamate in HD, chat, posta elettronica, videoconferenze e telefonate permetteranno ai tuoi dipendenti di aiutarsi a vicenda e comunicare nella massima semplicità. Incoraggia la collaborazione del team di progetto e permetti ai membri di condividere responsabilità. Senza egoismi né gelosie, ognuno svolgerà i propri compiti in maniera attenta e consapevole per procedere insieme verso l’obiettivo concordato. 

4. Rendi la responsabilità un valore fondante del progetto in corso e dell’azienda

Qualunque esperto nella gestione del progetto sa bene quanto sia importante allineare i valori e gli obiettivi aziendali a quelli del progetto in corso: in caso contrario, i dipendenti potrebbero perdere la propria strada e non rispondere più a ciò che ci si aspetta da loro. Per costruire una cultura della responsabilità, è quindi più che mai necessario renderla un valore fondamentale non solo del progetto, ma anche dell’intera azienda.

Prendersi le proprie responsabilità significa rendersi conto del peso e delle conseguenze delle azioni commesse e, invece di cercare continuamente delle scuse, accettare gli errori, le eventuali dimenticanze e i malintesi. Dimostra ai tuoi dipendenti di apprezzare in pieno la loro sincerità e il desiderio di vincere le paure per migliorarsi e dimostrare di essere individui responsabili: chi è in grado di affrontare con coraggio i problemi dovrebbe essere sempre sostenuto e aiutato, al fine di trovare una soluzione. 

5. Investi nella formazione del personale per aumentare il coinvolgimento

Se uno o più membri del team non dovessero rispondere alle aspettative prefissate, potrebbe essere il caso di contemplare un investimento nella formazione del personale. La formazione non contribuisce solamente a migliorare le prestazioni del team, ma porta al consolidamento della cultura della responsabilità: i dipendenti ricevono la possibilità di aumentare e perfezionare le loro abilità e conoscenze e, in cambio, l’azienda può contare su un personale più efficiente, in grado di affrontare qualunque sfida e di fornire prestazioni eccellenti.

La formazione non è circoscritta solamente ai corsi specifici, anche se questi rappresentano comunque una componente fondamentale della strategia di fidelizzazione dei talenti e dell’aumento del rendimento del team. Il mentoring, ad esempio, è un metodo perfetto per aiutare i dipendenti appena assunti ad acquisire nuove competenze. Se la tua azienda non ha ancora avviato un programma di questo genere, né offerto opportunità di formazione e crescita professionale ai dipendenti, è arrivato il momento di pensarci seriamente: i risultati non si faranno attendere.

6. Incoraggia l’autonomia decisionale dei tuoi dipendenti

Uno dei pilastri della cultura della responsabilità è l’autonomia. Ci si aspetta che i dipendenti prendano decisioni adeguate al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati, ma ciò non significa che un leader non debba mai offrire il proprio appoggio in qualità di guida. Al contrario, il suo ruolo implica di mostrarsi disponibile per aiutare chiunque ne abbia bisogno, evitando comunque la microgestione e lasciando liberi i dipendenti di fare le loro scelte da soli.

Anche se qualcosa non dovesse andare come previsto nello svolgimento degli incarichi quotidiani, non intervenire immediatamente: piuttosto permetti al dipendente incaricato di cercare l’approccio migliore per affrontare e risolvere un determinato problema, ovviamente rispettando gli standard stabiliti. In questo modo, si sentirà pienamente coinvolto nel progetto in corso e sarà anche in grado di assumersi la responsabilità sia di ciò che sta andando bene che di ciò che, invece, non va come previsto. Delega con saggezza gli incarichi laddove è possibile e dimostra al tuo team di fidarti della capacità decisionale dei membri: questa strategia aumenterà il loro coinvolgimento e si tradurrà sia in una maggiore produttività che in una diminuzione degli errori commessi. 

7. Monitora i progressi del team e fornisci costantemente il tuo feedback

Il successo a lungo termine del progetto dipende dal corretto svolgimento delle attività che lo compongono. Ogni dipendente deve impegnarsi a eseguire correttamente i propri incarichi individuali e collaborare con la squadra per raggiungere il traguardo prefissato e, a tale fine, è necessario monitorare i progressi ottenuti durante il progetto, oltre a revisionare l’intero processo dopo la conclusione. Controllare regolarmente i progressi del team e dei singoli dipendenti consente di identificare immediatamente eventuali ostacoli ed errori commessi, per prendere decisioni informate e apportare le modifiche necessarie a ricondurre il progetto sulla strada giusta, così da portarlo a termine nei tempi e nei modi stabiliti.

Ricorda sempre di fornire un feedback adeguato. Organizzare delle riunioni in presenza o virtuali con i tuoi dipendenti ti permetterà di analizzare il lavoro appena svolto, per discutere degli errori commessi e di ciò che potrebbe essere migliorato, senza dimenticare di complimentarsi in caso abbiano superato le aspettative. Prendersi del tempo per valutare i progressi professionali dei membri del team dimostrerà quanto tieni a loro, contribuendo a infondere un senso di appartenenza al gruppo e di fiducia nelle loro capacità, oltre che nelle tue doti di leadership. 

8. Ricompensa i professionisti che hanno scelto di prendersi le proprie responsabilità

Alcune persone sono più propense a prendersi le proprie responsabilità, mentre per altre è più difficile riuscirci. Implementare un programma di riconoscimento e ricompensa può però incoraggiare i tuoi dipendenti ad aumentare la produttività e ad accettare prestazioni inferiori alle aspettative, senza presentare scuse di alcun genere.

Stabilire una cultura della responsabilità solida ed efficace significa anche ricompensare le prestazioni eccezionali dei dipendenti e riconoscere apertamente tutti coloro che si assumono la responsabilità delle proprie vittorie e di eventuali fallimenti. Se il lavoro presentato dovesse rivelarsi al di sotto degli indicatori di prestazione stabiliti, un project manager abile dovrebbe impegnarsi attivamente per aiutare il team a rimediare agli errori e a trovare una soluzione a eventuali problemi. In questo modo, i dipendenti responsabili si sentiranno valorizzati e continueranno a dare il massimo, mentre quelli che solitamente non si assumono le loro responsabilità potrebbero seguire il loro esempio e cambiare atteggiamento. 

Crea una solida cultura della responsabilità nella collaborazione del team di progetto

Avrai ormai capito che la creazione di una cultura della responsabilità è un compito collettivo, ossia che richiede l’impegno di tutti i membri del team per trasformarsi in realtà. Mettere in pratica questi consigli ti aiuterà ad aumentare notevolmente la responsabilizzazione dei tuoi dipendenti. Fornisci una formazione adeguata che incoraggi il miglioramento continuo e lo sviluppo professionale, permetti loro di prendere decisioni in autonomia e contribuisci alla nascita di un ambiente di lavoro basato su fiducia, cultura della responsabilità e rispetto, così da aumentare il senso di appartenenza alla compagnia.

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