Gli incontri in presenza o virtuali sono parte integrante della vita lavorativa ma, se gestiti in maniera inadeguata, possono rivelarsi una fonte di distrazione e persino una perdita di tempo. Per questo motivo, è essenziale adottare delle strategie per imparare a organizzare riunioni più produttive, così da incoraggiare la crescita dell’azienda e il miglioramento della collaborazione generale tra i dipendenti.
Se vuoi minimizzare il rischio di riunioni poco efficienti, continua a leggere: queste 5 raccomandazioni fondamentali ti aiuteranno non solo a potenziare le tue doti organizzative, ma anche ad aumentare la soddisfazione e il coinvolgimento del personale.
Le riunioni produttive sono incontri che, incoraggiando la comunicazione bidirezionale e aperta, permettono a ogni membro del team di esprimere liberamente le proprie opinioni su un determinato argomento. Tali riunioni devono svolgersi in un lasso di tempo prefissato ed essere chiaramente strutturate, con un ordine del giorno che ne guidi il corso.
Le 4 P delle riunioni efficaci sono:
Una riunione si considera produttiva e di successo quando:
Per organizzare riunioni di gruppo efficaci e produttive puoi determinare obiettivi chiari e ribadire l’importanza dell’incontro, invitare partecipanti che possano contribuire attivamente all'argomento da discutere, strutturare la riunione in modo preciso, guidarla con sicurezza e infine riassumere ciò che è stato discusso, assegnando incarichi e responsabilità.
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Se stai cercando di organizzare riunioni più produttive, il primo passo è determinare se l’incontro, organizzato in persona oppure virtualmente, sia davvero necessario. Spesso, infatti, si organizzano riunioni per giungere ad accordi a cui si potrebbe arrivare in maniera più rapida e semplice, ad esempio tramite una chiacchierata in chat, un breve scambio di e-mail o una telefonata tra le parti coinvolte. Riempire il programma settimanale di impegni superflui si rivela una perdita di tempo e un ostacolo alla concentrazione e alla produttività: ecco perché, prima di organizzare una riunione è essenziale verificare se sia dotata di un vero proposito, una delle 4 P delle riunioni produttive.
Chiediti sempre quale sia lo scopo della riunione da organizzare e se sia davvero così importante richiamare tutti i membri del team per discutere di una determinata tematica. Esistono molti modi per ottenere lo stesso risultato senza togliere tempo ai tuoi dipendenti: ad esempio, puoi scegliere di scrivere un rapporto per condividere informazioni o, in caso tu abbia bisogno di ricevere del feedback dai tuoi dipendenti, lanciare un sondaggio. Le riunioni a scopo informativo sono necessarie, ma dovrebbero essere riservate alle situazioni che richiedono un confronto diretto o uno scambio di opinioni. Se ti sei chiesto come rendere le riunioni più produttive, agisci per incoraggiare la bidirezionalità delle interazioni: in questo modo, tutti i partecipanti all’incontro potranno contribuire al risultato finale.
Le riunioni efficienti di solito prevedono la partecipazione di un gruppo ristretto, che secondo gli esperti dovrebbe essere formato da cinque a otto persone. Gli incontri formati da un numero ridotto di dipendenti sono certamente più facili da gestire e ti permettono di dedicare maggiore attenzione ai contributi e alle idee di tutti i partecipanti: per questo motivo, dovresti ridurre la tua lista dei partecipanti solo a coloro che ti consentiranno di concludere la riunione in un successo.
Inizia determinando l’obiettivo dell’incontro e stabilendo chi potrà effettivamente contribuire al suo raggiungimento. Tra i partecipanti dovranno risultare i membri del team più abili nel prendere decisioni, ma anche quei professionisti che hanno esperienza riguardo all’argomento di discussione o che possono offrire le loro conoscenze per una risoluzione positiva. Se il numero di partecipanti si manterrà ristretto, lo scambio di idee risulterà più rilassato e decisamente più organizzato. Ricorda sempre che gli invitati hanno messo momentaneamente da parte i loro impegni quotidiani per partecipare alla riunione: è quindi fondamentale che l’incontro si riveli sia interessante che produttivo.
È essenziale che tutti i partecipanti alla riunione vi arrivino preparati e con il giusto stato d’animo: per raggiungere questo obiettivo puoi realizzare un’agenda delle riunioni produttive, che raccolga tutti i temi fondamentali che verranno affrontati durante l’incontro. Questo documento dovrà essere inviato ai dipendenti con largo anticipo, per dare loro l’opportunità di accettare o rifiutare la partecipazione in base alla quantità di impegni e all’importanza che la riunione ricopre per loro. La creazione di un’agenda è il caposaldo fondamentale dell’organizzazione di riunioni più produttive: senza un ordine del giorno preciso, infatti, incontri di questo tipo non possono procedere o rischiano di trasformarsi solamente in una perdita di tempo. Struttura con cura la riunione dalle fasi iniziali a quelle finali e assicurati che la conclusione venga raggiunta entro l'orario precedentemente stabilito. Idealmente ogni incontro non dovrebbe durare più di due ore ma, se vuoi che sia davvero efficace, sarebbe opportuno limitarlo a 30 minuti.
Un’altra caratteristica cruciale per lo svolgimento di riunioni più produttive è la scelta dello spazio adeguato a ospitarle. Per quanto riguarda quelle in persona, l’idea migliore è di svolgerle attorno a una tavola rotonda, che permetterà ai partecipanti di sistemarsi per discutere le tematiche faccia a faccia. Le riunioni virtuali, invece, ottengono maggior successo quando vengono organizzate impiegando un software che consenta di invitare i partecipanti a una videochiamata. Ovviamente, le distrazioni dovrebbero essere ridotte per aumentare la concentrazione e trarre il massimo dall’incontro, magari chiedendo ai tuoi dipendenti di spegnere i cellulari e di riporli fuori dalla loro portata, per evitare l’utilizzo durante la riunione. Se poi desideri che venga presa nota di tutte le decisioni e degli argomenti discussi, puoi chiedere a uno dei tuoi dipendenti di registrare la riunione: in questo modo eviterai che elementi importanti vadano persi tra gli appunti presi da tutto il team.
Le riunioni produttive, per essere considerate tali, dovrebbero arrivare dritte al punto analizzando il problema in questione, i suoi effetti e il periodo durante il quale si è sviluppato, oltre alle idee e alle possibili soluzioni per risolverlo. Arrivare a una decisione unanime risulterà così notevolmente più semplice e meno problematico.
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Il ruolo di chi si occupa di guidare la riunione è estremamente importante. Il leader dell’incontro dovrà infatti essere una persona non solo in grado di prendere il comando della riunione, ma anche di reindirizzare la conversazione quando necessario. Può trattarsi di un qualsiasi dipendente, non per forza il project manager o il CEO dell’azienda: l’importante è che presenti forti abilità di leadership, empatia ed eccellenti capacità di comunicazione. La persona che prende le redini della riunione non è solo incaricata di illustrare gli argomenti da trattare in base all’agenda, ma deve anche prevenire eventuali conflitti, porre domande difficili e chiedere di chiarire i punti più importanti del discorso, oltre a garantire che l’incontro inizi e termini nei tempi stabiliti.
La guida dovrebbe seguire l’ordine stabilito nell’agenda delle riunioni produttive, cominciando dai temi più urgenti, dagli argomenti che richiedono molta concentrazione per essere discussi o dalle idee più innovative. Gli aspetti organizzativi possono essere lasciati per la parte finale, quando ormai la soglia dell’attenzione si è abbassata. Il responsabile della riunione ha anche il compito di invitare a parlare quei partecipanti che esprimono raramente la loro opinione e di chiedere una maggior brevità a chi, invece, tende a monopolizzare il discorso. Tra i suoi doveri rientrano garantire una discussione rispettosa, assicurarsi che le opinioni di tutti vengano espresse secondo un ordine preciso e lasciar parlare per ultimo il partecipante con il rango maggiore nella gerarchia aziendale, così da concedergli lo spazio e l’attenzione che merita. Quello della guida è un ruolo cruciale per assicurare lo svolgimento di riunioni più produttive e, per questo, è necessario affidarlo a una persona competente.
Il responsabile della riunione dovrà accertarsi che l’incontro termini con l’obiettivo o prodotto desiderato, la quarta P delle riunioni efficaci. Tale prodotto non deve rappresentare necessariamente la soluzione a un problema, ma è importante che soddisfi le aspettative dell’incontro. Potrai constatare se la riunione sia stata un fallimento o un successo solo dopo aver raggiunto l’obiettivo desiderato, come l’adozione di un nuovo processo aziendale, la formulazione di una lista di idee o, semplicemente, la comprensione di informazioni fondamentali per il futuro della compagnia.
Una volta terminata la riunione, se necessario, arriverà il momento di assegnare le responsabilità relative agli incarichi
da svolgere. La guida dovrebbe riassumere ciò che è stato discusso e fare domande per accertarsi che tutti i partecipanti abbiano capito, oltre a prendere nota degli incarichi da svolgere, dei loro responsabili e della data di consegna del lavoro finito. Ricorda che una riunione può definirsi produttiva quando i partecipanti hanno compreso del tutto i loro obblighi e sanno come portare avanti con profitto i compiti assegnati. Per evitare ritardi o incomprensioni, puoi scegliere di archiviare tutte le informazioni raccolte durante l’incontro all’interno del software di gestione degli incarichi utilizzato dalla tua azienda. In questo modo, i membri del tuo team potranno accedervi con la massima semplicità e, allo stesso tempo, assicurarti riunioni più produttive.
Ora che i consigli fondamentali su come organizzare riunioni più produttive sono stati svelati, scoprirai che aumentare la soddisfazione dei tuoi dipendenti e raggiungere il tanto desiderato successo è un’impresa più semplice del previsto. L'importante è mettersi subito all'opera per modificare le proprie abitudini ed eliminare tutti gli incontri interminabili, disorganizzati e poco efficaci, in grado solo di farti perdere tempo.
In un mondo dinamico e in continuo cambiamento come quello moderno, i professionisti sono sempre più abituati al multitasking e si trovano ad affrontare continue interruzioni e distrazioni. Tali circostanze rendono più difficile l'organizzazione di riunioni efficaci, ma è sempre possibile adottare degli accorgimenti per rendere gli incontri non solo più produttivi e interessanti, ma anche pertinenti e dritti al punto.
Ricorda che selezionare i partecipanti alla riunione è un passo cruciale da compiere per ottimizzare l’uso del tempo e ottenere risultati concreti: limita il loro numero, organizza l’incontro in anticipo e invia subito l’agenda, per consentire loro di giungere alla riunione ben preparati e di conoscere gli argomenti che verranno trattati, offrendo così contributi pertinenti. Utilizza le 4 P fondamentali per riunioni più produttive come una guida per migliorare il loro rendimento e sfruttare al massimo le potenzialità offerte dalla collaborazione tra i partecipanti: in questo modo, anche la tua azienda avrà la possibilità di crescere e progredire.
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