Vari fattori possono indurre un'impresa a porsi la questione della riduzione dei costi aziendali. A volte può essere la crescita della concorrenza a consigliare di ridurre i costi per mantenere competitività, mentre in altri casi una crisi economica più ampia spinge a ridurre le perdite e in altri ancora è un obiettivo di crescita che induce a liberare risorse per destinarle ad altri obiettivi.
Non è sempre facile ridurre i costi con la massima efficienza, possibilmente tagliando per prime le spese più sacrificabili per la propria azienda. Rispetto al passato, l'uso delle applicazioni di intelligenza artificiale può essere molto utile nelle politiche di riduzione dei costi e di risparmio aziendale.
Gli ultimi anni hanno conosciuto progressi rapidissimi nel campo dell'intelligenza artificiale. Tali innovazioni sono state ottenute grazie a vari fattori, in particolare l'aumento della potenza di calcolo dei sistemi di intelligenza artificiale e l'immissione di una grande quantità di dati nei database a loro disposizione.
Anche se il grande pubblico è stato influenzato soprattutto dal rilascio nel 2022 del chatbot di intelligenza artificiale ChatGPT, l'IA può essere usata in moltissimi campi e non può essere certamente ridotta alla semplice generazione di contenuti di testo.
L'intelligenza artificiale, infatti, ha importanti applicazioni in settori cruciali come quello medico, della finanza, dell'istruzione e dei trasporti. Anche in ambito aziendale sono molte le applicazioni possibili dei sistemi di intelligenza artificiale.
Già ora l'intelligenza artificiale viene utilizzata in molti settori della vita aziendale. Un campo in cui viene impiegata con successo è il marketing. Le applicazioni di IA hanno dato una grande spinta alla produttività, dall'aiuto nella creazione di campagne pubblicitarie, all'analisi dei dati di conversione, alla creazione di consigli personalizzati in caso di e-commerce o di vendita di prodotti e servizi online, fino alla possibilità di organizzare le newsletter aziendali per i clienti.
L'intelligenza artificiale può costituire anche una soluzione per automatizzare i processi produttivi, con effetti benefici sull'efficienza, sulla sicurezza e per svolgere compiti ripetitivi che altrimenti dovrebbero essere svolti da dipendenti. Anche settori come logistica e trasporti sono interessati in modo positivo dall'applicazione di sistemi di intelligenza artificiale: ad esempio per ottimizzare le rotte dei mezzi di trasporto e gestire le scorte in maniera efficiente.
I costi aziendali si dividono normalmente in costi fissi e costi variabili. I costi fissi prescindono dall'andamento dell'azienda e dalle vendite, come l'affitto, i salari dei dipendenti a tempo pieno e le bollette. I costi variabili sono invece quelli che mutano secondo le performance della propria attività: esempi classici sono le materie prime, i costi di produzione e le commissioni di vendita.
Ci sono fattori che possono avere un particolare impatto sui costi aziendali, come l'inflazione che aumenta il costo delle materie prime, i progressi tecnologici che portano a nuovi investimenti o anche scelte strategiche aziendali come la decisione di posizionarsi su un nuovo mercato. Quando si decide di tagliare alcuni costi si dovrebbero individuare quelli che incidono meno sull'andamento aziendale, sui ricavi e sullo sviluppo.
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PROVALO GRATISQuando si opta per misure di riduzione dei costi aziendali, gli strumenti messi a disposizione dall'intelligenza artificiale possono essere molto utili. Ecco 4 esempi:
L'intelligenza artificiale può automatizzare attività ripetitive che altrimenti dovrebbero essere svolte dai dipendenti, con conseguente diminuzione del costo della manodopera, che può essere destinato ad attività che creano maggior valore. Nell'industria manifatturiera è possibile automatizzare alcune attività di imballaggio e produzione di articoli, dato che ormai i progressi dell'intelligenza artificiale consentono alle macchine di compiere questi lavori in modo efficiente, non solo riducendo i costi ma aumentando la produttività.
Un altro settore dove già oggi l'intelligenza artificiale può ricevere un impiego molto efficiente è l'assistenza clienti. Automatizzare, anche in parte, i servizi di customer service facendo uso di strumenti avanzati come i chatbot basati su modelli di intelligenza artificiale può aiutare a ridurre i costi senza diminuire la qualità del servizio.
Il miglioramento e l'ottimizzazione dell'efficienza dei processi produttivi possono sicuramente aiutare un'azienda a ridurre i costi e nell'esercizio di un'attività di impresa individuare soluzioni in questo senso può portare ottimi risultati. Pur trattandosi di un'operazione normalmente compiuta dalle aziende anche prima della diffusione delle IA, le applicazioni di intelligenza artificiale possono essere di grande aiuto per le imprese e per i professionisti.
L'intelligenza artificiale può aiutare l'azienda a individuare opportunità di semplificazione e ottimizzazione delle risorse aziendali. La tecnologia può prima compiere un processo di analisi dei dati aziendali e successivamente consigliare su quali elementi intervenire per migliorare l'efficienza dei processi produttivi.
Esistono software, come quello di Bitrix24, che offrono strumenti avanzati di analisi dei dati e delle informazioni, organizzazione del team e gestione del carico di lavoro che consentono di ottimizzare la produttività, ridurre input e sprechi.
Senza dubbio, una delle cose che in questo momento le applicazioni di intelligenza artificiale sanno fare meglio è analizzare i dati. L'analisi dei dati aziendali tramite IA può individuare in modo veloce elementi che un'analisi umana non è in grado di cogliere. In particolare, va considerato il fatto che un'applicazione di intelligenza artificiale può esaminare in modo rapido migliaia di dati, laddove un'analisi semplicemente da parte del personale umano potrebbe richiedere molto più tempo.
Oltre ad analizzare in poco tempo una grande quantità di dati aziendali, i sistemi di intelligenza artificiale possono individuare modelli e tendenze nascoste che possono aiutare le imprese a prendere decisioni informate e a intervenire in modo proattivo rispetto a sprechi e inefficienze aziendali. Tramite attività di intelligent data processing da parte della macchina è possibile migliorare sia l'analisi dei dati che la precisione degli stessi.
Intelligent Data Processing
Si definiscono col termine inglese intelligent data processing (anche abbreviato con l'acronimo IDP) le tecnologie che usano l'intelligenza artificiale per estrarre, elaborare e analizzare dati. Alcune tecnologie chiave utilizzate nell'IDP includono:
Il Natural Language Processing (NLP)
Il machine learning
La computer vision
Natural language processing
Il natural language processing è un ramo dell'intelligenza artificiale che ha il compito di sviluppare dispositivi e sistemi in grado di comprendere, tradurre e generare il linguaggio umano. Nell'ambito dell'analisi dei dati in ambito aziendale, le tecnologie di NLP consentono dunque al computer di meglio comprendere i dati immessi, inclusi e-mail, libri e documenti. Lo sviluppo di questa tecnologia ha migliorato notevolmente la capacità di analisi dei dati da parte delle applicazioni basate sull'intelligenza artificiale.
Machine learning
Tramite il machine learning i modelli di base dei sistemi di intelligenza artificiale possono apprendere dai dati immessi e migliorare le loro prestazioni nel tempo. Mentre i software di vecchia generazione venivano programmati in modo predefinito, il concetto di machine learning prevede che la macchina possa apprendere dai dati con cui viene a contatto.
Anche questa tecnologia è stata fondamentale per il miglioramento dei processi di analisi dei dati da parte dei software. Nel caso specifico dell'analisi dei dati aziendali, anche al fine di ridurre le spese superflue e le inefficienze, le applicazioni possono avvalersi dell'esperienza fatta con migliaia di altre aziende.
Computer vision
La computer vision è una tecnologia di IA che ha il compito di sviluppare sistemi di intelligenza artificiale che possano comprendere e interpretare immagini e video. In sede di analisi e lettura dei dati, la computer vision può aiutare a estrarre informazioni dai documenti e rilevare anomalie nei dati. In quest'ultimo caso, può essere utile per individuare transazioni fraudolente, permettendo di evitare perdite finanziarie.
Particolare importanza per le imprese possono avere i software di gestione dei costi e delle spese aziendali. Queste applicazioni possono aiutare le società innanzitutto a tenere traccia dei propri costi in modo completo e più accurato. Inoltre, possono essere utili a individuare ambiti di attività con sprechi eccessivi e a prendere migliori decisioni per il controllo dei costi aziendali. Questi software possono essere d'aiuto anche per rispettare normative fiscali e contabili.
I software di gestione dei costi aziendali offrono solitamente funzionalità di raccolta dati, di analisi e di reporting sui dati stessi. Inoltre, possono automatizzare alcune attività che altrimenti dovrebbero compiere i dipendenti. Non tutti i software hanno le stesse caratteristiche e funzionalità e la scelta di quello giusto dipende dalle esigenze aziendali.
Una riduzione dei costi e degli sprechi è solitamente un ottimo modo per aumentare l'utile aziendale anche quando non ci si trova in situazione di crisi. Anzi, solitamente è preferibile intervenire sulle spese superflue quando le finanze dell'azienda sono sane e non come extrema ratio quando la situazione sta precipitando. Alcuni settori dove si può risparmiare con il taglio di alcuni costi sono quelli degli acquisti, della produzione, della logistica e del marketing.
In tutti questi casi, un'analisi puntuale dei costi può aiutare a comprendere meglio in quali settori sia opportuno intervenire prima. È possibile, infatti, che alcuni di questi settori non offrano margini di taglio delle spese senza danneggiare la produttività dell'azienda, mentre in altri siano possibili soluzione non traumatiche.
Le politiche di marketing sono sempre state un aspetto di fondamentale importanza per la crescita di un'azienda, ma quando alle campagne offline si sono affiancate quelle online, assumendo una dimensione anche prevalente rispetto alle prime, è diventato più complesso gestire la pubblicità in modo efficiente. Infatti, le grandi potenzialità di marketing e comunicazione offerte da Internet hanno come rovescio della medaglia il rischio di investire in campagne i cui risultati non sono abbastanza soddisfacenti rispetto al costo.
La scelta dei canali giusti per il proprio target è sicuramente un aspetto importante per avere buoni risultati ed evitare costi eccessivi rispetto ai benefici. Ma anche quando si è individuato il canale giusto, è importante che le campagne siano ottimizzate per ottenere risultati efficaci. Si tratta di una materia nella quale l'improvvisazione rischia di condurre a campagne troppo costose rispetto ai risultati che si ottengono e affidarsi a esperti è fondamentale per evitare sprechi.
Quando un'azienda decide di occuparsi della questione della riduzione dei costi, la scelta tra l'ottimizzazione delle risorse o un taglio netto delle spese dipende dalle singole circostanze che ci si trova ad affrontare. Prima di ricorrere a tagli netti come quelli della forza lavoro, è senza dubbio importante verificare se ci sia il margine per un'ottimizzazione dei processi aziendali che consenta di ridurre i costi senza prendere decisioni più drastiche.
In questo senso, i sistemi di intelligenza artificiale di cui abbiamo parlato finora possono costituire un ausilio importante. Analisi dei dati, reporting e suggerimenti delle applicazioni di IA possono indicare strade e settori di intervento in grado di consentire un miglioramento dell'efficienza e di ridurre i costi senza fare tagli che potrebbero incidere anche in modo negativo sulla produttività di un'impresa.
Quando si parla di intelligenza artificiale si deve considerare che ci si trova di fronte a un genere di tecnologia che negli ultimi anni ha compiuto passi da gigante, ma che ha ancora potenzialità di crescita e innovazione di tipo esponenziale.
Si può dunque prevedere che il futuro prossimo consentirà alle imprese di utilizzare strumenti ancora più potenti rispetto a quelli attuali, che potranno aiutarle ancora di più nella strategia di ottimizzazione dei costi e dell'efficienza dei processi produttivi e più in generale nella pianificazione delle proprie attività.
I processi di machine learning e deep learning che aiutano i sistemi di intelligenza artificiale a migliorarsi tramite l'inserimento di milioni di dati, fanno sì che il modello di base di un'IA diventi sempre più efficace e performante via via che vengono inserite nuove informazioni. In altre parole, intelligenze artificiali con più dati e con una potenza di calcolo maggiore di quella attuale che li possa elaborare daranno risultati ancora migliori rispetto a quelli attuali.