Se sei stanco di perdere di vista gli incarichi assegnati o le date di scadenza, non dovrai più temere di restare indietro: gli strumenti di gestione dei progetti sono pensati appositamente per aiutarti. Adottare il software più adatto alle tue esigenze è assolutamente cruciale, sia per un’azienda appena fondata che per una compagnia che ha mosso già da tempo i suoi primi passi.
Qui di seguito troverai una guida che ti aiuterà ad analizzare in dettaglio il mondo complesso degli strumenti di project portfolio management (PPM), le loro funzionalità e caratteristiche, oltre agli strumenti di gestione dei progetti più utilizzati dalle piccole imprese.
Le funzionalità più importanti da cercare in uno strumento di gestione del progetto sono:
Uno strumento di gestione del progetto aiuta i team a organizzare progetti individuali, mentre uno di project portfolio management professionale (PPM) serve a gestire progetti multipli all’interno di un portfolio. Gli strumenti PPM presentano una vasta gamma di caratteristiche, ma spesso risultano più difficili da usare e più costosi.
La scelta dello strumento di gestione del progetto più adatto al tuo team dipende dalle tue esigenze. I fattori da considerare includono:
Un software di gestione del progetto dovrebbe possedere 7 funzionalità indispensabili per essere considerato davvero valido e funzionale, almeno secondo gli specialisti di gestione del progetto. Queste funzionalità sono le seguenti:
Uno strumento di gestione del progetto dovrebbe risultare facile da usare e da navigare per tutti i membri del team, indipendentemente dalle loro competenze tecniche. Non puoi permetterti di perdere tempo quando si tratta di accedere alle informazioni fondamentali, passare da una priorità all’altra o comunicare, e uno strumento difficile da usare farò solo diminuire la produttività generale.
Poiché la gestione del progetto si basa sul lavoro di squadra, lo strumento in uso dovrebbe consentire ai membri del team di collaborare e comunicare in modo efficace. I team dovrebbero essere in grado di condividere file e assegnare incarichi all’interno della piattaforma senza problemi, sia che lavorino insieme in ufficio, sia che operino da remoto: in questo modo si troveranno sempre sulla stessa lunghezza d’onda e tu sarai in grado di capire quale sarà il passo successivo da intraprendere.
I progetti sono tutti diversi tra loro e, per questo, è necessario che lo strumento in uso (soprattutto il software PPM) sia personalizzabile, in modo da soddisfare le esigenze del progetto e dei team specifici. I team dovrebbero essere in grado di configurarlo perché si adatti ai processi e ai flussi di lavoro, così da approfittare al massimo delle potenzialità offerte dalla tecnologia.
Per assicurare la produttività del tuo team, dovresti cercare uno strumento di gestione dei progetti funzionale e con un’ampia gamma di integrazioni, meglio ancora se native alla piattaforma.
Lo strumento in uso dovrebbe integrarsi con altri strumenti e app che il tuo team già utilizza, come e-mail, calendario e sistema di archiviazione dei file su cloud.
I membri dei team hanno bisogno di tracciare i loro progressi: ecco perché lo strumento in uso dovrebbe fornire report e analisi dettagliati, come le tempistiche del progetto, lo stato delle attività e l’allocazione delle risorse. Grazie al suo aiuto, i team otterranno una migliore comprensione di come stanno proseguendo i progetti e identificheranno eventuali aree di miglioramento.
Le opportunità di crescita per l’azienda sono sempre dietro l’angolo e gli specialisti nella gestione dei progetti ne sono consapevoli: per questo motivo, è essenziale che lo strumento scelto sia scalabile, per adattarsi alla crescita del team e dei progetti e permettere di ampliare lo spazio di archiviazione, il numero degli utenti e i contatti quando necessario.
Lo strumento, infine, dovrebbe fornire un elevato livello di sicurezza per i dati, con misure come la crittografia e il controllo degli accessi. Si tratta di una caratteristica spesso poco considerata ma essenziale, che tutti gli strumenti di gestione dei progetti dovrebbero possedere per mantenere al sicuro le informazioni relative al progetto in corso.
Una volta che avrai accumulato esperienza con più progetti diversi, ti renderai conto che non esistono due team perfettamente uguali e che, per gestire al meglio il lavoro di tutti, è necessario puntare a strumenti di gestione del progetto completi di funzionalità specifiche, come le seguenti.
Le funzionalità di gestione degli incarichi e dei progetti sono fondamentali per creare, monitorare e valutare gli incarichi. Consentono anche di includere istruzioni, assegnare responsabili alle attività e monitorare le date di scadenza. I promemoria e le notifiche automatici, inoltre, ti aiutano a restare sempre aggiornato sullo stato del progetto.
Gli strumenti di monitoraggio del tempo aiutano i team a identificare quali incarichi richiedano più ore per essere completati e a scoprire tutte le aree in cui è possibile lavorare con più efficienza. Inoltre, offrono utili statistiche riguardo alla produttività e permettono di compilare fatture per i collaboratori con maggior rapidità.
Visualizzazioni Agili come le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt rendono il lavoro di gruppo ancora più efficiente. La metodologia Kanban permette infatti di tracciare i progressi del progetto con un solo sguardo o di analizzare i dettagli degli incarichi nello specifico, mentre i diagrammi di Gantt rappresentano un metodo intelligente e pratico per monitorare i piani di ogni membro del team e usare gli spazi vuoti nei programmi a tuo vantaggio, senza però sovraccaricarli di lavoro.
La gestione e l’assegnazione delle risorse permette ai team di capire chi è disponibile ad assumersi un determinato incarico, quali siano le sue capacità e il suo carico di lavoro attuale. Si tratta di informazioni cruciali per assicurarsi che i progetti vengano portati avanti con efficacia e completati all’interno del budget e delle tempistiche stabiliti all’inizio.
La gestione del budget è essenziale per identificare le aree in cui i costi stanno superando le aspettative e prendere decisioni basate sui dati per non arrivare allo sforamento del budget. In questo modo potrai evitare spese eccessive e utilizzerai le risorse in modo adeguato.
La gestione dei rischi permette di valutare, appunto, i principali rischi per il progetto e di sviluppare un piano di emergenza per minimizzare il loro impatto generale. Potrai quindi portare a termine il progetto superando sfide inaspettate e rientrando comunque nei limiti di tempo e budget stabiliti.
Sul mercato esistono moltissimi strumenti di gestione dei progetti basati sul web e adatti alle medie e piccole imprese, come:
Molto conosciuto per la sua interfaccia intuitiva, Asana è uno strumento di gestione dei progetti che consente a chi lo utilizza di collaborare su attività, progetti e flussi di lavoro (oltre a commentare e condividere file), ma non possiede strumenti di analisi e reportistica particolarmente degni di nota.
Molto simile ad Asana, Trello utilizza un layout di bacheca Kanban per organizzare attività e progetti. Nonostante molti specialisti di gestione dei progetti la considerino un’opzione limitata, si integra perfettamente con strumenti come Google Drive e Slack.
Monday.com è uno strumento di gestione dei progetti dotato di un’interfaccia moderna e colorata che consente di organizzare in modo ottimale gli incarichi e i flussi di lavoro. Possiede inoltre un valido sistema di automazioni per velocizzare il lavoro generale, anche se il prezzo potrebbe risultare proibitivo per alcuni team.
Per quanto non sia specificamente nato per la gestione dei progetti, grazie a Basecamp gli utenti possono collaborare su attività, progetti e flussi di lavoro, organizzare incarichi e comunicare. Non possiede strumenti moderni come le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt ma offre un pratico abbonamento mensile fisso che non cambia nonostante vengano aggiunti più utenti.
Jira si è inizialmente diffuso tra i membri dei team di sviluppo software, ma è stato presto adottato sia come strumento di gestione del progetto che come sistema di ticketing. Consente agli utenti di tenere traccia di bug, problemi e richieste di funzionalità ma non possiede molti strumenti di comunicazione.
Per quanto sia piuttosto limitato in termini di gestione dei progetti, Slack è una piattaforma di messaggistica mobile molto utilizzata che permette ai membri dei team di comunicare, collaborare e condividere file. Possiede inoltre molte integrazioni con altri strumenti.
Piattaforma di messaggistica mobile famosa e affidabile, Microsoft Teams è integrabile con altre app e servizi Microsoft come Office 365 e OneDrive. Il suo aspetto forse un po’ datato potrebbe scoraggiare i team più moderni e dinamici, ma è perfetta per le compagnie che già utilizzano prodotti Microsoft.
Zoom è uno strumento di videoconferenza, molto utilizzato dai team remoti. Non presenta quindi strumenti collaborativi o di gestione degli incarichi, ma è altamente funzionale e integrabile con altre applicazioni.
Se stai cercando uno dei migliori strumenti di gestione dei progetti disponibili sul mercato, Bitrix24 è la soluzione che fa per te. Non solo offre utili strumenti Agili come le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt, ma consente di archiviare i documenti sul cloud, di comunicare con i membri del team tramite svariati canali e di velocizzare i processi grazie a flussi di lavoro e automazioni.
Si tratta di una piattaforma completa e altamente funzionale, che mette a disposizione anche calendari di gruppo, un CRM completo con un contact center integrato e uno strumento per la creazione di siti web: esattamente ciò di cui hai bisogno per dominare un mondo in continuo cambiamento, aumentando l’efficienza dei tuoi team e incentivando la collaborazione.
I software PPM presenti sul mercato sono moltissimi: qui di seguito è riportata la lista dei più usati dalle grandi imprese.
Microsoft è molto utilizzato dalle grandi e medie imprese ed è attento all’integrazione con altri prodotti Microsoft. La sua interfaccia user-friendly lo rende molto apprezzato, ma i costi si rivelano proibitivi per le piccole imprese.
CA Technologies si presenta come un software PPM per organizzazioni aziendali, con un’attenzione particolare alla gestione del portfolio IT e allo sviluppo Agile. Si tratta però di un software di livello avanzato, che richiede l’aiuto di un esperto per essere utilizzato con profitto.
Tra i software qui elencati, Planview è il più facile da personalizzare e il più attento alla pianificazione strategica, alla reportistica e all’analisi dei dati. Non si rivela l’opzione più economica, ma è perfetta per le grandi e medie imprese che preferiscono spendere di più con la garanzia di ottenere un prodotto di qualità.
SAP è un software PPM avanzato e dalle grandi potenzialità, che offre anche caratteristiche avanzate per la gestione dei progetti che includono un sistema di gestione delle risorse e dei rischi e il monitoraggio del budget. In più si integra con altri prodotti SAP e possiede un valido supporto per più lingue e valute.
Se cerchi un software più semplice da usare e da integrare con altri prodotti della stessa linea, ServiceNow è l’opzione che fa per te. Si concentra in particolare sulla gestione dei servizi IT ed è molto apprezzato dai team agili.
Oracle consente a chi lo utilizza di condividere dati tra sistemi e strumenti differenti, oltre a gestire il portfolio, i progetti e le finanze in modo impeccabile. Anche se si tratta di un software costoso e difficile da usare, è dotato di un’ottima scalabilità.
Ideale per le grandi e medie imprese, Deltek possiede un’interfaccia user-friendly e svariate opzioni di personalizzazione, oltre a essere molto attento alla gestione dei progetti e delle risorse per le organizzazioni di servizi professionali.
L’acquisto dei software appena menzionati è sconsigliato a chi gestisce una piccola impresa ancora agli inizi: la difficoltà d’uso e i prezzi proibitivi li rendono infatti opzioni decisamente più adatte alle grandi compagnie, che possono permettersi spese maggiori.
Come hai potuto constatare, gli strumenti di gestione dei progetti disponibili sul mercato sono moltissimi. Bitrix24, però, possiede le caratteristiche e le funzionalità indispensabili che aiuteranno il tuo progetto a procedere sulla strada giusta. Provalo subito e massimizza la gestione dei tuoi progetti in un attimo!