8 tecniche di brainstorming per la pianificazione collaborativa dei progetti

In un mondo immerso in un costante cambiamento e innovazione, la pianificazione del team è cruciale per affrontare le sfide che un progetto potrebbe presentare. Le tecniche di brainstorming sono un buon inizio: non solo ti consentiranno di generare un gran numero di nuove idee, ma anche di prendere in considerazione prospettive diverse e analizzare in profondità problemi specifici.

Per ottenere il meglio dal tuo team, dovrai adottare un approccio analitico e trovare la strategia più adatta per raggiungere i tuoi obiettivi. Di seguito scoprirai le 8 migliori tecniche di brainstorming per la pianificazione collaborativa dei progetti, che ti aiuteranno a ottenere risultati grandiosi.

FAQ

Cos’è la pianificazione collaborativa dei progetti?

In che modo il brainstorming può migliorare i risultati del progetto?

1. Mettersi nei panni dell’altro

Provare a pensare come un’altra persona è una delle tecniche di brainstorming più apprezzate per stimolare la nascita di idee uniche e una pianificazione del progetto più efficiente. Tale esercizio parte da una semplice domanda: come si comporterebbe un altro se fosse al mio posto? Il leader del team può quindi incoraggiare un piccolo gruppo o un singolo dipendente a rispondere mettendosi nei panni di personalità diverse. In questo modo, sarà possibile ottenere un gran numero di risposte differenti.

Questa tecnica permette ai dipendenti non abituati a effettuare il brainstorming di uscire dalla comfort zone, ma senza esporsi in prima persona: le risposte raccolte, infatti, si riferiscono alla domanda posta e non necessariamente alle persone che le hanno fornite. Il risultato finale sarà quello di una vasta gamma di idee eterogenee, che potranno essere applicate alla pianificazione collaborativa di un progetto.

2. Scrittura libera

La scrittura libera è un altro dei metodi di brainstorming più apprezzati e implementati dalle aziende. Contribuisce a eliminare l’imbarazzo generato dal dover esporre le proprie idee ad alta voce, oltre a fornire a chi lo utilizza un lasso di tempo maggiore per pensare. Si tratta di una tecnica molto adatta ai membri del team più introversi: ogni partecipante avrà infatti la possibilità di lavorare individualmente, permettendo al responsabile di progetto di venire a conoscenza di idee che, altrimenti, non sarebbero mai state condivise.

La maggior parte delle persone tende a concordare con le opinioni di quei leader che ammira e rispetta, finendo spesso per allineare il proprio modo di pensare con il loro. La scrittura libera, al contrario, permette di valutare svariate possibilità differenti e metterle per iscritto una dopo l’altra, senza lasciarsi influenzare o condizionare dai pareri degli altri. Una volta raccolte, tutte le idee dovranno ovviamente essere valutate per trovare quelle corrispondenti agli obiettivi del progetto. Le tecniche di brainstorming come la scrittura creativa incoraggiano i membri del team a esprimersi nella massima libertà, oltre a permetterti di scoprire nuovi modi per svolgere gli incarichi o risolvere i problemi.

3. Analisi SWOT

L’analisi SWOT (dall’acronimo inglese strenghts, weaknesses, opportunities e threats) è una delle pietre miliari delle tecniche di brainstorming e consiste in una valutazione attenta e ben strutturata dei punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce che il progetto potrebbe incontrare durante il suo sviluppo. Utilizzare questi punti per analizzare l’intero progetto consentirà non solo di comprendere in maniera approfondita la sua portata, ma anche di prevedere eventuali sfide e individuare le aree in cui è possibile migliorare.

La maggior parte delle tecniche di generazione delle idee si basa sulla creatività e la flessibilità, ma effettuare un’analisi SWOT permette di tenere sotto controllo dettagli cruciali, la cui mancanza potrebbe ripercuotersi negativamente e a lungo termine sull’intero progetto. Si tratta anche di una metodologia ideale per rafforzare i metodi di pianificazione del progetto e aumentare la fiducia dell’intero team passo dopo passo.

Puoi creare la struttura da utilizzare per l’analisi SWOT partendo da modelli di flussi di lavoro replicabili. Inizia creando gli incarichi che li compongono, personalizzando ogni passo in base alle necessità del progetto in corso. A progetto finito potrai valutare le prestazioni dell’intero flusso di lavoro, aggiungendo attività dove necessario o rimuovendo quelle superflue, per ottimizzarlo e quindi replicarlo in vista del progetto successivo.

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4. Brainstorming inverso

Basato sul pensiero fuori dagli schemi, il brainstorming inverso adotta un approccio originale che consiste nell’allontanarsi dalla soluzione diretta di un problema per concentrarsi, invece, sull’identificazione dei modi che potrebbero causare o aggravare tale problema. È una delle tecniche di brainstorming più utili per aggirare gli eventuali punti critici del progetto, quelli che rischiano di bloccare te e il tuo team causando frustrazione e nervosismo.

Per rendere il brainstorming inverso ancora più efficace, puoi affidarti agli strumenti di gestione delle attività. Crea degli incarichi legati a ciascuna delle minacce che rischiano di ostacolare il raggiungimento dei vostri obiettivi e classificale secondo le possibili conseguenze e la fattibilità: in questo modo potrai distribuire accuratamente le risorse, dedicando maggiori sforzi, tempo e impiego di personale agli impatti più probabili e dal rischio più elevato.

5. Ideazione rapida

Come suggerisce il nome stesso, l’ideazione rapida è un’attività basata sulla velocità mentale, in cui il leader si limita a presentare le informazioni di base del progetto, la data di scadenza e le sfide principali che sarà necessario affrontare. Dopodiché, il team dovrà fornire qualunque idea venga in mente ai vari membri, comprese quelle più assurde o inattuabili, all’interno di un arco di tempo limitato e senza alcun filtro.

Per stimolare la creatività al massimo e ottenere risultati soddisfacenti, l’ideazione rapida deve essere sostenuta da una struttura solida. Si tratta di un esercizio di brainstorming collaborativo, che può essere eseguito tramite post-it, su una lavagna, con carta e penna o persino online. Se vuoi aumentare la pressione e impedire ai membri del team di soffermarsi per troppo tempo su una singola idea, puoi diminuire il tempo a disposizione e inserire un conto alla rovescia grazie a uno strumento per il monitoraggio del tempo. L’intera sessione non dovrebbe comunque superare i 45 minuti, per evitare che le idee vengano raffinate eccessivamente prima di presentarle.

Questa tecnica aiuta a mantenere la sessione di brainstorming attiva e dinamica, favorendo la condivisione di idee fuori dal comune e focalizzando l’attenzione sulla quantità piuttosto che sulla qualità. Viene applicata abitualmente dalle agenzie pubblicitarie e di design quando si tratta di pianificare un progetto in maniera collaborativa, ma è possibile utilizzarla anche per identificare nuovi approcci alle problematiche del progetto o per sviluppare nuovi prodotti o servizi.

6. Brainstorming per domande

Le tecniche di brainstorming più implementate mirano a generare soluzioni, ma a volte può accadere che tali soluzioni vengano suggerite da una serie di domande. Presenta ai membri del tuo team l’argomento di discussione e, invece di chiedere le loro idee in proposito, fai in modo che tutti i presenti condividano con gli altri le loro domande.

Sfida il tuo team a trovare il maggior numero possibile di domande relative al tema oggetto di discussione. Prendi nota di tutto ciò che verrà suggerito, ricordando ai partecipanti di concentrarsi principalmente sul come, il cosa, il quando, il chi, il dove e il perché. Questa strategia aiuta ad affrontare tutti gli aspetti chiave del progetto prima del suo inizio ed evita che alcuni dettagli vengano trascurati, finendo per incidere sulla qualità dei deliverable.

7. Mappe mentali

Tra le tecniche di brainstorming del progetto più note e semplici da implementare troviamo sicuramente le mappe mentali. Con il loro aiuto, i team potranno visualizzare non solo le idee in maniera chiara e diretta, ma anche le connessioni che le uniscono. Per iniziare, poni al centro di un foglio o della lavagna un concetto (ad esempio, l’obiettivo finale del progetto in corso) e fai partire da esso tutte le diramazioni delle idee correlate, per creare una rete di pensieri interconnessi.

Puoi anche decidere di liberarti di carta e penna e svolgere questa operazione approfittando delle potenzialità offerte dalla tecnologia, per creare una mappa mentale interattiva sul cloud. La versione online delle mappe mentali si rivela superiore alla sua controparte cartacea grazie alla sua notevole chiarezza e coesione. L’aggiunta di funzioni di ricerca consente agli utenti di trovare rapidamente le informazioni che cercano e di creare facilmente delle attività all’interno dello strumento di gestione degli incarichi, per poi liberare gli appositi slot di tempo sui loro calendari. La caratteristica più interessante, però, è il fatto di essere basata sul cloud: ciò incoraggia la creatività collaborativa tra i team remoti che lavorano in luoghi diversi, come se si trovassero tutti all'interno dello stesso spazio fisico.

8. Brainstorming a rotazione

L’ultima delle tecniche di brainstorming presentata in questo elenco è particolarmente indicata per ottenere un input valido da tutti i dipendenti, anche da quelli silenziosi e che tendono a essere messi in ombra dai colleghi più espansivi. Il brainstorming a rotazione (noto anche con il termine inglese round-robin) si basa su una struttura democratica e inclusiva che pone l’accento sul contributo di ogni partecipante e permette loro di contribuire presentando le proprie idee senza interruzioni.

Mettere in pratica questa tecnica è molto semplice: il responsabile della riunione dovrà attendere che i partecipanti si siano seduti in cerchio per presentare il problema di cui è necessario discutere in tutti i suoi aspetti. In seguito, prenderà nota delle idee presentate, invitando i partecipanti a rispettare il loro turno per parlare. Il brainstorming a rotazione può essere svolto anche con i dipendenti che lavorano da remoto, utilizzando un software per le videoconferenze: se la funzione è supportata, potrai silenziare tutti i partecipanti tranne la persona che sta parlando, evitando la confusione causata dalla sovrapposizione di voci. Tra i vantaggi del brainstorming a rotazione troviamo la possibilità di mettere in relazione le idee dei partecipanti, rendendo la pianificazione davvero collaborativa e fornendo lo spunto per nuove soluzioni. Questa tecnica, inoltre, contribuisce a incoraggiare il senso di appartenenza tra i membri del team, aumentando la motivazione generale.

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Le tecniche di brainstorming hanno alle spalle una lunga storia: in passato, erano utilizzate principalmente dalle agenzie pubblicitarie e da altri settori basati sulla creatività, ma si sono presto diffuse anche all’interno di aziende molto diverse. Perfette per generare un gran numero di idee in un breve lasso di tempo e riunire punti di vista e opinioni differenti, strategie come il mettersi nei panni degli altri, la scrittura libera, l’analisi SWOT, il brainstorming inverso, l’ideazione rapida, il brainstorming per domande, le mappe mentali e il brainstorming a rotazione aiuteranno il tuo team a uscire dalla solita routine e a trovare soluzioni inaspettate a ogni genere di problema.

Per mettere in pratica le idee raccolte e trasformarle in un progetto di successo, avrai bisogno di una piattaforma completa e funzionale, in grado di offrirti tutti gli strumenti di cui hai bisogno in un unico spazio. Bitrix24 è la soluzione che cerchi: basata sul cloud e perfetta sia per i team che lavorano in presenza che per quelli da remoto, presenta un pratico software per il monitoraggio del tempo, strumenti per le videoconferenze e la gestione degli incarichi, documenti collaborativi, un gran numero di integrazioni e molto altro. Esplora nuove opportunità con tecniche di brainstorming efficaci e innovative: iscriviti a Bitrix24, noterai la differenza!