Kanban e Scrum sono due modalità Agile che consentono ai team di gestire e monitorare i processi lavorativi in modo efficace. Tuttavia, quando bisogna scegliere, ci sono diversi fattori da prendere in considerazione.
La modalità Kanban rende più fluido il lavoro favorendo una certa continuità, mentre la modalità Scrum si focalizza principalmente su blocchi di lavoro di breve durata, chiamati Sprint.
Come vedremo in questo articolo, le differenze tra le due modalità sono parecchie nonostante entrambe siano state create con lo stesso obiettivo: migliorare le performance e i risultati lavorativi.
Vediamo ora le caratteristiche sia di Scrum che di Kanban.
Per comprendere l'essenza di queste ormai famose metodologie è necessario tornare indietro nel tempo per vedere cosa ha portato alla loro creazione.
L'ispirazione per questa metodologia viene dal rugby, dove questo termine è usato per indicare la formazione serrata dei giocatori che cercano di conquistare il possesso della palla.
Il termine scrum venne usato per la prima volta al di fuori del suo contesto originale nel 1986 nell'articolo "The New Product Development Game", in cui venivano elogiate le migliori prestazioni di produzione di alcune aziende, rispetto alla maggior parte di quelle concorrenti, grazie a un approccio basato sul team. Pertanto, l'idea ruotava attorno alla realizzazione di un ambiente produttivo in cui i team potessero lavorare a stretto contatto al fine di raggiungere gli obiettivi comuni.
Nel 1995, la metodologia è stata finalmente sviluppata per l'industria del software e resa pubblica alla conferenza OOPSLA (Object-Oriented Programming, Systems, Languages & Applications). Oltre alla creazione di più organizzazioni Scrum, un altro importante evento nell'evoluzione di questa metodologia è l'introduzione della prima versione della Guida Scrum, nel 2010.
La storia di Kanban inizia decenni prima in Giappone, dove per prevenire ulteriori perdite finanziarie causate dalla sovrapproduzione e mantenere la competitività con i rivali americani, Toyota implementa un metodo rivoluzionario per la gestione del carico di lavoro al fine di aiutare i lavoratori a capire quando fosse necessario rifornire, assemblare, trasportare, etc.
Il sistema Kanban si basa sull'idea che, per ottenere prestazioni produttive superiori e ridurre gli sprechi, i team debbano concentrarsi sulla domanda dei clienti piuttosto che sulla produzione di quantità specifiche di merci da presentare in un mercato già saturo.
Kanban utilizza un sistema secondo il quale i dipendenti non possono lavorare su un nuovo ordine prima che ci sia una nuova richiesta, che ricevono sotto forma di segnali visivi. Questo approccio offre una maggiore visibilità in tutti i processi di produzione e riduce significativamente le scorte in eccesso di merci e materiali.
Nel 2010, il metodo Kanban è stato introdotto per il knowledge work, il lavoro di conoscenza.
Ora vediamo le caratteristiche di entrambe le modalità, in modo che tu possa decidere quale metodologia sia più adatta ai tuoi obiettivi.
Prima di addentrarci nei particolari, ti invitiamo a consultare la seguente tabella per avere una panoramica delle caratteristiche che analizzeremo.
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Scrum |
Kanban |
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Ruoli e responsabilità |
Product owner, Scrum Master, Team di sviluppo. |
Non è richiesto nessun ruolo per portare a termine il lavoro. Tuttavia, il sistema consente la creazione di due ruoli: Service delivery manager e Service request manager. |
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Limiti WIP (work-in-progress) |
Il sistema permette agli utenti di determinare il lavoro da completare entro ogni Sprint. |
È possibile impostare limiti al numero di lavori in corso in ciascuna fase del flusso di lavoro. |
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Miglioramenti nelle iterazioni |
Non sono consentite modifiche alle attività esistenti durante uno Sprint. |
Il sistema Kanban consente il miglioramento continuo dei processi di lavoro prima che siano completati. |
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Misurazione della produttività dei dipendenti |
Velocity, Sprint Burndown |
Cycle Time, Throughput |
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Meeting |
I meeting sono obbligatori e vi sono: Sprint planning, Daily Scrum, Sprint review, Sprint retrospective ma non solo. |
I meeting sono facoltativi e includono Prioritization meeting e Retrospective meeting. |
Ruoli e responsabilità degli utenti rappresentano una delle differenze principali. Con Scrum, ci sono tre ruoli principali all’interno del team Scrum: Product Owner, Scrum Master e Team di sviluppo.
Di norma, i Product owner sono responsabili dell'identificazione dei progetti che devono essere portati a termine entro un periodo di tempo predefinito, della comunicazione con i membri del proprio team, di fornire un feedback continuo e di garantire che il lavoro svolto dal team Scrum sia in linea con gli obiettivi aziendali.
Gli Scrum Master, a loro volta, sono responsabili della creazione di un ambiente di lavoro sano con il minor numero di interruzioni organizzative possibile e, inoltre, devono assicurarsi che ogni membro del team lavori all'interno del framework Scrum.
Il Team di sviluppo è responsabile della realizzazione di ciò che è stato assegnato dal Product owner. Le modalità di esecuzione del lavoro possono essere scelte in autonomia, sulla base delle preferenze e dell’esperienza di ogni membro del team.
Il sistema Kanban non prevede un ampio elenco di ruoli predefiniti. Questo approccio incoraggia la collaborazione all'interno dei team e, nel caso in cui uno dei dipendenti non sia in grado di raggiungere obiettivi specifici, può chiedere aiuto ad altri colleghi meno occupati.
Tuttavia, i membri del team che utilizzano questa metodologia possono assumere due ruoli distinti: Service Delivery Manager e Service Request Manager. Il primo si occupa di tutti i flussi di lavoro, sia interni che esterni al sistema Kanban, mentre il secondo si concentra principalmente sui flussi di lavoro in entrata.
In altre parole, i Service Delivery Manager si assicurano che i membri del team siano ugualmente coinvolti in tutti i processi e lavorino per fornire un servizio clienti eccellente invece, i Service Request Manager gestiscono tutti i progetti in arrivo, facilitano le discussioni sul prodotto finale, aiutano i team a definire obiettivi concreti e chiari che dovranno perseguire al fine di offrire ai clienti ciò che desiderano.
Tutti gli elementi che devono essere completati prima della fine di ogni Sprint vengono discussi durante le sessioni di pianificazione. Una volta che lo Sprint è stato avviato, gli utenti Scrum non possono aggiungere nuovi elementi o apportare modifiche.
Finché determinati utenti hanno il permesso di apportare modifiche alle bacheche esistenti, altri utenti possono rimanere aggiornati su ciò che sta accadendo nelle varie fasi di un flusso di lavoro. Anche se un determinato processo è in corso, Kanban consente di apportare modifiche e miglioramenti prima che il processo sia completato.
Esiste un'ampia selezione di metriche che permettono di misurare le prestazioni di un team in un determinato periodo di tempo, le più comuni sono Velocity e Sprint Burndown.
Velocity consente di tenere traccia di quanto lavoro può svolgere il team durante un'iterazione, mentre Sprint Burndown si concentra sulla quantità di lavoro ancora da completare prima della data di scadenza, rientrando così nei tempi previsti. Sulla base dei dati forniti da Velocity, diventa possibile misurare quanto lavoro un team sarà in grado di gestire nei timebox futuri.
Alcune delle principali metriche di Kanban che ti permettono di misurare le prestazioni del tuo team sono Cycle Time (in italiano, tempi di ciclo) e Throughput.
Cycle Time misura la quantità totale di tempo impiegato per completare ogni incarico. Ciò a cui ogni squadra dovrebbe mirare sono tempi di ciclo bassi, il che indica che il lavoro stia procedendo senza intoppi.
La metrica Throughput, invece, calcola la quantità totale di lavoro completata da ciascun dipendente in un intervallo di tempo specifico.
Mentre le metriche Cycle Time consentono agli utenti di prevedere la quantità di tempo di cui un dipendente avrà bisogno per consegnare i progetti futuri, la metrica Throughput fornisce approfondimenti dettagliati sulla capacità lavorativa di un dipendente.
I meeting in Scrum sono obbligatori e sono di diversi tipi, tra cui Sprint planning, Daily Scrum e Sprint review.
La pianificazione dello Sprint di solito avviene all'inizio di ogni Sprint. L’obiettivo di tali sessioni è quello di chiarire ciò che il team dovrebbe consegnare entro la fine di uno Sprint, determinare la quantità di tempo necessaria per la riuscita del progetto, assegnare ruoli e responsabilità ai membri del team.
I Daily Scrum si svolgono durante l'intero Sprint e assegnano una maggiore responsabilità a ogni membro del team. L'idea alla base di questa sessione è quella di consentire ai dipendenti di condividere con i colleghi ciò che hanno già raggiunto finora, i loro obiettivi quotidiani e, in caso, comunicare se vi sia qualcosa che rallenta il lavoro.
Gli Sprint review avvengono alla fine di ogni Sprint e riuniscono tutti i membri del team Scrum per discutere il prodotto finale e ricevere feedback dal Product owner.
I meeting in Kanban sono facoltativi. Finché c'è un flusso continuo di nuovi elementi, i membri del team possono lavorare in autonomia. Inoltre, Kanban favorisce la collaborazione attraverso commenti, condivisione di documenti, creazione di nuovi articoli, etc. In questo modo, il sistema consente un miglioramento continuo di tutti i processi in corso. Pertanto, non è necessario organizzare degli incontri giornalieri, poiché tutte le informazioni relative ai progressi del team sono facilmente accessibili a tutti.
D'altra parte, Kanban incoraggia gli utenti a organizzare prioritization meeting (in italiano, riunioni delle priorità) e retrospective meeting (in italiano, riunioni retrospettive). I primi consentono agli utenti di discutere quali elementi dovrebbero essere inclusi in un flusso di lavoro e identificare le priorità; i retrospective meeting, invece, non avendo Kanban iterazioni fisse, spetta al team decidere se organizzarli o meno. L'obiettivo di tali sessioni è riflettere sulle prestazioni lavorative svolte e concordare ciò che deve essere migliorato al fine di offrire maggiore valore al cliente.
Come puoi vedere, sia Scrum che Kanban offrono agli utenti approcci completamente diversi per gestire il proprio carico di lavoro. Tuttavia, la domanda non è quale sia migliore, ma piuttosto quale sia più adatto al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Che tu scelga Kanban o Scrum, entrambi ti aiuteranno a trasformare rapidamente le tue idee in progetti concreti e ad aumentare la produttività del tuo team.