Le riunioni con i clienti possono spesso risultare faticose, soprattutto quelle che segnano l’inizio di un nuovo progetto. Fortunatamente, esistono svariate strategie per trasformare il kick-off meeting in un’attività decisamente più piacevole e apprezzata dai clienti.
Desideri organizzare una riunione di lancio del progetto impeccabile, che ti aiuti ad allineare tutti i partecipanti verso un unico obiettivo? Qui di seguito troverai 8 suggerimenti per riuscirci e raggiungere risultati mai visti prima.
Con il termine kick-off meeting, o riunione di inizio progetto, viene definito il primo incontro tra il team di lavoro e il cliente, che precede l’inizio ufficiale del progetto. Il kick-off meeting consente di ottenere una comprensione più ampia del background e dei driver aziendali, di analizzare il riassunto del progetto e di discutere riguardo a ciò che viene considerato successo.
Per realizzare un kick-off meeting di successo è necessario:
In una riunione di avvio del progetto con un nuovo cliente è necessario trattare:
Le riunioni iniziali sono importanti nella gestione dei progetti perché facilitano la comunicazione, aiutano a determinare i punti chiave del progetto, permettono di porre domande al cliente, stabiliscono aspettative realistiche e allineano tutti i partecipanti verso gli stessi obiettivi.
Al momento di organizzare la riunione di inizio progetto, è necessario prendere in considerazione i cambiamenti che hanno interessato il panorama aziendale negli ultimi anni. Sempre più impiegati svolgono infatti il loro lavoro da remoto e, per questo motivo, molte compagnie ricorrono all’organizzazione di riunioni virtuali, per venire incontro alle esigenze dei clienti e collegare persone che vivono in città o persino paesi diversi.
Di solito i clienti preferiscono svolgere i kick-off meeting in presenza, ma preparati anche alla possibilità che richiedano un incontro virtuale, magari per consentire la partecipazione in forma remota a rappresentanti o altri professionisti. Affidati alla tecnologia e utilizza un software per le videochiamate in HD, che permetta non solo di condividere lo schermo, ma anche di inviare documenti e messaggi e di alzare la mano per prendere la parola. Dovrai ovviamente assicurarti che non imponga limiti di tempo: Bitrix24, ad esempio, offre un servizio di comunicazione illimitata già con il suo piano gratuito.
Uno dei consigli più importanti per chi organizza riunioni con i clienti o interne al proprio team è la creazione di un ordine del giorno della riunione di avvio del progetto ben strutturato, che aiuterà a stabilire le aspettative per la riunione. Un documento di questo genere dovrebbe indicare, in linea di massima:
Chi parteciperà alla riunione
Quale sarà il suo obiettivo
Quando e dove verrà organizzata
Quali sono i motivi dietro alla convocazione dell’incontro e cosa ci si aspetta di discutere durante lo svolgimento.
L’ordine del giorno presenta le informazioni riguardanti i punti da discutere e determina sia il tempo stimato per affrontare ciascun punto che le persone che si occuperanno di illustrarli. Le piattaforme per la collaborazione e la comunicazione offrono spesso modelli adattabili a tutte le esigenze, che possono essere modificati e personalizzati a piacimento. Una volta completata la creazione dell’ordine del giorno, condividilo con tutti i partecipanti, perché siano al corrente dello scopo della riunione e del calendario che regola il suo svolgimento e possano prepararsi adeguatamente per fornire il loro contributo.
All’avvio di un nuovo progetto, spesso i membri del team di lavoro e il cliente non si conoscono tra loro. Ecco perché uno dei passi più importanti da compiere durante una riunione di lancio del progetto è introdurre adeguatamente tutti i partecipanti.
Non limitarti a delle semplici presentazioni, ma fai un passo avanti e impegnati a favorire la nascita di rapporti basati sulla fiducia reciproca e la collaborazione. Consenti a ogni professionista presente alla riunione di dichiarare il proprio nome e la funzione che svolge, oltre a qualche informazione in più su di sé, poi dai il via libera alle domande per eliminare l’imbarazzo e rompere il ghiaccio. Solo così il kick-off meeting svolgerà la sua funzione principale, ossia fornire ai partecipanti la possibilità di conoscersi e gettare le basi di un rapporto cordiale e aperto, che porterà il progetto al successo finale.
Prima di iniziare il kick-off meeting, è fondamentale inviare la pianificazione di inizio del progetto a tutti i partecipanti, così da dare tempo agli assistenti di valutarla in dettaglio e prendere nota di eventuali domande. Durante la riunione di avvio del progetto dovrai ovviamente presentare tale piano punto per punto, per dimostrare in che modo lavora il tuo team.
Il piano di progetto definisce sia i suoi obiettivi che l’ambito. Non dimenticare di presentare il programma delle attività e delle tappe previste, l’allocazione delle risorse e il budget e discuti anche gli eventuali rischi connessi, il suo potenziale impatto e i piani di emergenza da implementare in caso di necessità. Infine, dovresti riflettere sulla possibilità di lasciare uno spazio per le domande dei presenti e, ovviamente, perfezionare qualunque dettaglio che necessiti di modifiche o miglioramenti.
Uno degli errori commessi più spesso quando si avvia un progetto riguarda l’assenza di chiarimenti sull’impatto che questo potrebbe avere. Tutti i dipendenti sono ben informati riguardo al traguardo da raggiungere e si impegnano al massimo per ottenerlo, ma pochi sono davvero consapevoli del modo in cui tale traguardo sia collegato agli obiettivi aziendali: una mancanza di comprensione che rende difficile distinguere i compiti fondamentali da quelli secondari e rischia di creare bottleneck che, altrimenti, sarebbero facilmente evitabili.
Prenditi tutto il tempo necessario per spiegare in maniera concisa non solo di cosa tratta il progetto, ma anche in quale modo si collega agli obiettivi dell’azienda. Questo procedimento avvierà un percorso chiaro da seguire, permettendoti di identificare le priorità ed eliminare eventuali incomprensioni. L’idea alla base è che tutti i dipendenti si rendano conto della motivazione e dello scopo dietro agli incarichi che svolgono, così da trovarsi tutti sulla stessa lunghezza d’onda nel perseguimento degli obiettivi.
Per quanto l’assegnazione delle responsabilità avvenga già durante la pianificazione di avvio di un nuovo progetto, il cliente non conosce le attività che lo compongono, né i professionisti che dovranno occuparsene. Per questo motivo, è importante dedicare qualche minuto di tempo ad affrontare ogni singolo incarico assegnato ai membri del team, per fornire al cliente informazioni e dettagli di grande rilevanza e fare luce su metodologie o parametri che potrebbe voler conoscere meglio.
Il kick-off meeting è un’occasione perfetta per verificare che tutti comprendano i loro compiti e quando e come verranno valutate le loro prestazioni. Questo vale anche per il cliente: in caso di richiesta di collaborazione o informazioni, dovrebbe sempre sapere in che modo ci si aspetta che partecipi ed entro quale lasso di tempo, poiché qualsiasi ritardo potrebbe rischiare di compromettere l’avanzamento dell’intero progetto.
Le riunioni di avvio del progetto dovrebbero sempre specificare gli strumenti da utilizzare per portare a termine gli incarichi e monitorare il lavoro svolto: si tratta di soluzioni fondamentali per assicurare la massima efficienza e il coordinamento del team e per questo motivo è necessario ricorrere a strumenti tecnologici completi e all’avanguardia. Una piattaforma di collaborazione e comunicazione come Bitrix24 permette di utilizzare e-mail, messaggistica istantanea, videochiamate e videoconferenze per restare in contatto sia con i membri del team che con i clienti, ovunque si trovino e con pochi, semplici clic.
Bitrix24, inoltre, dispone di un potente sistema di gestione degli incarichi e dei progetti che semplifica l’assegnazione degli incarichi, il monitoraggio dei progressi e la gestione delle scadenze: con il suo aiuto potrai determinare quanto tempo ciascun dipendente impiega per completare i propri incarichi, verificare le dipendenze, individuare eventuali bottleneck e ricollocare le risorse in un attimo. Se poi desideri raccogliere i documenti e le informazioni in un unico spazio per facilitare l’accesso a tutte le parti interessate, potrai riuscirci grazie al suo potente cloud. Gestire un progetto nella sua interezza e presentarlo durante il kick-off meeting non è mai stato tanto semplice.
Una volta terminata la fase di presentazione, il team di progetto o il cliente potrebbero avere altre domande riguardanti l’ambito, gli incarichi collegati al progetto o qualsiasi altro argomento. È quindi cruciale lasciare del tempo per rispondere a tali domande e affrontare qualsiasi dettaglio che non risulti sufficientemente chiaro. Ricorda solo di pianificare questa fase già al momento di scrivere l’ordine del giorno del kick-off meeting, poiché lo scopo ultimo di questa riunione è proprio garantire che i partecipanti siano sulla stessa lunghezza d’onda e pronti a iniziare il loro lavoro.
Una volta soddisfatte le curiosità e risolti i dubbi, prenditi qualche altro minuto per rivedere i punti più importanti di cui si è discusso, confermare se siano presenti o meno dei compiti rimasti in sospeso dalla riunione e compilare un breve elenco delle attività. Ricorda anche di indicare la modalità e la data in cui verrà condiviso il primo aggiornamento del progetto e cosa ci si aspetta da ciascuna delle parti coinvolte: in questo modo ti assicurerai una volta di più che tutti i presenti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Infine, condividi un documento riassuntivo riguardo la riunione d’inizio del progetto, per suggellare l’impegno concordato durante il suo svolgimento.
Se non si dispone di una struttura che faciliti la messa in atto di un progetto, il processo di onboarding del cliente potrebbe risultare decisamente stressante. Segui i consigli che hai appena letto e prendili come punto di riferimento per condurre un kick-off meeting di successo con i nuovi clienti: i risultati positivi non si faranno attendere.
Il segreto è nella pianificazione dell’avvio del progetto che, per risultare efficace, deve essere scrupolosa e dettagliata. Non solo: durante lo svolgimento della riunione dovrai dedicare al cliente la massima attenzione, prendere nota dei suoi eventuali dubbi e domande e valutare se la pianificazione necessiti o meno di modifiche per allinearsi con le sue richieste. Si tratta di un incontro ideale per stabilire i limiti dell’ambito del progetto e le aspettative di ciascuna parte coinvolta, che ti aiuterà anche a conoscere meglio il tuo cliente e a porre le basi per una relazione reciprocamente vantaggiosa.
La tecnologia è ancora una volta dalla tua parte: per trarre il massimo dall’incontro e portare a termine il progetto avrai bisogno di una piattaforma di collaborazione e comunicazione completa come Bitrix24. Con il suo aiuto potrai infatti gestire ogni fase del lavoro, comunicare con il tuo team e con il cliente, assegnare incarichi e molto di più, il tutto nella massima semplicità. Se in passato ti sei chiesto come organizzare un kick-off meeting efficace, hai appena trovato la risposta che stavi cercando. Approfitta delle potenzialità della tecnologia, iscriviti a Bitrix24 e conquista i tuoi clienti già dal primo incontro!