Spesso si tende a considerare il sistema VoIP come una soluzione adatta solamente alle grandi imprese. Questa supposizione, tuttavia, non trova fondamento nella realtà: i benefici offerti da tale tecnologia, tra cui una maggiore flessibilità e una significativa riduzione dei costi operativi, sono accessibili e possono essere capitalizzati con grande efficacia anche dalle piccole imprese.
Non conosci nel dettaglio la comunicazione VoIP e le sue numerose funzionalità? Allora continua a leggere: scoprirai subito 8 benefici rivoluzionari di questa tecnologia e come utilizzarla, per portare la tua piccola impresa a livelli di successo senza precedenti.
Tra gli svariati benefici del sistema VoIP spicca sicuramente la grande semplicità di installazione, mantenimento e utilizzo. Al contrario di quanto accade per la telefonia fissa, implementare sistemi di telefonia digitale non richiede di contattare un tecnico incaricato dell’installazione, né necessita dell’acquisto di un hardware specifico, che occuperebbe spazio in più e richiederebbe costi di manutenzione aggiuntivi.
Iniziare a utilizzare la telefonia cloud per le imprese è davvero facile: di solito è sufficiente scaricare il software fornito dal provider VoIP scelto e configurarlo creando un account per ciascun dipendente che lo utilizzerà. In seguito, sarà necessario scegliere password sicure e impostare le dovute autorizzazioni di accesso. Sarà l’app stessa a determinare automaticamente il numero di telefono assegnato a ciascun impiegato, mentre il provider si occuperà di fornire aggiornamenti frequenti e assistenza tecnica secondo le necessità. Uno dei maggiori vantaggi del sistema VoIP consiste nell’essere utilizzabile fin da subito: avrai a disposizione tutte le linee telefoniche di cui hai bisogno in pochi minuti, invece di aspettare che la compagnia telefonica scelta invii i suoi tecnici a completare l’installazione.
Più che un semplice servizio che permette di inoltrare e ricevere chiamate, la tecnologia VoIP è una vera e propria piattaforma, in grado di integrare svariate funzionalità per migliorare le interazioni tra le piccole imprese e i clienti e fornitori. Il sistema VoIP moderno integra videochiamate, teleconferenze e messaggistica istantanea, per centralizzare tutte le comunicazioni in un unico spazio. Alcune soluzioni, tra le altre, includono anche segreteria telefonica, messaggi di benvenuto, menù e trasferimento di chiamata.
Prima di scegliere il VoIP per piccole imprese più adatto alle tue esigenze, controlla le funzionalità offerte e i costi, oltre al budget a tua disposizione. Bitrix24, ad esempio, offre numeri di telefono in 43 paesi, oltre alle app desktop e mobile che si integrano alla perfezione con il CRM e il call center. Tra i suoi innumerevoli servizi trovi anche avviso e trasferimento di chiamata, videoconferenze in HD con condivisione dello schermo, accodamento delle chiamate sia audio che video e molto altro. Disponibile per PC e Mac e sia per Android che per iOS, è la soluzione che soddisfa in pieno tutti i requisiti della tua compagnia.
Sempre più imprese scelgono di implementare forme di lavoro ibrido e da remoto, che richiedono un certo livello di flessibilità. Perché la transizione al mondo digitale risulti efficiente, però, le aziende dovrebbero contare su strumenti in grado di adattarsi perfettamente a questi nuovi paradigmi lavorativi. La telefonia IP rientra in pieno nella categoria: permette infatti ai dipendenti di effettuare chiamate ovunque si trovino, contando sulla potenza della connessione internet e nella massima semplicità.
Tra i benefici del sistema VoIP rientra anche la grande adattabilità: potrai effettuare chiamate e rispondere tramite qualsiasi dispositivo, che sia uno smartphone, un tablet o persino un computer. Sarà sufficiente possedere una connessione stabile, dopodiché potrai metterti subito in contatto con fornitori, clienti o colleghi, in qualunque parte del mondo si trovino. La comunicazione VoIP è Integrabile con strumenti come il CRM e facilita il lavoro di squadra, rendendo immediato il trasferimento di informazioni e la collaborazione.
I database rientrano tra i beni più preziosi dell’azienda, piccola o grande che sia: per questo motivo, è fondamentale tenerli al sicuro. Molti dirigenti di piccole imprese si chiedono se le soluzioni VoIP aziendali contino su un livello di sicurezza sufficientemente elevato, preoccupati da pericoli come il furto di informazioni online.
Fortunatamente, l’elevata sicurezza è una delle caratteristiche cruciali del sistema VoIP, anche se le specifiche variano in base al sistema scelto. Queste soluzioni dispongono infatti di protocolli di crittografia standardizzati, che impediscono a persone esterne alla compagnia di accedere ai dati trasmessi attraverso di essi. In questo modo, le tue comunicazioni aziendali risulteranno sempre protette.
Effettuare telefonate o videochiamate di scarsa qualità non è mai piacevole, soprattutto quando si organizza una riunione online fondamentale per l’esito del progetto o si cerca di comunicare con dipendenti che lavorano da remoto. Implementare un sistema telefonico VoIP nella tua piccola impresa ti aiuterà a superare queste difficoltà e a ottenere una maggior chiarezza nelle tue comunicazioni, oltre a una minore probabilità di caduta delle chiamate rispetto alle linee analogiche.
La persona con cui comunichi non percepirà alcuna differenza legata alla piattaforma utilizzata. In più, non sperimenterà le eventuali problematiche legate alla telefonia tradizionale. Grazie al VoIP avrai la possibilità di collegarti per partecipare a una riunione internazionale con i tuoi clienti, senza doverti preoccupare dei costi o della qualità della chiamata. Inoltre, l’eccezionale qualità della tecnologia VoIP per PMI può migliorare la reputazione dell’azienda, accrescendo la fiducia che clienti e fornitori ripongono in essa.
Lavorare in maniera efficiente contribuisce ad accrescere la produttività e, di conseguenza, ad aumentare le entrate dell’azienda e favorire la sua crescita. L’uso della telefonia analogica comporta certamente un investimento maggiore per la compagnia: ogni nuovo talento assunto avrà probabilmente bisogno di una nuova linea telefonica, il cui acquisto finirà per incidere notevolmente sui costi fissi. In questo senso, il risparmio con la telefonia VoIP è notevole, poiché tra le sue caratteristiche fondamentali rientra anche la scalabilità.
Hai bisogno di un nuovo numero di telefono? Nessun problema: sarà sufficiente richiederlo al provider scelto e in un attimo risulterà operativo. Allo stesso modo, se dovessi invece decidere di eliminare alcune linee telefoniche, potrai contattare immediatamente il tuo provider e disiscrivere il numero di utenti desiderato.
L’obiettivo delle nuove tecnologie è semplificare la routine quotidiana dei dipendenti, offrendo loro una maggiore flessibilità e riducendo il tempo dedicato agli incarichi più ripetitivi e meno stimolanti. Anche il sistema VoIP prevede l’automazione: la telefonia IP, ad esempio, può essere impiegata dalle piccole imprese per assistere la clientela quando il team del servizio clienti non è disponibile, al di fuori dell’orario lavorativo o nei giorni festivi.
Imposta un assistente automatico che risponda alle domande più frequenti dei clienti, quotidianamente o quando gli operatori non sono disponibili, prima che la chiamata venga trasferita a un rappresentante dell’azienda. Se poi desideri analizzare le prestazioni dei dipendenti, puoi scegliere di programmare la registrazione casuale delle chiamate o, al contrario, registrarle tutte. In questo modo otterrai dati utili a perfezionare il servizio clienti e informazioni precise sulle cause più comuni che spingono le persone a contattarti, oltre agli orari e ai giorni in cui viene effettuato il maggior numero di chiamate.
Utilizzare soluzioni VoIP permetterà anche ai tuoi operatori del servizio clienti o agli agenti di vendita di accedere ai dati associati al telefono da cui si riceve la chiamata o a cui si effettua: in questo modo, resteranno sempre aggiornati sulle precedenti interazioni con il lead o il cliente.
L’ultimo dei benefici offerti dal sistema VoIP riguarda la grande convenienza. I costi operativi di questa tecnologia sono decisamente inferiori rispetto a quelli delle compagnie telefoniche tradizionali: si rivelano quindi la scelta più indicata per le imprese appena avviate, che necessitano di risparmiare il più possibile.
Adottando una tecnologia di questo tipo non dovrai più pagare separatamente le spese per internet, linea telefonica e altri strumenti aziendali, né sarai costretto a gestire due reti separate, una per il telefono e una per i dati. Il risparmio si estende anche alla facilità di contrattazione, mantenimento e configurazione: poiché il VoIP non necessita dell’installazione di un hardware specifico per essere utilizzato, non avrai bisogno dell’aiuto di tecnici specializzati. Organizzare frequentemente videochiamate e videoconferenze invece di riunioni in presenza, inoltre, permetterà ai tuoi dipendenti di partecipare virtualmente ovunque si trovino, aiutandoti a ridurre le spese dei loro spostamenti e aumentando notevolmente la loro soddisfazione. Infine, gli abbonamenti alla tecnologia digitale aziendale sono decisamente più economici rispetto a quelli della telefonia analogica: tutte le funzioni sono incluse, senza costi aggiuntivi o indiretti.
La semplicità di installazione e di gestione rendono il sistema VoIP particolarmente indicato per le piccole imprese, ma anche per quelle di media grandezza. Una soluzione di questo tipo è scalabile, estremamente flessibile e perfettamente adattabile a svariate necessità, offre telefonate a prezzi decisamente accessibili e permette di risparmiare risorse, tempo e denaro. Implementare la tecnologia VoIP all’interno della tua azienda la aiuterà ad applicare il telelavoro senza alcuna difficoltà o problema di natura tecnologica e a crescere in modo fluido. In più, la tua reputazione presso clienti e fornitori migliorerà e sarai in grado di ridurre notevolmente anche le spese operative.
Rispetto alla telefonia tradizionale, il VoIP offre una maggior sicurezza nelle comunicazioni grazie a protocolli di crittografia standardizzati, una migliore qualità delle chiamate (verso il proprio paese e l’estero), automazioni e svariate caratteristiche aggiuntive, tutte estremamente vantaggiose per la tua azienda e in grado di offrirti risultati eccezionali in breve tempo. Per quanto possano presentare anche degli svantaggi, come la necessità di una connessione internet ad alta velocità e stabile per utilizzarli al meglio, i benefici dei sistemi VoIP sono molteplici e superano di gran lunga i difetti.
Se desideri migliorare la comunicazione e accrescere la reputazione positiva della tua piccola impresa, Bitrix24 è la soluzione che fa per te: più di un semplice strumento di telefonia cloud per le imprese, è una vera e propria opzione di gestione aziendale completa e altamente intuitiva. Tra le sue numerose funzionalità include un CRM integrato con la soluzione VoIP, un valido sistema di gestione degli incarichi e dei progetti, numerose automazioni, strumenti avanzati per fornire un servizio clienti impeccabile e aiutare i tuoi dipendenti a svolgere i loro incarichi con profitto e molto di più. Cosa stai aspettando? Iscriviti oggi e rivoluziona il tuo modo di collaborare e comunicare con Bitrix24!
Cos'è un sistema VoIP
Un sistema VoIP (Voce tramite Protocollo Internet) è una tecnologia che consente agli utenti di effettuare chiamate utilizzando una connessione Internet a banda larga invece di una linea telefonica tradizionale o analogica. Converte i suoni in pacchetti digitali e li trasmette tramite Internet, in modo simile ad altri tipi di dati come le e-mail.
In che modo i sistemi VoIP possono trasformare le comunicazioni di una piccola impresa?
I sistemi VoIP possono trasformare le comunicazioni di una piccola impresa in virtù della loro efficienza e convenienza. È infatti possibile utilizzarli per effettuare chiamate di alta qualità tramite connessione internet, ovunque ci si trovi e a costi ridotti. Inoltre, permettono di raccogliere dati di chiamata, che contribuiscono a migliorare le vendite e il servizio clienti dell’azienda.
Quali sono i benefici economici dell’implementazione di un sistema VoIP in una piccola impresa?
I benefici economici dell’implementazione di un sistema VoIP in una piccola impresa sono:
L’eliminazione delle spese di mantenimento della linea telefonica fissa
La riduzione dei costi di installazione
La scalabilità a un costo ridotto: i sistemi VoIP si adattano facilmente alla crescita dell’azienda, con un investimento minimo
L’abbassamento dei costi delle chiamate, sia locali che internazionali.
È complicato implementare e gestire sistemi VoIP in un’azienda?
Implementare e gestire sistemi VoIP in un’azienda non è complicato: la maggior parte dei provider offre infatti soluzioni semplici da installare e da configurare, dotate di interfacce intuitive. Nonostante ciò, potrebbe comunque essere necessario investire nella formazione per approfittare al massimo delle funzionalità offerte dal servizio.