Ti sarà sicuramente capitato di osservare il lavoro dei tuoi amici, colleghi o manager e chiederti quale sia il segreto della loro eccezionale produttività. Il più delle volte è semplicemente questione di buone abitudini e della giusta attitudine, ma esistono anche strumenti e tecniche in grado di aiutarti a migliorare da questo punto di vista.
Un ottimo livello di organizzazione ti permetterà non solo di raggiungere i tuoi obiettivi con facilità, ma anche di migliorare la produttività, sia personale che lavorativa. Per questo motivo abbiamo raccolto 10 segreti di persone altamente produttive, per ispirarti a trovare il tuo metodo e ottenere anche tu il successo che meriti.
Registrati su Bitrix24
Una delle abitudini che caratterizza le persone altamente produttive, e che dovresti implementare, è quella di pianificare con attenzione la tua giornata fin dall’inizio, partendo dai compiti più difficili: sarà più semplice eseguirli durante le ore del mattino, a mente fresca e con una dose maggiore di energia e concentrazione, e prima che e-mail di lavoro e telefonate possano interrompere il tuo flusso di lavoro. Un’altra ottima idea è quella di organizzare la giornata nei minimi dettagli fin dal pomeriggio precedente, sistemando in ordine di importanza le attività a cui dovrai dedicarti per risparmiare tempo prezioso.
Uno spazio di lavoro ordinato e funzionale e un’organizzazione impeccabile degli incarichi saranno i tuoi alleati numero uno per aumentare la produttività e raggiungere la tanto desiderata meta finale. Grazie all’aiuto di un calendario completo e delle sue molteplici funzionalità, poi, sarai in grado di organizzare le tue attività in modo ancora più proficuo, per gestirle al meglio senza dimenticarne nemmeno una.
Una delle caratteristiche fondamentali delle persone altamente produttive è certamente la chiarezza dei loro obiettivi. Sapere dove si è diretti significa avere già in mente metà del piano e permette inoltre di affrontare le varie tappe con il metodo e la tranquillità necessari a raggiungere la vetta. Per questo è essenziale che la pianificazione delle fasi del tuo progetto sia eseguita con cura, ma anche che l’obiettivo finale (o gli obiettivi!) sia chiaro già al momento di iniziare il lavoro.
In caso di difficoltà, puoi sempre contare sui cosiddetti obiettivi SMART (dall’inglese “Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-based”, ossia “specifici, quantificabili, ottenibili, rilevanti e basati sul tempo”): plasmare il tuo lavoro su queste caratteristiche ti aiuterà a procedere con più facilità, tenendo sempre bene a mente ciò che desideri ottenere.
Più o meno tutte le guide sul miglioramento della produttività concordano su un punto: il multitasking, ossia lo svolgimento di diverse attività contemporaneamente, non è mai una scelta saggia. Tentare di completare due o più incarichi nel tempo in cui ne termineresti uno solo, infatti, rischia di farti commettere errori su entrambi, portandoti quindi a perdere tempo. Le persone altamente produttive tendono piuttosto a concentrare la propria attenzione su un solo lavoro, per portarlo a termine in modo proficuo e senza errori prima di passare al successivo.
Se pensi di non essere in grado di affrontare nel modo giusto un compito assegnato, dividilo piuttosto in parti più piccole e gestibili, che potrai affrontare l’una dopo l’altra con più calma e in momenti diversi, dedicando a ognuna il tempo che merita per essere svolta con attenzione. In questo modo eviterai di dover rifare tutto da capo e il carico di lavoro risulterà più gestibile.
Potrebbe sembrare un consiglio scontato, ma creare una routine precisa e seguirla rappresenta una delle pietre miliari della produttività. In fin dei conti, una routine non è altro che una serie di azioni ripetute giorno dopo giorno, fino a diventare un elemento della quotidianità: applicata non solo al lavoro, ma anche ad altri aspetti della tua vita quotidiana come i pasti o l’attività fisica, ti permetterà di ottenere grandi risultati gestendo egregiamente i tempi.
Se vorrai rientrare tra le persone altamente produttive, dovrai essere estremamente costante nella tua routine quotidiana, bilanciando le varie attività per farle rientrare tutte nel tuo orario giornaliero. Prova a consumare i pasti (colazione, pranzo e cena) alla stessa ora, e a seguire gli stessi passi ogni giorno anche per quanto riguarda le pause o i momenti che dedichi all’attività sportiva. Creare una routine stabile e precisa ti permetterà di dosare le tue energie nel modo giusto e di migliorare l’umore grazie a una sensazione di stabilità e ordine, che porterà a una maggiore soddisfazione generale.
Essere in grado di dire di no è importante quanto sapersi organizzare nel modo giusto. Le persone altamente produttive, infatti, sanno distinguere tra gli incarichi proficui, che porteranno a un ulteriore sviluppo delle loro abilità e quindi al successo finale, e quelli che invece non conducono a risultati concreti.
Imparare a dire di no ti aiuterà a evitare il sovraccarico di lavoro (dovuto spesso all’entusiasmo di volersi occupare di ogni progetto possibile per dimostrare il tuo valore), permettendoti di dedicare più tempo a quelle attività in grado di farti crescere professionalmente e facendoti acquisire abitudini di lavoro produttive che ti accompagneranno anche in futuro. Non aver paura di rifiutare: la produttività non è una questione di quantità, quanto piuttosto di tempo speso nel modo migliore!
Registrati subito
Le persone altamente produttive conoscono bene i rischi che la distrazione comporta: sarà sicuramente capitato anche a te di sbagliare un passaggio del tuo progetto a causa del rumore che circondava la tua postazione di lavoro o per le chiacchiere di un collega troppo espansivo. Per questo motivo, dovresti identificare le principali cause di distrazione nel tuo ambiente e impegnarti a ridurle il più possibile.
Indossa un paio di cuffie per non essere disturbato dal rumore di fondo, allontanati da quei colleghi troppo chiacchieroni, chiudi tutte le schede del browser che potrebbero portarti a dimenticare momentaneamente i tuoi doveri, allontana lo smartphone per non cadere nella tentazione di dare un’occhiata ai social media… Bastano poche accortezze per tornare a concentrarsi immediatamente sul progetto che hai tra le mani e terminarlo in breve tempo.
Non caricarti di lavoro eccessivo, come avrai capito, rappresenta una delle migliori strategie per accrescere esponenzialmente la tua produttività. Fai affidamento anche sul tuo team per portare a termine un progetto, soprattutto se sai di poter delegare degli incarichi a qualcuno che possa eccellere nella loro realizzazione e che sia in grado di consegnare un ottimo risultato in tempi brevi. Una volta ricevuto un incarico, scegli subito se svolgerlo tu o se passarlo a uno dei membri della tua squadra mentre ti occupi di altro: il tempismo sarà fondamentale per una buona riuscita del lavoro generale.
Riuscire a delegare un incarico con saggezza non sarà utile solo a mantenere la concentrazione sull’incarico che hai tra le mani, ma contribuirà a consolidare la fiducia che ti lega ai membri della tua squadra e a migliorare le loro abilità in vista di un obiettivo più grande da raggiungere insieme. Un lavoro di squadra ben realizzato parlerà da sé!
Molti esempi di lavoro produttivo possono essere collegati all’uso di soluzioni tecnologiche: bastano le app giuste, infatti, per dare al tuo lavoro quel tocco in più di cui avevi bisogno per renderlo ancora più efficiente. Inoltre, se riuscirai ad automatizzare le parti più noiose e ripetitive del tuo incarico, risparmierai il tempo necessario per dedicarti agli aspetti più interessanti e stimolanti.
Non c’è bisogno di complicarsi la vita con innumerevoli sistemi difficili da capire e da installare: bastano pochi strumenti utili e usati nel modo giusto, come un software dotato di sistema Kanban, per ottenere risultati fantastici. Potrai compilare elenchi con le cose da fare e segnarle man mano che le avrai completate e suddividere le attività in ‘terminate’, ‘in corso’ e ‘da iniziare’, così da non perdere nemmeno un dettaglio e tenere sotto controllo tutte le tue attività nello stesso momento. Vedrai che, una volta che inizi a usare queste app, non riuscirai più a farne a meno.
Di solito, le persone altamente produttive non si lasciano scoraggiare dai fallimenti: nonostante possa capitare di inciampare durante il percorso o di calcolare nel modo errato i risultati di un’azione, considerano ogni eventuale caduta una preziosa lezione per evitare di sbagliare ancora in futuro. A nessuno piace davvero dover ammettere di aver commesso un passo falso, ma correre rischi (e sbagliare!) è essenziale se si desidera diventare leader capaci, efficienti e produttivi.
Prova a cambiare il tuo atteggiamento nei confronti delle sfide e ad accettarle con più tranquillità: sia che si concludano in un successo, sia che ti costringano a ripensare alle strategie con cui le affronti, combattere contro la paura di fallire e vincerla è molto più importante del risultato vero e proprio. In fondo, chi impara da un errore sa cosa aspettarsi in futuro e come non commetterlo di nuovo, migliorando le proprie performance sul lungo termine. Il segreto è non smettere mai di provare!
Chiunque ha bisogno di fare una pausa, anche le persone altamente produttive, che sembrano quasi dotate di poteri sovraumani. Sapere quando è il momento migliore per riposare, infatti, è estremamente importante per migliorare i tuoi ritmi di lavoro e garantirti una produttività invidiabile, oltre a farti sentire meglio sia dal punto di vista fisico che psicologico.
Dai importanza al tuo tempo libero, senza riempirlo di preoccupazioni o pensieri legati al lavoro: per quanto importante o imminente possa essere il progetto a cui lavori, la pausa deve essere un momento in cui hai davvero intenzione di riposare. Evita di trascorrere la pausa pranzo davanti al computer, prova piuttosto a uscire per qualche minuto, a meditare o a dedicare il tuo riposo a un’attività rilassante e slegata da quella lavorativa. In questo modo potrai tornare al lavoro davvero ricaricato e motivato, con meno stress e senza la sensazione di non aver davvero riposato. Provare per credere!
Se sei arrivato a leggere fin qui, avrai certamente imparato qualche dettaglio in più riguardo alle persone altamente produttive e a ciò che le rende tali. Adottare una serie di abitudini positive e portarle avanti con il tempo sulle prime potrebbe sembrare difficile, ma in realtà è solo questione di pazienza e impegno: siamo certi che, una volta applicati i consigli che hai appena letto, sarai anche tu in grado di migliorare la tua produttività e di ottenere risultati grandiosi in tutti i tuoi progetti.
Grazie a un software completo e ricco di funzionalità, poi, organizzare il tuo lavoro risulterà ancora più semplice e proficuo: prova Bitrix24 e la sua suite di strumenti già da oggi, affidati alle sue potenzialità per massimizzare la tua resa!