Produttività è la parola chiave ora?
Sì, lo è, soprattutto quando si tratta di lavorare da casa e gestire grandi team da remoto. Applicare gli stessi principi utilizzati in ufficio non funzionerebbe con le nuove modalità di lavoro poiché viene a mancare la comunicazione di persona.
Puoi fare tutte le videochiamate che vuoi ma comunque non otterrai dei risultati evidenti per quanto riguarda la produttività del tuo team.
Qual è la soluzione? Prima di tutto, identifichiamo i maggiori problemi e le principali sfide.
Le principali sfide che i team stanno affrontando a livello di produttività
Alcune di queste sfide intaccano la qualità del lavoro di squadra già da tempo, mentre altre sono diventate più importanti solo negli ultimi anni a causa della crescita della tendenza del lavoro a distanza a livello mondiale.
• Mancanza di concentrazione
Questo è dovuto a diversi fattori tra cui le fonti di distrazione tipiche del lavoro da casa, in quanto non tutti sanno resistere alla tentazione; il fatto che alcune persone non hanno l’abilità di stabilire delle priorità tra gli incarichi, il che porta ad avere incarichi incompleti o scaduti. Infine, la colpa è in parte dovuta allo scadente sistema di gestione degli incarichi.
• Mancanza di comprensione e comunicazione all'interno del team
Un altro nodo cruciale che può, in qualche modo, essere risolto utilizzando degli strumenti di comunicazione adatti e un software di project management, preferibilmente integrati.
• Tempo dedicato a incarichi non essenziali
Ci sono tanti processi e incarichi che possono essere evitati, abbandonati o automatizzati in modo che i membri del tuo team non debbano dedicare del tempo a essi. Per esempio, template per incarichi ricorrenti e la robotic process automation sono un must quando si lavora a diversi progetti contemporaneamente.
• Mancanza di strumenti adatti
Anche se magari stai già utilizzando uno strumento (o un set di strumenti) per la gestione di incarichi e progetti, c’è sempre spazio per un miglioramento. Aspetta solo di leggere il paragrafo successivo per scoprire come Bitrix24 possa favorire l'aumento della tua produttività.
Aumenta la tua produttività con gli incarichi di Bitrix24
Come forse già sai, Bitrix24 è una piattaforma multifunzionale davvero grandiosa in termini di collaborazione online, project management e vendite.
Dato che prestiamo particolare interesse a incarichi e produttività, scopriamo come Bitrix24 può aiutare te e il tuo team a risparmiare ore preziose con la gestione degli incarichi quotidiani.
Una volta invitati i dipendenti all’interno del gruppo di lavoro (equivalente al team/dipartimento nella vita reale), occorre assegnare loro ruoli, incarichi e autorizzazioni di accesso. Successivamente, il progetto può essere avviato mentre voi vi potete concentrare su alcune funzionalità avanzate di produttività.
1. Incarichi ricorrenti e automazione
Bitrix24 offre diverse opzioni in termini di automazione degli incarichi:
- Incarichi ricorrenti: è possibile impostare la ripetizione di un incarico ricorrente, che verrà creato automaticamente sulla base dei parametri precedentemente impostati.
- Regole di automazione degli incarichi, ideate per aiutarti ad automatizzare il flusso di lavoro e incrementare la produttività soprattutto lavorando ai grandi progetti. Si tratta di un set di trigger e azioni che puoi impostare all’interno della sezione “Incarichi” per:
• Inviare notifiche automaticamente
• Cambiare la persona responsabile automaticamente
• Modificare le scadenze automaticamente
L’automazione degli incarichi è molto utile in quanto permette di risparmiare del tempo e di rendere il lavoro più fluido.
2. Incarichi secondari
Una volta creato il progetto, riunito il team e assegnati i ruoli, puoi iniziare a impostare gli incarichi per i singoli dipendenti (o team). Ogni dipendente può ricoprire uno dei seguenti ruoli all’interno di un incarico:
• Creatore
• Responsabile
• In assistenza
• Osservatore
Una volta impostati ruoli, scadenza e, se necessario, la priorità, si può procedere con lo svolgimento dell’incarico. La persona che ricopre il ruolo di responsabile riceverà una notifica e tu, creatore, a tempo debito verrai aggiornato su ogni modifica circa lo stato di avanzamento dell’incarico. Facile, no?!
Tuttavia, quando si lavora a incarichi complessi, è meglio dividere l’incarico in più incarichi secondari dipendenti dal principale, che può essere chiuso solo dopo il completamento di quelli secondari.
Creare incarichi secondari è veramente semplice e intuitivo: clicca sull’incarico principale > Aggiungi > Crea incarico secondario.
Gli incarichi secondari potrebbero essere molto utili quando viene richiesto un controllo maggiore e preciso degli incarichi più complessi. La divisione in incarichi più semplici aiuta a ottimizzare il flusso di lavoro del progetto e semplificare il monitoraggio dello stato di avanzamento.
Inoltre, gli incarichi secondari possono essere assegnati a diversi dipendenti, il che rende il processo generale ancora più flessibile.
3. Template incarichi
Non importa a quale progetto tu stia lavorando, ci saranno sempre incarichi con parametri simili. Grazie ai template puoi ridurre i tempi, non dovendo creare lo stesso incarico più e più volte.
Tutto quello che devi fare è creare un template dell’incarico e impostarne i parametri. Le impostazioni verranno salvate e in futuro non dovrai riempire nuovamente i campi per la creazione dell’incarico. È possibile modificare in qualsiasi momento il template o un incarico creato.
4. Kanban
Kanban, strumento pensato appositamente per i gruppi di lavoro, permette di personalizzare le fasi del progetto e spostare gli incarichi da una fase all’altra per monitorarne i progressi.
Chiara e intuitiva, questa modalità di rappresentazione degli incarichi ti consente di rimanere sempre aggiornato sullo stato del progetto.
L’intera gestione avviene all’interno della scheda Kanban:
• avviare, terminare, creare ed eliminare incarichi
• modificare lo stato degli incarichi esistenti
• impostare le scadenze
Inoltre, puoi spostarti da un progetto all’altro con un semplice clic.
Conclusione
Questi sono solo 4 dei modi in cui gli incarichi di Bitrix24 possono aiutare te e la tua azienda a incrementare la produttività. Ci auguriamo che queste informazioni siano utili e che tu possa provare alcuni (o tutti) nostri suggerimenti per migliorare la gestione dei tuoi progetti.
Se non hai mai usato Bitrix24, dai un’occhiata al nostro piano gratuito che offre alcune di queste funzionalità e può essere facilmente attivato semplicemente inserendo l’indirizzo e-mail.