Per iniziare… cos’è un’app di produttività?
Se hai procrastinato qualcosa almeno una volta nella vita, dovresti conoscere la risposta a questa domanda. Per coloro che non hanno mai procrastinato, apparentemente molto diversi da noi, procrastinatori per eccellenza, ecco la definizione:
Un’app/software di produttività è una categoria di programmi creata per rendere più semplici, intuitivi e utili per l’utente i processi di produzione ed elaborazione di informazioni. Si tratta di una definizione molto generica dato che anche app come Wordpad e Photoshop possono essere considerate app di produttività.
Quando noi, persone comuni non esperti di linguistica, parliamo di produttività solitamente facciamo riferimento ad app che possono essere usate per migliorare la produttività sia personale che lavorativa (anche contemporaneamente).
Le app di produttività sono veramente utili?
I più scettici potrebbero, giustamente, mettere in dubbio l'idea alla base di queste app, pensando che siano un espediente. La domanda è: funzionano davvero?
Dare una risposta non è semplice e sicuramente dipende da diversi fattori come età, occupazione e frequenza con cui si usa lo smartphone.
Secondo un recente studio, le persone di età compresa tra 25 e 40 anni (la maggior parte dei quali può essere considerata Millennials) sostengono che le app di produttività siano veramente utili nel raggiungere l’equilibrio vita-lavoro.
In ogni caso, diversi specialisti concordano sul fatto che l’utilizzo di questo tipo di app possa aiutarti a:
• Avere un approccio più metodico, sia a livello personale che lavorativo
• Risparmiare tempo per gli incarichi quotidiani
• Dare priorità agli obiettivi e pianificare meglio giornata, settimana, mese, etc.
• Scoprire nuove modalità di svolgimento
• Risparmiare, anche a livello economico (soprattutto se si prevede di utilizzare un'app di produttività per scopi aziendali)
Come puoi notare, queste applicazioni hanno molto da offrire, sia per quanto riguarda la salute mentale sia in termini di efficienza. Sono molto popolari tra le persone, forse le più scaricate dato che per il 96,77% dei possessori di smartphone, le app di produttività rappresentano la categoria dominante per dispositivi mobili (secondo uno studio di Google del 2019).
Cosa rende le app di produttività così importanti nel 2021?
Un altro fatto interessante fa riferimento alla situazione vissuta nell’ultimo anno: a partire dall’inizio del 2020, tutti siamo diventanti sempre più dipendenti dalle varie app o servizi che ci permettono di lavorare, rimanere in contatto con amici e parenti e svagarci.
Questo ha portato a un aumento senza precedenti dell’utilizzo di dispositivi con una conseguente diminuzione del tempo libero a disposizione. Infatti, non andando in ufficio, abbiamo guadagnato circa 1-2 ore in più al giorno, ma ciò non significa che questo tempo "libero" sia stato impiegato, o venga tuttora impiegato, per qualcosa di produttivo.
Dai un'occhiata a questi dati gentilmente concessi da Statista: quasi la metà (47%) degli intervistati ha indicato "distrazioni domestiche" come principale lato negativo del lavoro da remoto. Per non parlare del 29% delle persone che, lavorando da casa, non si sente motivato.
A questi dati va aggiunto il fatto che lo smartworking rappresenti una vera sfida, soprattutto per coloro che non l'avevano mai fatto prima del lockdown e, quindi, è plausibile che la produttività di molte persone aumenti con non poche difficoltà.
Inoltre, ci sono migliaia (se non milioni) di aziende, grandi e piccole, che sono passate al remoto e molte di esse faticano ancora per trovare gli strumenti giusti per comunicazione, collaborazione online e lavoro in generale.
Non ne sei convinto? Ecco alcune statistiche a sostegno di quanto detto:
Ora che i rapporti che un tempo ci tenevano uniti in ufficio sono scomparsi, le app per la produttività iniziano a sembrare un'ottima opzione per riprodurre il lavoro di squadra e ricominciare da capo.
Quindi, quali sono le migliori app di produttività da usare nel 2021?
Le abbiamo inserite nel seguente elenco.
App di produttività: top 5 per il 2021
Le 5 categorie che abbiamo preso in considerazione sono:
• Project management
• Organizzazione/pianificazione
• Note
• Gestione e monitoraggio del tempo
• Finanza/contabilità
Abbiamo intenzionalmente voluto escludere tutte le app seconde in classifica: qui c’è solo il meglio del meglio, divertiti.
Project management - Bitrix24
No, l’intento non è quello di promuovere il nostro prodotto (cosa che, in realtà, stiamo facendo) ma Bitrix24 ha davvero tutto il necessario per lavorare e seguire i progetti in modo fluido ed efficiente. Che tu stia ancora lavorando in ufficio o sia passato definitivamente allo smart working, qui troverai molti strumenti utili per il project management:
• Gruppi di lavoro, incarichi e progetti: personalizzabili e con tracciamento del tempo
• Chat individuali e di gruppo
• Videochiamate e videoconferenze
• Spazio di archiviazione online e strumenti di collaborazione
• Diversi tipi di view: Kanban, scadenza, dipendenze tra incarichi e molto altro
• Notifiche, commenti, condivisione file, e-mail.
• Tutti gli strumenti che stai usando ora possono essere facilmente integrati con Bitrix24.
Disponibile sia per desktop che per dispositivi mobili, Bitrix24 è in grado di sostituire immediatamente tutte le altre app o servizi su cui fai affidamento per il project management. Bitrix24 permetterà a te e alla tua azienda di lavorare in un unico spazio in modo tale da non doverti più preoccupare per il fatto che ogni membro del team usi app diverse.
Un numero minore di applicazioni significa meno spese per l’azienda. Inoltre, Bitrix24 ha un piano gratuito che offre diverse funzionalità per soddisfare le esigenze dei team di piccole dimensioni.
Organizzazione/pianificazione - Any.do
Questa è senza dubbio la migliore app di pianificazione disponibile sul mercato. I suoi utenti non sono solo project manager che vogliono tenere traccia dei progressi del loro lavoro, ma anche persone comuni che la scelgono per le attività quotidiane.
L'app stessa consente di creare attività, elenchi da spuntare e promemoria e stabilire le priorità. Ovviamente è tutto collegato al tuo account personale e può essere facilmente sincronizzato con qualsiasi dispositivo.
Any.do è semplicissimo da impostare e usare e presenta probabilmente l'interfaccia utente più pulita e intuitiva che tu abbia mai visto. Fortemente consigliato.
L’app, nonostante abbia una versione “premium” a pagamento con funzionalità più avanzate, è completa anche nella sua versione gratuità e mette a disposizione diverse funzionalità interessanti.
Note - Evernote
Da quasi dieci anni i creatori di questa app si impegnano per migliorare costantemente il proprio servizio.
Quindi, cosa ti consente di fare Evernote in più rispetto all’app delle note del tuo telefono? Oltre alle funzionalità di base, Evernote ha note e liste di controllo ricercabili. Ti permette anche di allegare file, ritagliare articoli e pagine web e aggiungere altri tipi di contenuto alle tue note.
Inoltre, puoi utilizzare la fotocamera del telefono per scansionare e digitalizzare documenti come biglietti da visita, note scritte a mano o fatture. Naturalmente, tutto il contenuto è facilmente sincronizzabile su tutti i tuoi dispositivi una volta effettuato l'accesso al tuo account.
Nel complesso, un'ottima app per prendere appunti!
Gestione e monitoraggio del tempo - RescueTime
Anche qui il livello è molto alto: una volta installata su desktop/mobile, l’app inizia a monitorare automaticamente il tempo trascorso nelle diverse attività/app/servizi/siti web. Tutto viene eseguito in modalità background, quindi non ti accorgerai nemmeno che l’app sia attiva.
Dopo aver raccolto dati a sufficienza, RescueTime creerà dei report con un'analisi completa di come (e dove) trascorri il tuo tempo, fornendo così idee su come ottimizzare la tua pianificazione giornaliera e, forse, rivedere le tue priorità.
C'è solo uno svantaggio di questa app: non mente mai e ti sbatte sempre la triste verità in faccia. Potrai rimanere sorpreso nell’apprendere che, in una giornata lavorativa di 8 ore, in realtà hai lavorato per forse 3,5 ore e il resto lo hai trascorso sui social media o per un’attività non produttiva. Preparati ad accettarlo e iniziare a migliorare.
Questa è un'app per il monitoraggio del tempo davvero valida, unica nel suo genere.
Finanza/contabilità - Quickbooks
La gestione delle finanze è un compito noioso che, generalmente, non svolgiamo con piacere. Tuttavia, se lo fai e lo fai bene, potrebbe rivelarsi uno di quei rari casi in cui puoi risparmiare sia tempo e che denaro!
L'app che riteniamo meriti il primo posto in questa categoria è QuickBooks. Sebbene sia stata progettata principalmente per le piccole imprese e i contabili, possono usarla davvero tutti.
QuickBooks è un’ottima soluzione per tenere traccia di spese, bollette e tasse. Con un'interfaccia semplice e chiara, offre tantissime integrazioni con altre app assicurandosi la fiducia di coloro che vogliono prendere in mano il controllo delle proprie spese.
Per concludere
Speriamo che ti sia venuta voglia di provare almeno una di queste app (ti assicuriamo che ne vale la pena) e, perché no, di iniziare a usarle regolarmente per aumentare la tua produttività.
C’è tempo. Sii produttivo. Abbi cura di te. Il 2021 è appena iniziato!