Per far sì che lo scambio di informazioni e la comunicazione tra i membri dei team dispersi siano efficaci e immediati, le aziende possono mettere in pratica alcune delle migliori tecniche di collaborazione nei progetti. Grazie a queste strategie, la distanza fisica non rappresenterà più un problema: le squadre adotteranno un approccio più creativo al lavoro e saranno in grado di risolvere facilmente i conflitti. Potranno anche scambiare suggerimenti, mantenendo allo stesso tempo l’allineamento con gli obiettivi aziendali.
Desideri gestire i progetti remoti in maniera più produttiva, senza sforare il budget e mantenendo costante la crescita della tua compagnia? Questo articolo rappresenta un ottimo punto di partenza: scopri come consolidare la collaborazione nei tuoi team di progetto remoti con l’aiuto di 10 tattiche eccellenti.
Il brainstorming, una delle più efficaci tecniche di collaborazione nei progetti, consiste nella creazione di uno spazio in cui i partecipanti esprimono liberamente idee e pensieri su un tema stabilito. In questo modo, è possibile sviluppare concetti mai esplorati o risolvere problemi contando su un approccio innovativo, stimolando il pensiero creativo. La diffusione massiccia del lavoro ibrido e da remoto ha richiesto l’utilizzo di strumenti per effettuare il brainstorming anche a distanza, come le lavagne virtuali. Questo perché, in origine, ci si serviva di tale tecnica solamente durante le riunioni in presenza.
Le sessioni di brainstorming vengono organizzate prevalentemente all’inizio di un progetto, quando è necessario stabilirne la portata, identificare le opportunità e determinare l’intero percorso da seguire. In questo contesto, i team distribuiti possono trarre grande beneficio dall’utilizzo di lavagne virtuali, che sostengono la partecipazione attiva permettendo di organizzare attentamente i concetti e di assegnare a essi la giusta priorità.
Impiega una piattaforma che dispone di lavagne virtuali per pianificare sessioni di brainstorming sempre efficaci. Incoraggerai così la collaborazione dei team remoti e la loro creatività, consentendo ai partecipanti di interagire in tempo reale, come se si trovassero nella stessa stanza. I dipendenti saranno in grado di visualizzare l’intero progetto e di contribuire con note adesive, diagrammi o schizzi, utilizzando tutti gli strumenti interattivi forniti dalle lavagne.
Gli stand-up meeting sono brevi riunioni giornaliere, che contribuiscono a mantenere aggiornati sullo svolgimento del lavoro anche i team dispersi, tramite le discussioni sui potenziali ostacoli e sulle priorità del progetto in corso. In questo contesto, devono essere ritenute parte integrante della strategia di gestione di progetti per team remoti.
È importante che tali riunioni siano brevi, dirette e dritte al punto. Puoi stabilire la loro struttura attorno a tre domande, che riguardano ciò che ha ottenuto ogni membro del team durante la giornata precedente, gli eventuali problemi che potrebbero ostacolare l'avanzamento del progetto e le attività programmate per la giornata da ciascun professionista. Le risposte ottenute contribuiranno alla concentrazione del team sugli obiettivi, massimizzando l’efficacia del lavoro generale.
Implementa i tuoi stand-up quotidiani con una piattaforma per la gestione dei progetti fornita di strumenti di comunicazione, come Bitrix24. Potrai effettuare le micro-riunioni quotidiane tramite videochiamata o live chat, ottimizzando il coinvolgimento dei dipendenti nonostante la distanza.
Bitrix24, software ricco di funzionalità, agevola la comunicazione e la gestione di incarichi e progetti, offrendo opzioni di ludicizzazione ai tuoi dipendenti.
Provalo oraNella mappatura collaborativa delle attività, gli incarichi vengono disposti all’interno di una bacheca o di una lista condivisa, per mostrare ai membri del team lo stato delle varie attività e i professionisti che se ne stanno occupando.
Questa tecnica di collaborazione nei progetti per i team dispersi, con l’aiuto dei giusti strumenti, semplifica non solo la pianificazione, l’assegnazione e lo svolgimento degli incarichi, ma anche l’impostazione di scadenze. Alcuni sistemi di gestione dei progetti remoti sono altamente personalizzabili e dispongono di etichette per ogni attività, da spostare all’interno di elenchi per indicare, ad esempio, se l’incarico è stato completato, è in corso o deve essere ancora iniziato. Il rischio di duplicazione dei compiti, di conseguenza, si riduce notevolmente.
Molti degli strumenti di collaborazione per team virtuali abilitano alla creazione di dipendenze tra gli incarichi. In questo modo, la data di scadenza verrà modificata ogni volta che si verificheranno ritardi nello svolgimento di un’attività. Le opzioni più avanzate possono contare su un robusto sistema di automazione, che permette di programmare promemoria, aggiornare lo stato dei compiti o persino assegnarli senza la necessità di intervento umano. Unita alla mappatura collaborativa, l’automazione rafforza la produttività, stabilendo un flusso di lavoro agile e strutturato.
Le e-mail sono spesso utilizzate per richiedere modifiche al lavoro svolto o per illustrare incarichi in dettaglio. Tuttavia, questo mezzo di comunicazione può risultare poco pratico quando si devono trasmettere informazioni complesse, generando lunghi scambi di messaggi che potrebbero aumentare la confusione. Per evitare tale situazione, è possibile ricorrere ai riepiloghi video.
I video illustrativi sono un’ottima tecnica di collaborazione nei progetti per team remoti. Questi sostituiscono perfettamente le descrizioni tecniche complicate, oppure i lunghi aggiornamenti sullo stato del progetto. I responsabili di progetto possono utilizzarli per comunicare eventuali cambiamenti nella pianificazione e spiegare in dettaglio ciò che verrà fatto in seguito. Il principale vantaggio dei video è la possibilità di registrarli e riprodurli in qualunque luogo o momento, in base alle proprie necessità. Potrai quindi condividerli facilmente con i membri del tuo team, aiutando il personale ad accedere alle stesse informazioni e a consultarle ogni volta che lo desiderano.
Velocizza la comunicazione e rendi unica la tua gestione di progetti remoti impiegando i video per eseguire check-in di progetto interattivi, appoggiandoti anche a strumenti funzionali. Visualizzarli assieme ai colleghi incoraggia la nascita di legami approfonditi tra i membri del team e stimola una maggiore comprensione, che può propiziare il successo finale del lavoro.
Uno dei principali problemi che affligge i dipendenti a distanza è la mancanza di contatto umano quotidiano. La scarsità di interazioni può infatti rallentare la comunicazione, causando disconnessione e una sensazione generale di scoraggiamento. In questo senso, è possibile organizzare sessioni di co-working virtuale, che replicano il contesto dell’ufficio e il contatto diretto tra i lavoratori.
Favorisci un ambiente di lavoro stimolante e positivo riunendo i tuoi membri del team in videochiamata. I partecipanti, a differenza delle micro-riunioni o delle sessioni di brainstorming già menzionate, non interagiranno tutto il tempo ma lavoreranno insieme, portando a termine i loro incarichi in uno spazio aperto, in cui è possibile scambiare idee e porre domande.
Stabilisci un giorno e un orario precisi per organizzare queste sessioni e determina un obiettivo. Si tratta di una strategia di collaborazione nei progetti piuttosto semplice da mettere in pratica, che permette di contare sui benefici di un gruppo unito per svolgere ogni genere di compito.
Per assicurare il perfetto allineamento di tutti i membri del team remoto e condurre il progetto lungo il percorso stabilito senza difficoltà, è necessario organizzare numerose riunioni. Tuttavia, prendere appunti dettagliati e monitorare le idee discusse senza perderle di vista potrebbe rivelarsi un’impresa complessa. In questo contesto, i riepiloghi automatici si pongono come una soluzione vincente.
Adopera strumenti moderni e approfitta in pieno dei benefici di questa tecnica di lavoro nei team virtuali. Tali app trascrivono automaticamente le conversazioni in tempo reale e identificano i punti fondamentali del discorso, generando un riassunto completo alla fine della riunione. Tra i tool in questione si distingue CoPilot di Bitrix24, una soluzione che consente di risparmiare tempo e risorse e di migliorare l'intero processo decisionale.
Invece di prendere appunti, i membri del tuo team potranno partecipare attivamente alla discussione offrendo il loro punto di vista. Una volta terminato l’incontro, l’IA si occupa di riepilogare le decisioni prese, le azioni da portare avanti e le tematiche che verranno affrontate in futuro. In più, programmerà promemoria e invierà e-mail di follow-up ai responsabili dei vari compiti.
I dipendenti, specialmente quelli da remoto, potrebbero finire per considerare gli incarichi quotidiani come semplici obblighi da portare a termine. A lungo andare, il loro impegno potrebbe quindi subire un calo, danneggiando anche la motivazione. Evita che ciò accada aggiungendo elementi di ludicizzazione negli strumenti di gestione del progetto, per rendere più gratificante il lavoro da svolgere e aumentare il senso di soddisfazione del personale.
Assegnare badge di merito o ricompense per gli obiettivi raggiunti contribuisce alla creazione di un ambiente stimolante, in cui gli sforzi dei dipendenti vengono riconosciuti e premiati. Anche in questo caso, puoi contare su Bitrix24. La piattaforma include svariati elementi di ludicizzazione, come i badge per attestare i risultati personali e collettivi, che possono essere mostrati sul social network aziendale.
Se i dipendenti percepiranno i compiti da svolgere come piacevoli invece che stancanti, lo stress generale verrà notevolmente ridotto. Tecniche di collaborazione nei progetti come questa sono ideali per celebrare gli sforzi e i successi del team, rafforzando la coesione interna.
Una knowledge base centralizzata garantisce ai membri del team l’accesso immediato alle informazioni cruciali riguardanti il progetto, alle linee guida e alle risorse necessarie al suo sviluppo. Alcune piattaforme permettono di creare documenti dinamici, che possono essere organizzati in base al progetto, al dipartimento o agli argomenti e filtrati facilmente con un sistema di tag.
Adottare una knowledge base aggiornabile in tempo reale agilizza la gestione dei progetti per i team virtuali. In questo modo, ogni volta che un file verrà modificato, i cambiamenti saranno visualizzabili da chiunque possieda le autorizzazioni necessarie. Alcuni software abilitano anche all’aggiunta di commenti e domande, che trasformano la knowledge base in uno strumento collaborativo e arricchiscono la qualità delle informazioni.
Il lavoro da remoto presenta numerosi vantaggi. Tuttavia, come già menzionato in precedenza, può anche provocare una sensazione di isolamento in alcuni membri del team, incidendo negativamente sulla coesione della squadra e la comunicazione. Per questo motivo, la programmazione di riunioni informali e attività di teambuilding è considerata un’eccezionale tecnica di collaborazione nei progetti, che dovresti implementare prontamente nella tua compagnia. Contribuirai a rafforzare il senso di appartenenza alla squadra e le relazioni tra colleghi, aiutandoli a coltivare fiducia e rispetto reciproci.
Perché i membri del team condividano esperienze e si sentano parte di un ambiente aziendale amichevole, puoi incoraggiare le conversazioni casuali. Tali interazioni pongono le basi per la collaborazione nel lavoro quotidiano, esortando i componenti della squadra ad aiutarsi a vicenda. Di conseguenza, la creatività e l’innovazione sul lavoro vengono stimolate, arricchendo la cultura del team.
Organizza attività di team building con giochi e dinamiche per sviluppare le abilità di problem solving collettivo. Esperienze di questo tipo dovrebbero essere sia divertenti che istruttive, così da agevolare la comunicazione e il lavoro di squadra e affrontare con maggior efficacia le sfide poste dal lavoro remoto. Svolgere con frequenza tali attività permette di creare un ambiente altamente collaborativo, in cui ogni membro della squadra si sentirà valorizzato.
L’organizzazione di giornate di collaborazione interdipartimentale è l’ultima delle tecniche di collaborazione nei progetti illustrate in questo articolo. Riunire i membri di diversi dipartimenti per risolvere sfide specifiche collettivamente consente di ridurre le differenze che potrebbero dividerli, contando su più prospettive diverse per risolvere problemi e raggiungere un obiettivo comune.
Puoi arricchire il programma di queste giornate con tecniche già presentate, come il brainstorming. In questa maniera, sarà possibile coinvolgere anche i dipendenti che normalmente non interagiscono con gli altri, come quelli che lavorano da remoto. Lo scopo principale delle giornate di collaborazione interdipartimentale è migliorare le relazioni interpersonali tra i professionisti e portare alla luce soluzioni e idee inaspettate.
Le tecniche di collaborazione nei progetti appena presentate sono un investimento sicuro per potenziare sia la comunicazione che la coesione dei team remoti, incrementando di conseguenza anche la loro produttività. Grazie a queste strategie, i tuoi dipendenti si impegneranno a raggiungere gli obiettivi prefissati, aiutandosi reciprocamente e condividendo idee e punti di vista differenti.
Affidati a una piattaforma avanzata e completa come Bitrix24 per una collaborazione a distanza ottimale, in grado di fornire risultati di valore. Avrai a tua disposizione un software ricco di funzionalità, che agevola la comunicazione tramite videochiamate e videoconferenze e la gestione di incarichi e progetti, offrendo interessanti opzioni di ludicizzazione ai tuoi dipendenti. Potrai anche automatizzare i flussi di lavoro e centralizzare tutti i dati più importanti all’interno di una knowledge base aggiornata e nel CRM. Incoraggia il lavoro di squadra e la vicinanza della forza lavoro, anche di quella da remoto: iscriviti subito per rivoluzionare il tuo modo di gestire i team!
Bitrix24, software ricco di funzionalità, agevola la comunicazione e la gestione di incarichi e progetti, offrendo opzioni di ludicizzazione ai tuoi dipendenti.
Provalo oraLe migliori tecniche di collaborazione nei progetti per i team remoti sono:
Le sessioni di brainstorming su lavagna virtuale
Le micro-riunioni quotidiane di 10 minuti
La mappatura collaborativa delle attività
I check-in interattivi di progetto
Le sessioni di co-working virtuale
I riepiloghi delle riunioni e delle attività potenziati dall’IA
Il tracciamento del progresso ludicizzato
La knowledge base condivisa, con aggiornamenti in tempo reale
Le chat informali virtuali e le attività di team building
Le giornate di collaborazione interdipartimentale.
I team remoti possono collaborare efficacemente nei progetti:
Definendo chiaramente ruoli e responsabilità
Incoraggiando la coesione del team e la nascita di un ambiente di lavoro flessibile, basato su rispetto e fiducia reciproci
Organizzando frequentemente riunioni, per allineare gli obiettivi e risolvere eventuali problemi
Impiegando strumenti di gestione degli incarichi e collaborazione
Promuovendo una cultura di trasparenza assoluta
Implementando pratiche di coordinazione degli incarichi
Richiedendo e offrendo feedback.
Gli strumenti essenziali per la collaborazione nei progetti remoti sono:
Gli strumenti di gestione degli incarichi e dei progetti, per organizzare e supervisionare il lavoro
Le piattaforme di comunicazione in tempo reale (chat, chiamate, videochiamate e videoconferenze)
Le soluzioni per la gestione dei documenti, che consentono l’archiviazione, la modifica e l'accesso condiviso
I software di collaborazione online.