Oggigiorno, il project management rappresenta uno dei pilastri più importanti di qualsiasi organizzazione.
L'autorevole sito "Computer World" in un articolo ha affermato che la priorità delle aziende sia rivolta, per quanto riguarda le assunzioni, oltre che agli specialisti IT, ai project manager tanto che ogni anno aumenta la richiesta di esperti di project planning, ‘pianificazione del progetto’ in italiano. Si prevede che l'agilità IT, la pianificazione e il controllo da remoto dei progetti con dispositivi smart, la gestione dei rischi e la sicurezza dei dati acquisiranno sempre più importanza.
Con il recente sviluppo delle imprese, il project planing all’interno delle aziende ha acquisito un peso notevole tanto che ogni azienda deve ora disporre di responsabili per la pianificazione del progetto al fine di ottenere un vantaggio competitivo. Questo ruolo è molto importante all’interno di qualsiasi organizzazione e non deve essere sottovalutato. Il project planning include regole e principi che determinano come avviare un progetto, come implementarlo e forniscono indicazioni necessarie per la sua esecuzione e riuscita.
Certamente, ogni progetto ha obiettivi specifici che il project manager pianifica con piena conoscenza delle caratteristiche dell’azienda e delle capacità del team. Il software di project management è un software di gestione che aiuta i project manager a pianificare il progetto in tutte le sue fasi nel miglior modo possibile.
Il software di project management è un software che viene utilizzato per pianificare il progetto, per monitorare gli avanzamenti e gestire le responsabilità di ciascuna parte coinvolta. Questo software consente ai project manager di gestire il processo di progetto in qualsiasi reparto, anche in quelli più piccoli e secondari. Un sistema di pianificazione del progetto è un insieme di diverse soluzioni per utenti e gestori delle diverse parti coinvolte nel progetto, il cui scopo principale è facilitare la pianificazione e il monitoraggio di ogni fase che lo compone, pertanto, se si sceglie il giusto software e se viene gestito correttamente, può essere utilizzato come sistema gestionale per l’intero ufficio.
Prima di esaminare le caratteristiche specifiche di un software di project management, è importante comprenderne l'importanza. Partiamo dal presupposto che la pianificazione del progetto può avvenire anche senza una soluzione software. Tuttavia, l'aggiornamento manuale e il completamento delle operazioni diventano estremamente complicate e il rischio di commentare errori aumenta. Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a comprendere l’importanza di un software di project management:
Se non si utilizzano strumenti di project planning, oltre a compromettere l’efficienza del team, si rischia di perdere del tempo prezioso, con inevitabili conseguenze sia per la consegna del progetto che per il proprio business.
Ora vediamo insieme come scegliere il miglior software per il project management. In generale, è meglio iniziare scegliendo il software giusto per la propria attività facendo ricerche e restringendo le opzioni presenti sul mercato. Alcuni software possono essere rimossi facilmente dalle opzioni da prendere in considerazione, in quanto, magari, non rientrano nel budget o potrebbero non offrire le funzionalità di cui si ha bisogno. Una volta rimosse le varie opzioni, individua i software che ritieni più adatti al tuo caso e poniti le seguenti domande:
Naturalmente, qualsiasi software tu scelga, dovrai dedicare del tempo all’apprendimento e dovrai concedere al tuo team il tempo di familiarizzare con il software scelto. Prima di procedere all’acquisto approfitta della prova gratuita che molti software mettono a disposizione e ricordati di:
Quando accettiamo un progetto, dobbiamo ricordare che la sua realizzazione dipende da tre fattori importanti: tempo, risorse e risultati. Tutti i progetti hanno come obiettivo finale la soddisfazione del cliente, obiettivo facilmente raggiungibile se si riesce a creare il giusto equilibrio tra i tre fattori citati. Una volta assunto l’incarico, è fondamentale avere una strategia chiara ed efficace da seguire in modo da far avanzare il progetto in modo corretto, secondo i tempi previsti e raggiungere l'obiettivo desiderato. Nella realizzazione di un progetto, per una migliore gestione di persone, compiti e risorse, è necessario utilizzare uno strumento di project planning.
È molto importante conoscere le funzionalità che normalmente offre un software di questo tipo e cosa questo ti consente di fare. Le funzionalità importanti, oltre a variare da software a software, dipendono anche dall’uso che se ne fa. Ad esempio, un buon software per i liberi professionisti non per forza sarà adatto alle grandi aziende. Tuttavia, ci sono alcune funzionalità universali che dovrebbero essere messe a disposizione da qualunque software. Alcune di queste sono:
Oggigiorno, anche la gestione aziendale si sta evolvendo e i metodi di successo delle organizzazioni hanno subito molti cambiamenti e includono ora nuovi criteri. Tutti i progetti e tutti i team hanno bisogno di un'adeguata gestione del gruppo per permettere il corretto avanzamento delle attività secondo quanto stabilito con la pianificazione. A questo scopo, i software e i programmi di project management hanno recentemente guadagnato grande popolarità su Internet e qui esamineremo alcuni dei software più popolari che possono aiutare, nello specifico, le piccole imprese.
Semplifica la gestione del flusso di lavoro secondo la modalità Kanban. Gli utenti possono visualizzare le schede per gli aggiornamenti anche se gli incarichi non sono stati assegnati a loro. Trello è utile per i team che hanno bisogno di tenere traccia del proprio lavoro, ma non cercano di utilizzarlo come i tradizionali strumenti di project management. La versione gratuita del software include molte funzionalità che potrebbero essere sufficienti per i team più piccoli. La mancanza di strumenti di reportistica suggerisce che il software sia più adatto ai piccoli progetti e e al lavoro “in corso”.
Con un’interfaccia intuitiva, Asana è adatto alle piccole e medie imprese. Questo software semplifica la pianificazione dei progetti e il monitoraggio dei progressi ed è possibile creare interdipendenze tra gli incarichi. Il software offre anche un'opzione gratuita a cui possono accedere 15 utenti.
Jira è una piattaforma online per la gestione dei progetti sviluppati con metodologie agili utilizzata dai team di sviluppo per pianificare e monitorare i progetti software. Questo è uno strumento popolare progettato e utilizzato specificamente dai team agili. Jira, facilmente integrabile con altri software, è stato lanciato come programma di risoluzione dei problemi, ma ora è disponibile in varie versioni, tra cui Jira Core per la pianificazione del progetto. Jira non offre molte funzionalità, ma è utile per l’aumento della produttività dei team più piccoli.
Ottimo per soddisfare le esigenze di team numerosi e grandi aziende, LiquidPlanner si classifica tra i migliori strumenti di pianificazione dei progetti sul mercato. LiquidPlanner è adatto alla gestione di progetti di grandi dimensioni, permette di aggiornare il tempo stimato per l’esecuzione e i project manager sanno sempre su che risorse e personale poter fare affidamento. La sua implementazione può richiedere molto tempo e può risultare un pò costosa per le aziende più piccole, ma per i team più grandi è sicuramente un buon investimento.
Wrike è un software di project management basato sul web adatto ad aziende di tutte le dimensioni. Questo software consente di tenere traccia del tempo e gestire i progetti anche tramite l’applicazione mobile. Anche se risulta essere leggermente più costoso rispetto ad alcuni concorrenti, Wrike è un’ottima scelta che può aiutarti a gestire progetti di qualsiasi tipo.
Wrike è uno strumento di pianificazione dei progetti online dotato di potenti funzionalità di monitoraggio, collaborazione e reportistica. Funzionalità come moduli di richiesta dinamici, diagrammi di Gantt e dashboard personalizzabili consentono agli utenti di semplificare e automatizzare i propri processi. Questo software aiuta la tua azienda a essere efficiente, competitiva e produttiva e può essere facilmente integrato con altri software e applicazioni. Flussi di lavoro, campi e strutture di file personalizzati consentono ai team maggiore flessibilità.
AceProject
AceProject è uno strumento di project management basato sul web che ti permette di gestire i tuoi progetti dall'inizio alla fine. Si tratta di uno strumento di pianificazione online completo adatto a individui, team e aziende che vogliono assumere il controllo dei propri flussi di lavoro. Con le sue funzionalità di monitoraggio di tempo e costi, AceProject fornisce strumenti che consentono di completare i progetti in tempo ed entro il budget approvato.
Gli utenti possono visualizzare facilmente tutti i loro progetti attraverso una dashboard che fornisce informazioni aggiornate in tempo reale con grafici e colori diversi per ogni elemento. Attraverso l’utilizzo dei diagrammi di Gantt, è possibile osservare la complessità di un progetto e il suo avanzamento in modo da poter prendere decisioni logiche basate sui dati a disposizione.
Come abbiamo visto, lo scopo di un software di project planning, oltre fornire gli strumenti di pianificazione, è quello di migliorare la cooperazione tra i membri del team e aumentare la produttività complessiva. Pertanto, le caratteristiche importanti da prendere in considerazione quando si sceglie un software, generalmente, sono:
Naturalmente, un software non può essere il migliore per ogni funzionalità elencata ma ciascuno si concentra su una o più funzionalità nello specifico. Ecco la nostra selezione dei 10 migliori software per il project management:
Il project management all’interno di ogni azienda è una fase importante e che può essere eseguita in diversi modi, ecco perché esistono diversi tipi di applicazioni.
Inizialmente, non tutti i dipendenti saranno contenti dell’introduzione di un nuovo software, essendo già abituati ad altri programmi, qualsiasi interruzione o cambiamento può risultare frustrante. Pertanto, assicurati di avere una forte leadership prima di decidere di introdurre il software, questo ti permetterà di aumentare la fiducia dei dipendenti ed evitare eventuali commenti negativi.
Il team di implementazione dovrebbe essere in grado di spiegare ai propri dipendenti la necessità del software e come poterlo utilizzare al meglio. Nonostante cerchi di convincere il team circa l'importanza di questi strumenti, potresti riscontrare dei problemi con alcuni lavoratori. Nella maggior parte dei casi, tali problemi sono normali e devono essere affrontati. Una situazione del genere deve essere affrontata con pazienza e le loro opinioni non devono essere completamente ignorate ma devi ascoltarli attentamente per mostrare che la loro opinione sia ancora importante.
È prevista una crescita degli strumenti di project planning nei prossimi anni. Un'app di project planning può offrire meno funzionalità rispetto ad altre alternative, ma ciò non significa che non sia valida e, magari, seppur poche, sono tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Ad esempio, uno dei migliori strumenti di project management è Bitrix24, piattaforma che fornisce tanti servizi avanzati a piccole e grandi aziende. Speriamo che, leggendo questo articolo, possa cercare (e trovare) facilmente il miglior software di project management adatto alla tua azienda.