Come ormai tutti abbiamo potuto constatare, grazie alle nuove tecnologie il lavoro da casa ha assunto un ruolo sempre più preponderante nella nostra società. Chi vi era già abituato ha potuto contare sulla propria esperienza maturata nel tempo, ma per molti dipendenti e dirigenti la sua introduzione è stata una vera e propria novità.
La prima domanda che sorge è anche la più importante: come sfruttare al meglio le potenzialità dei nuovi mezzi tecnologici per rivoluzionare l’approccio al lavoro? Qui sotto abbiamo raccolto 10 consigli per creare un piano di lavoro da casa che tenga conto delle esigenze e delle preferenze di tutti.
FAQ
Come può un nuovo assunto lavorare da casa?
Se non hai mai lavorato da remoto, puoi ispirarti a questo piano di lavoro da casa:
- Stabilisci delle condizioni con il tuo datore di lavoro
- Definisci delle aspettative assieme alle persone che abitano con te
- Organizza una postazione di lavoro professionale
- Attieniti alla tua routine giornaliera
- Utilizza i giusti strumenti per i tuoi incarichi
- Prenditi del tempo per te
Di quale attrezzatura hai bisogno per lavorare da casa?
Non serve un’attrezzatura particolarmente costosa per lavorare da casa: basta un computer dalle buone performance, una linea internet che soddisfi le tue necessità e, ovviamente, un ambiente tranquillo in cui lavorare come se fossi in ufficio, possibilmente con una porta da chiudere. Familiari e animali domestici potrebbero disturbare le tue attività, per cui è fondamentale definire i tuoi spazi!
Quali strumenti sono più utili per dipendenti e colleghi remoti?
Gli strumenti più utili per dipendenti e colleghi remoti sono certamente quelli legati alla sfera del lavoro condiviso e della messaggistica istantanea. Grazie ai moderni software di gestione del progetto e degli incarichi, completi di strumenti per la collaborazione e comunicazione, sarà possibile occuparti del tuo piano di lavoro da casa per la settimana senza rischiare di perdere e-mail e messaggi e condividendo file in tempo reale, per massimizzare la produttività di tutti i team e raggiungere i risultati senza fatica. Quindi, come elaborare il tuo piano di lavoro da casa in maniera semplice ed efficace, e senza perdere tempo? Prosegui nella lettura per scoprire 10 consigli fondamentali!
1. Comportati come se fossi in ufficio
L’ambiente domestico rende più rilassato lo svolgimento di qualunque compito, inutile negarlo. Chi non ha mai approfittato della tranquillità garantita dalle mura di casa per lavorare in pigiama? Nessuno può vederti, a parte i tuoi familiari o le persone che vivono con te. Eppure, azioni collegate al lavoro d’ufficio come fissare la sveglia su un orario preciso o vestirsi prima di lavorare aiutano a creare lo stato d’animo adatto per aumentare la propria produttività in modo esponenziale.
Per mantenere un modello di piano di lavoro da casa valido, è fondamentale comportarsi proprio come se ci si trovasse in ufficio: questo perché la mente non faticherà a riconoscere le operazioni ripetute quotidianamente come parte di una routine già consolidata, rendendo più semplice adattarsi al nuovo ambiente. Prepara del caffè, vestiti come se ti trovassi in mezzo ai tuoi colleghi, svegliati alla solita ora e inizia a lavorare subito dopo la colazione, insomma struttura la tua giornata lavorativa come hai sempre fatto: in questo modo potrai sfruttare i benefici del lavoro da casa senza però perdere le abitudini acquisite lavorando fuori.
2. Crea un calendario delle attività
Una buona pianificazione del lavoro a distanza passa innanzitutto da un calendario delle attività solidamente strutturato: se anche l’ambiente intorno a te è diverso dal solito, ciò non significa che la tua pianificazione debba diventare disordinata o smettere di entrare in atto. Non dimenticare che, in qualità di manager di te stesso, dovrai essere tu a scegliere i tuoi orari di lavoro e a suddividere scadenze e compiti, anche in base ai tuoi impegni personali o familiari.
Perché, quindi, non usare un
software dotato di una funzione calendario? Grazie a uno strumento di questo genere, strutturare un piano di lavoro da casa si rivelerà molto più semplice e piacevole del previsto ed eviterai di confondere svago e incarichi importanti rischiando un burnout. Non dimenticare di segnare con precisione le scadenze e di impostare dei promemoria, per sapere sempre cosa fare e ricordare di farlo al momento giusto!
3. Organizza uno spazio per lavorare
Quando si lavora da casa, l’ideale sarebbe possedere una scrivania sistemata in uno spazio tranquillo o, addirittura, una postazione lavorativa completa: una stanza con tutti gli strumenti di cui hai bisogno, che funzioni come un vero e proprio ufficio. Ma se non si possiedono gli spazi adatti?
Niente paura, in realtà lo spazio ideale per lavorare da casa non necessita di particolari requisiti. L’importante è che si tratti di un tavolo o di una postazione che non venga occupata anche durante i momenti di relax, come il divano del salotto o il letto, per aumentare la sensazione di distacco tra il lavoro e lo svago e non confondere i due ambiti. Una volta scelto, dovrai solo avere cura di mantenerlo in silenzio e possibilmente libero da distrazioni, per portare a termine il tuo compito senza troppi problemi.
Se poi l’ambiente domestico dovesse rivelarsi una fonte di distrazione davvero troppo grande (comprensibile, soprattutto per chi vive con una famiglia numerosa o dei coinquilini), puoi sempre scegliere di portare fuori casa il tuo lavoro, ad esempio biblioteca, fast-food o bar dotato di Wi-Fi gratuito sono posti perfetti per sperimentare un nuovo genere di immersione: le distrazioni sono tante, ma anche gli stimoli per terminare il tuo compito nei tempi stabiliti.
4. Limita al minimo le distrazioni
Tra i suggerimenti per lavorare da casa, uno in particolare spicca sempre sugli altri: niente distrazioni. Potrebbe sembrare impossibile - l’ambiente domestico ne prevede molte, forse perché a casa ti senti più a tuo agio che in ufficio - ma in realtà esiste una strategia ben precisa per limitarle.
Innanzitutto, non tenere vicino a te il cellulare, soprattutto se ti permette di accedere ai social con facilità. Puoi decidere di impostarlo in modalità silenziosa, di disattivare le notifiche durante le ore di lavoro o persino di disinstallare direttamente le app che ti distraggono di più, per installarle nuovamente in un secondo momento. Un altro ottimo sistema è quello di eliminare i segnalibri sulla homepage del tuo browser, quelli che ti condurrebbero direttamente ai tuoi account e di impostare la navigazione privata per non trovarti davanti a parole chiave o link che aumenterebbero le tue fonti di distrazione. Scegli il metodo che preferisci e riserva le interazioni sociali alle pause tra un’attività e l’altra o a giorni specifici della settimana.
5. Imposta dei limiti all’orario di lavoro
A volte, svolgere compiti da remoto senza un piano di lavoro da casa può dare l’impressione di non godere mai di un vero e proprio tempo di riposo. Abbiamo già parlato dei rischi che derivano dal sovrapporre il lavoro da casa con i normali momenti di svago e riposo e in un mondo in cui ormai lo smart working è una realtà consolidata diventa fondamentale impostare dei limiti all’orario di
lavoro da remoto.
Uscire fisicamente dall’ufficio rappresenta un segnale chiaro del termine della giornata lavorativa: prova a riprodurre lo stesso effetto impostando una sveglia. Non è obbligatorio fermarsi esattamente dopo il suono, ma almeno avrai la percezione che la tua mole di lavoro quotidiana sia giunta al termine e che ti aspetta qualche momento di meritato riposo. In questo modo potrai anche tirare le somme finché sarai in grado di farlo, senza che la stanchezza abbia la meglio su di te e ti impedisca di ragionare correttamente.
6. Distribuisci gli incarichi in base alla tua produttività
Tutti abbiamo dei picchi di produttività alternati a dei momenti in cui sembra difficile persino accendere il computer o rispondere a una semplice e-mail. Per questo, in un buon piano per lavorare da casa, è fondamentale che gli incarichi siano organizzati attentamente in base ai momenti in cui sentiamo di essere più produttivi e pronti all’azione.
Iniziare la settimana con una riunione sembra molto improbabile, soprattutto se si è ancora stanchi dopo una giornata di lavoro: meglio spostarla in un giorno specifico della settimana come, ad esempio, il mercoledì, quando anche i colleghi si sentiranno più motivati e loquaci. Compiti ripetitivi come rispondere alle e-mail, compilare liste o inviare resoconti, invece, sono più adatti alle ore rilassate del mattino e perfetti per metterti in moto, dando il via alla settimana lavorativa. Dividi sempre le tue attività in base allo spirito con cui le intraprendi e difficilmente sbaglierai nella suddivisione: l’importante è ascoltare i tuoi bisogni, senza metterli in secondo piano per lavorare senza sosta (e spesso senza metodo). Un piano di lavoro da casa efficiente passa anche dall’organizzazione delle settimane lavorative.
7. Pianifica il lavoro prima di cominciare
Può capitare di prendere una decisione in fretta, motivati dall’urgenza del momento, per poi cambiare rotta all’ultimo minuto. Siamo umani, dopotutto. È però innegabile che una pianificazione ordinata renda sicuramente più semplici da gestire anche cambi di programma di questo genere.
Sapere con certezza a cosa lavorerai settimana dopo settimana ti permetterà di risparmiare tempo, dando una marcia in più al tuo piano di lavoro da casa. La flessibilità è estremamente importante, ma lo è anche sistemare nero su bianco le tappe del tuo piano di azione, per avere modo di seguirle e modificarle in base alle esigenze. Prova a ricapitolare la tua lista delle cose da fare il giorno prima di iniziare una nuova settimana di lavoro: avrai tutto il tempo che ti servirà per apportare cambiamenti e riuscirai a organizzare al meglio anche le scadenze imminenti.
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8. Rimani in contatto con i tuoi colleghi
Siamo sinceri, per quanto lavorare da casa sia comodo, le interazioni faccia a faccia che l’ambiente dell’ufficio garantisce potrebbero finire per mancarti. La soluzione? In realtà potrebbe apparire quasi banale: non isolarsi.
Dedica le tue pause non solo a riposarti, ma anche ad aggiornare i tuoi colleghi e
dipendenti remoti delle ultime novità, tramite chat o anche videochiamata: vedere delle facce amiche dopo tante ore di lavoro fa sempre miracoli e permette di ricaricare le batterie, soprattutto se sei una persona estroversa a cui manca il contatto fisico. E non preoccuparti se, oltre ai tuoi colleghi, desideri anche contattare amici estranei all’ambiente di lavoro o familiari: con un piano di lavoro da casa settimanale ben organizzato, queste piccole pause non spezzeranno minimamente il tuo ritmo. Dedica un giorno della settimana agli amici: ne trarrai sicuramente beneficio.
9. Prepara con anticipo i pasti per la settimana
Ormai avrai compreso quanto sia importante avere un piano di lavoro da casa efficiente. E se lo estendessi anche ad altri aspetti della tua vita quotidiana, come i pasti?
Una dieta variata e sana ti aiuterà non solo a vivere meglio, ma anche ad affrontare il tuo lavoro con l’energia giusta. Organizzare la tua settimana pianificando con largo anticipo tutti i pasti, poi, ti permetterà di risparmiare il tempo che altrimenti perderesti scegliendo cosa mangiare e cucinandolo al momento. Sono solo alcuni dei piccoli accorgimenti che, portati avanti settimanalmente, renderanno la tua routine ancora più produttiva e ti aiuteranno a non sprecare energie che potresti adoperare meglio in altri campi.
10. Utilizza delle playlist abbinate al ritmo lavorativo
La giusta playlist può far svoltare positivamente la tua giornata. Se ascolti musica quotidianamente ti sarai accorto di quanti benefici possa portare al tuo umore, ma forse non hai mai pensato di abbinarla al tuo lavoro d’ufficio.
Una playlist ambient o strumentale ti sarà d’aiuto negli incarichi che richiedono una concentrazione più elevata: l’assenza di parole la rende perfetta per non perdere il filo del discorso. Rispondere alle e-mail o stilare una lista di idee, invece, richiedono l’energia che solo ritmi più veloci possono dare. Sperimenta diverse combinazioni, ma ricorda sempre di scegliere l’umore giusto, così da rendere più piacevole e fruttuoso il lavoro.
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Dopo aver letto questo articolo, avrai le idee più chiare in merito a come strutturare un piano di lavoro da casa settimanale che sia funzionale e semplice da seguire. Ti abbiamo fornito 10 consigli generali: sta a te trasformarli nella guida perfetta per rendere il lavoro da remoto un modello di produttività valido quanto quello in presenza.
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