Chiunque abbia mai lavorato in gruppo conosce l’importanza della collaborazione: di fatto, l’unione delle varie parti è sempre più importante del valore del singolo individuo. Quando si tratta però di espandere gli orizzonti dell’azienda verso altri paesi, ci si può trovare davanti a ostacoli mai considerati prima, come ad esempio la differenza di fusi orari o culture.
Ecco perché abbiamo raccolto 10 punti chiave sulla collaborazione globale del team, per aiutarti ad affrontare questa nuova sfida e trovare sempre gli strumenti e le tecniche migliori per raggiungere il meritato successo. Continua a leggere!
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Per ottenere una perfetta collaborazione globale del team è necessario innanzitutto impegnarsi a creare unità all’interno della propria squadra. Il lavoro con team globali porterà, per forza di cose, ad avere a che fare con personale che opera da remoto: in questo caso, sarà essenziale far sentire tutti parte di un grande gruppo di lavoro, senza lasciare indietro nessuno. Oltre a ridurre l’abbandono da parte dei membri e a migliorare la produttività generale, i tuoi colleghi si sentiranno decisamente più motivati.
Prova a creare coesione anche promuovendo la conoscenza reciproca e il rispetto di culture differenti: se, ad esempio, la tua azienda possiede una succursale in un altro paese, porta all’attenzione generale le festività e le tradizioni più importanti osservate, così da lasciare ai colleghi stranieri uno spazio in cui parlare di loro stessi ai membri dei team più lontani. Creare cultura e agevolare lo scambio di opinioni, infatti, rappresentano due tra i capisaldi più importanti per la formazione di una solida cultura aziendale.
Il lavoro in un team internazionale dovrebbe sempre essere regolato da strumenti efficienti e adatti alla collaborazione, soprattutto quando si parla di grandi aziende. Un sistema basato sulla tecnologia cloud si rivela sempre la soluzione più sicura: i tuoi dipendenti potranno accedervi ovunque si trovano e mantenere protetti i loro dati e documenti grazie a una password. In caso di accessi sospetti o di qualunque problema legato alla sicurezza, i tuoi amministratori di sistema potranno intervenire immediatamente dopo aver ricevuto una notifica.
Le piattaforme cloud sono una soluzione ideale anche per quanto riguarda l’uniformità: concentrare nello stesso posto strumenti di comunicazione e informazioni aiuterà tutto il personale a lavorare con maggiore continuità, senza perdere notifiche o e-mail. Una piattaforma unica per tutta l’azienda garantirà anche un notevole risparmio sui costi e sulle tempistiche. Una volta provata, sarà difficile tornare indietro!
Al momento di organizzare un progetto, l’ultima cosa che desideri è perdere informazioni importanti mentre i membri del team si dedicano ognuno a un’attività diversa, senza accordarsi né comunicare tra loro. Ecco perché i software per la gestione dei progetti basati sul cloud si rivelano tanto importanti, in più di un senso: utilizzarli renderà molto più semplice organizzare scadenze, risorse e istruzioni senza rischiare di perdere il controllo del budget o dell’obiettivo finale del progetto.
Puoi sempre scegliere di prendere come modello un flusso di lavoro da salvare e riutilizzare in tutte le sedi della tua azienda, per assicurare un approccio più uniforme e standardizzato al lavoro ed evitare differenze sostanziali nell’operato di ognuno. Non dimenticare ovviamente di fornire ai tuoi colleghi un’adeguata formazione all’utilizzo del software, in modo da aiutarli a partire con la marcia giusta.
Collaborare e creare legami lavorativi duraturi con team internazionali porta con sé svariati vantaggi, tra cui va menzionata la possibilità di imparare nuove strategie e adottare le best practice più innovative. La collaborazione globale del team contribuisce infatti a incentivare una sana competizione tra i membri: vale sempre la pena di sfruttarla a proprio vantaggio.
Per promuovere la condivisione di processi e idee sarà necessario innanzitutto impegnarsi in prima persona per creare un ambiente in cui ogni singolo membro si senta ascoltato e libero di comunicare le proprie impressioni e idee. Chiedi anche ai membri del tuo team di appoggiare il processo in corso agendo in prima persona: incoraggiare il contributo dei colleghi e premiare con una lode tutti coloro che hanno proposto qualcosa contribuirà senz’altro a creare un clima più disteso e accogliente. Valuta anche la possibilità di creare una knowledge base per la tua azienda, in cui ospitare guide, vademecum e risorse utili a tutti i colleghi, che renderanno ogni sezione ancora più autonoma ed efficiente.
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Ovviamente, sia il lavoro oltre confine che quello interno alla tua azienda devono basarsi su regole fisse e riconosciute da tutti. Più grande è la compagnia, più organizzata dovrà essere la struttura che la sostiene: perché tutto vada come dovrebbe fin dall’inizio, è necessario chiarire subito quali siano le tue aspettative, così che i tuoi team possano recepirle e comportarsi di conseguenza.
Per quanto riguarda gli obiettivi comuni, non è sempre semplice aiutare l’intero team a focalizzarvi l’attenzione: proprio per questo è essenziale che siano ben definiti e chiari, accessibili a ogni singolo membro del personale, soprattutto a quelli che lavorano all’esterno dell’azienda.
La valutazione delle performance dovrebbe essere il più possibile uniforme: usare lo stesso metro di giudizio per tutti i membri dei tuoi team ti consentirà di mantenere uno standard di produttività sempre elevato e, soprattutto, di evitare differenze di trattamento tra un collega e l’altro.
La risoluzione dei conflitti potrebbe portare qualche difficoltà in più. Ogni cultura e tradizione, infatti, presenta un proprio modo di affrontare le dispute. Proprio per questo, è essenziale che ogni collega comprenda il modo in cui ti approcci alla risoluzione dei problemi, perché il processo possa funzionare nel modo giusto dall’onboarding in poi.
Per mantenere i team connessi e avere successo nella creazione di un’azienda globale e ben organizzata, è essenziale che la comunicazione sia sempre incentivata. Ciò significa che ogni squadra dovrà essere abituata a tenere d’occhio le notifiche ricevute sul software di gestione dei progetti e a rispondere prontamente a qualunque messaggio, per evitare di perdere tempo a setacciare le vecchie e-mail in cerca di informazioni perdute chissà dove.
A questo scopo, può rivelarsi molto utile la scelta di un sistema di messaggistica istantanea. Grazie alla chat, un membro del tuo team che lavora con un fuso orario differente potrà inviare un messaggio in qualunque momento a un collega straniero, che lo leggerà in tempo reale o a qualche ora di distanza, ma senza i problemi di ricezione che un sistema di e-mail potrebbe comportare. La sua natura asincrona per definizione lo rende una soluzione ideale per i team più numerosi, anche se è solo uno dei tanti strumenti di comunicazione che puoi implementare per rendere la tua azienda ancora più competitiva.
Per quanto esistano molte alternative all’organizzazione di riunioni, sarebbe impensabile eliminarle del tutto da un giorno all’altro: in fondo, perché la collaborazione globale del team funzioni davvero e al fine di creare legami tra i membri, è importante discutere di progetti e concetti con tutti i colleghi.
Ormai le videoconferenze sono diventate parte della vita di ogni impiegato, nonché una delle migliori opzioni per costruire relazioni solide e durature tra i membri dei team sparsi per il mondo. L’importante è che, al momento di organizzare una riunione a cui dovranno partecipare anche quei colleghi che vivono in un altro paese, l’orario venga deciso in base alle necessità e ai fusi orari di ciascuno. Un’altra soluzione perfetta per evitare sveglie all’alba o colleghi costretti ad andare a dormire molto tardi è optare per la registrazione della riunione: in questo modo, chi sarà impossibilitato a partecipare potrà comunque restare aggiornato guardando il video il giorno successivo.
È fondamentale che i membri dei team socializzino e rafforzino i loro legami, ma questo desiderio di unità può diventare di difficile realizzazione quando si trovano a vivere in paesi diversi sotto molti aspetti. Ecco perché dovresti promuovere e agevolare il più possibile le interazioni tra loro, incoraggiandoli a sviluppare una conoscenza approfondita e su un livello più personale.
Un modo molto semplice e diretto per ottenere questo risultato (e migliorare quindi la collaborazione globale del team) è quello di tenere in considerazione gli hobby e le preferenze dei tuoi colleghi durante la fase di onboarding e utilizzare questa consapevolezza per abbinarli ad altri colleghi con le stesse passioni, così da creare gruppi di lavoro coesi e che partano da una base di interessi comuni. A lungo andare, questa modalità di lavoro porterà grandi benefici all’azienda, spronando i membri dei vari team a una collaborazione sempre più spontanea e scongiurando il rischio di far sentire esclusi i colleghi che lavorano solo da remoto.
Se aspiri alla collaborazione globale del team, dovresti tenere conto delle differenze culturali nell’organizzazione del lavoro: in alcuni paesi, ad esempio, la settimana lavorativa comprende più ore, mentre in altri l’orario giornaliero si estende dalla mattina alle ultime ore del pomeriggio. Anche le festività possono variare moltissimo da un paese all’altro.
Ecco perché dovresti sempre organizzare il lavoro dei tuoi team da remoto consultandoti sempre con loro, in modo da conoscere i loro ritmi e il numero di ore in cui sono disposti a lavorare per settimana. Un calendario comune ben organizzato ti consentirà di suddividere le scadenze del progetto nel modo più adeguato, evitando di assegnare le consegne nei giorni festivi e consentendo a ogni membro di mantenere la routine che gli è più congeniale.
Come avrai ormai capito, la collaborazione globale del team non è una scienza esatta ed è necessario provare diverse strategie prima di trovare quella giusta, per quanto sulle prime possa sembrare difficile trovare la propria strada.
Una delle tecniche migliori per ottenere risultati concreti è quella di analizzare il progetto e le varie performance in dettaglio. Ci sono incarichi che i tuoi colleghi stanno impiegando troppo tempo a completare o idee che inizialmente sembravano valide ma che hanno poi portato le squadre fuori strada? Vale sempre la pena di ripensare parti del progetto che non funzionano e di tenere conto di ciò che invece ti sta facendo ottenere ottimi risultati, anche con l’aiuto degli strumenti di analisi: solo in questo modo potrai davvero migliorare o, in caso di difficoltà, correre ai ripari per non rischiare che problematiche risolvibili si ingigantiscano.
Grazie all’adozione di una strategia valida e di una serie di strumenti pensati per il lavoro di gruppo, la collaborazione globale del team non si rivelerà più un sogno impossibile ma una possibilità concreta, che aiuterà la tua azienda a compiere grandi passi avanti. Se anche all’inizio dovessi temere di non farcela, basteranno pochi, semplici consigli a rimetterti sulla strada giusta.
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