Il tempo è una risorsa e tutti ne disponiamo della stessa quantità. Tuttavia, alcuni riescono a realizzare in 24 ore più di quanto il resto di noi osi sognare. Potrebbe sembrare una sorta di magia, ma in realtà è il risultato di un duro lavoro su concentrazione, organizzazione e sullo sviluppo delle capacità di saper determinare le priorità.
Una gestione efficace del tempo significa completare più incarichi entro un determinato periodo di tempo attraverso pianificazione, programmazione e definizione delle priorità. Di conseguenza, quando ti alleni per migliorare le tue capacità di gestione del tempo, contribuisci anche a migliorare la tua vita sotto altri aspetti: si impara a riconoscere le questioni più importanti, a liberarsi del superfluo e a distribuire meglio le proprie risorse. In altre parole, si ottiene un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata. Ecco alcuni dei vantaggi di cui si può godere grazie al perfezionamento delle proprie capacità di gestione del tempo.
Quando pianifichi la tua giornata devi stabilire cosa sia urgente e più importante e ciò che può essere ritardato o addirittura rimosso dal programma. Senza questa competenza cruciale, non sarai in grado di gestire il tuo tempo in modo efficace.
Pertanto, distribuire gli incarichi durante la giornata in base alla loro priorità dovrebbe diventare un’abitudine. Ciò significa che non lavorerai di nuovo fino a tardi perché trascorri la giornata a controllare i social network e a giocare ai videogiochi, e questo è qualcosa a cui vale la pena dedicare il tuo tempo e i tuoi sforzi.
Quando si tratta di gestione del tempo diventa essenziale un approccio smart alla pianificazione. Non appena si prende il ritmo con il programma, si noteranno molti cambiamenti (in positivo) in tutte le sfere della vita, non solo quella lavorativa. Ad esempio, migliorerà la puntualità, non si dimenticheranno gli incontri importanti o eventi come compleanni, cene e ricorrenze.
In generale, decidere a quale attività dedicare il proprio tempo implica rispondere a domande come "Cosa voglio ottenere? Come posso farlo? Posso farlo oggi, durante la settimana o entro la fine del mese?". Se le tue risposte sono molto vaghe, sarà impossibile distribuire adeguatamente il tuo tempo. Quindi, capire le tue intenzioni dovrebbe diventare una delle tue priorità principali. Non appena acquisirai chiarezza sugli obiettivi da raggiungere e sulle tempistiche di realizzazione, sarà più facile trovare dei modi per portarli a compimento.
Procrastinare è l'arte di fare qualcosa che richiede 30 minuti di lavoro in 8 ore e completare un lavoro che richiede 8 ore di lavoro in 30 minuti. Applicando questo approccio alla gestione del tuo tempo, non solo peggiori le tue prestazioni, ma causi anche danni alla tua salute a causa di stress, ansia ed esaurimento. Tuttavia, quando capisci che il tempo è un bene che devi spendere con saggezza perché non può essere recuperato, potrai finalmente smettere di rimandare tutto all'ultimo momento.
Man mano che acquisisci maggiore esperienza nella gestione del tempo, nella definizione delle priorità e nella pianificazione, anche la tua vita diventerà più gestibile e meglio organizzata. Questo, a sua volta, porterà a una significativa diminuzione del livello di stress perché non dovrai preoccuparti di dimenticare nulla o di non riuscire a rispettare le scadenze.
Ovviamente non esiste un approccio universale adatto a tutti. Tuttavia, puoi provare le seguenti tecniche di gestione del tempo e sviluppare un metodo che soddisfi le tue esigenze specifiche.
Il mattino ha l’oro in bocca, no? Ci sono molte ragioni per cui iniziare presto la giornata può aiutarti a gestire meglio il tuo tempo. Ad esempio, puoi utilizzare le ore extra per:
• Pianificare senza fretta la giornata
• Iniziare a lavorare quando il corpo è ricco di energie e la mente è lucida e fresca
• Fare degli esercizi per risvegliare corpo e mente
• Fare una buona e nutriente colazione per dare al corpo le energie necessarie per lavorare al meglio.
Le scrivanie organizzate sono sinonimo di menti organizzate, il che è essenziale se vuoi gestire il tuo tempo in modo efficace. Non appena metterai in ordine il caos sulla tua scrivania, noterai che non ti preoccuperai più di dove sia la tua penna preferita, quel famoso post-it con i contatti importanti o quel documento che devi firmare il prima possibile. Oltre a risparmiare del tempo prezioso, risparmierai tanta energia.
Avere un planner che permetta di visualizzare gli incarichi sotto forma di elenco, suddivisi in colonna per giorni, settimane o scadenza è un grande aiuto per poter distribuire il tuo tempo in modo efficiente. Contrassegnarli come "Fatto" durante la giornata può aumentare la fiducia in te stesso e ridurre i livelli di stress. Inoltre, man mano che continui a migliorare le tue capacità di gestione del tempo, diventerai più bravo nell'adattare la tua strategia giornaliera per assicurarti di spuntare tutti gli incarichi presenti nell'elenco.
4. Stabilisci le priorità
Distribuire il tempo tra gli incarichi quotidiani a seconda del loro valore è la base per una gestione efficace del tempo. Se dedichi diverse ore allo svolgimento di incarichi o attività che possono essere facilmente rimandati o addirittura cancellati dalla tua lista senza grandi conseguenze, rischi di non avere il tempo sufficiente per affrontare le questioni di reale importanza. Pertanto, imparare a distinguere le cose importanti diventa parte cruciale del lavoro sulle tue capacità di gestione del tempo. Puoi utilizzare la matrice di Eisenhower se riscontri delle difficoltà nel determinare le tue priorità:
• Importante e urgente? Fallo subito.
• Importante ma non urgente? (Ri)pianificalo.
• Non importante ma urgente? Delegalo.
• Non importante e non urgente? Rimuovilo dalla tua lista delle cose da fare.
Se vuoi distribuire il tuo lavoro in modo uniforme durante la giornata, devi saper rifiutare eventuali responsabilità aggiuntive. Potrebbe piacerti essere colui che è sempre pronto a salvare la situazione sia nelle questioni personali che in quelle lavorative, ma questa non è una saggia strategia. Ricorda, se accetti di fare un lavoro extra, avrai a disposizione sempre 24 ore, ma dovrai lavorare più di quanto previsto inizialmente. Dedicare tempo ed energie a qualcosa di nuovo sulla tua lista delle cose da fare significa dedicare meno attenzione e concentrazione ad altre cose importanti, come incarichi urgenti o attività come dormire. Questi sacrifici potrebbero sembrare piccoli, ma se sommati possono portare a conseguenze pericolose, tra cui riduzione della produttività, fallimento nelle prestazioni ed esaurimento emotivo.
Quindi, quando qualcuno ti propone un nuovo incarico, ma senti di avere già abbastanza incarichi in attesa di essere portati a termine, la cosa migliore da fare è rifiutare educatamente e procedere con l'esecuzione del piano iniziale.
Quando crei il tuo programma, devi tenere in conto quanto tempo richiederà ciascun incarico per essere completato. Potrebbe essere difficile, soprattutto inizialmente, calcolare quanto tempo servirà e impostare scadenze realistiche. Con l’esperienza, arriverai a conoscere il tuo ritmo di lavoro, in modo da poter prevedere la tempistica ideale per creare il tuo programma. Ma devi stare attento e aggiungere del tempo extra in caso di eventuali complicazioni. Questo è uno dei passi più importanti per migliorare le tue capacità di gestione del tempo.
Lavorare senza pause è estenuante e non fa bene né alla mente né al corpo. Sfortunatamente, la società moderna è ossessionata dal lavorare a lungo e dall'essere costantemente efficiente, ma questo approccio causa danni irreparabili alla salute e alla produttività. Quindi, se il tuo corpo inizia a darti segnali di stanchezza, prenditi una pausa di 10-15 minuti. Inoltre, puoi aggiungere al tuo programma di lavoro giornaliero anche le pause brevi, che ti aiuteranno a ricaricarti e a ritrovare la concentrazione.
8. Non essere multitasking
È tempo che dipendenti, datori di lavoro e persino specialisti del reparto HR si rendano conto che il multitasking non è indicatore di efficienza. Se si tenta di lavorare su più incarichi contemporaneamente, le probabilità di commettere errori sono decisamente più alte. La capacità di stabilire le priorità e rimanere concentrati è una delle abilità chiave per una buona gestione del tempo. Pertanto, devi imparare a seguire pazientemente il tuo elenco di "Cose da fare" senza cercare di gestire tutto contemporaneamente.
Il desiderio di rimandare tutti gli incarichi fino a quando non sopraggiunge il momento della consegna è una pericolosa trappola in cui, spesso, cadiamo tutti. Potrebbe essere causato da molti fattori, compresi quelli psicologici. Tuttavia, ci sono alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per evitare di continuare a procrastinare:
• Apprezza il tuo tempo e ricorda che non puoi riaverlo indietro una volta sprecato
• Suddividi gli incarichi più grandi e complessi in incarichi più piccoli
• Aggiungi un elemento di gioco o divertimento ad attività che sembrano noiose.
Quando ti senti sotto pressione, gestire correttamente lo stress potrebbe essere una sfida. Ma non puoi lasciare che questa condizione abbia la meglio e che controlli le tue azioni perché ti impedirà di concentrarti, riducendo la tua produttività e portandoti a commettere errori. Ecco alcune tecniche che puoi utilizzare per far fronte allo stress:
• Fai meditazione o, semplicemente, respira profondamente per qualche minuto
• Prendi una boccata di aria fresca
• Dedica del tempo all’esercizio fisico
• Ascolta musica rilassante o un podcast.
Puoi pianificare e organizzare molte cose manualmente, ma se esiste un software progettato appositamente per fornirti tutti gli strumenti necessari per automatizzare ed eseguire queste operazioni su qualsiasi dispositivo, non sarebbe una mossa intelligente usarlo? Anche se le tue capacità di gestione del tempo non sono perfette in questo momento, applicazioni come Bitrix24 possono aiutarti ad assegnare e delegare incarichi, organizzare riunioni, pianificare la tua giornata, condividere e sincronizzare calendari, impostare notifiche o tenere traccia del tempo impiegato per completare le tue mansioni. Se stai cercando un assistente digitale, questa è la soluzione perfetta per te.