Il mercato si evolve velocemente e, per questo motivo, sempre più aziende stanno implementando metodologie agili per adattarsi ai cambiamenti. La collaborazione agile, applicata all’interno di un ufficio ibrido, è una delle chiavi fondamentali per il successo.
Tuttavia, i project manager si trovano a risolvere una sfida senza precedenti: ottenere la collaborazione tra i vari team, anche quando i membri lavorano separati da una barriera fisica. Un obiettivo di questo tipo può essere facilmente raggiunto con l’aiuto di una corretta strategia aziendale e strumenti di collaborazione agile. Vuoi scoprire come riuscirci? Continua a leggere!
La collaborazione agile consiste nel lavorare in gruppo per raggiungere un obiettivo condiviso, attraverso l’applicazione dei principi della metodologia Agile come l’adattabilità, la flessibilità e la partecipazione attiva di tutti i membri del team. Ogni progetto è suddiviso in sprint, per aumentare il lavoro funzionale in un lasso di tempo breve.
I team agili collaborano in modi diversi, tra cui si distinguono:
I principi agili possono migliorare la collaborazione in un ambiente di lavoro ibrido perché:
Alcune delle strategie per una collaborazione di successo in un ambiente di lavoro ibrido includono:
Uno dei principi fondamentali su cui si basano le metodologie agili è la suddivisione del progetto in parti più piccole e gestibili, che dovrebbero fornire un risultato all’interno di un lasso di tempo che va dalle due alle quattro settimane. Tali metodologie si basano sulla collaborazione, per cui sarà opportuno decidere insieme al team quali azioni intraprendere durante ogni sprint e come ottenere il prodotto da presentare al cliente. Una volta terminata questa fase, è necessario determinare i compiti da portare a termine entro i tempi stabiliti e assegnarli ai vari responsabili.
Vuoi evitare malintesi e confusione? La soluzione è semplice: implementa un sistema di gestione degli incarichi, che ti permetterà di chiarire chi dovrà occuparsi di ciascun compito e in che modo i vari incarichi e sottoincarichi di ogni sprint saranno collegati tra loro. Bitrix24 consente di incorporare sia i dati sulle risorse disponibili che le scadenze e le varie dipendenze, per monitorare con semplicità i progressi di ciascun membro del team. Un approccio di questo genere non solo aiuta a mantenere la flessibilità necessaria per adattarsi ai cambiamenti e alle circostanze impossibili da controllare, ma consente anche di identificare eventuali bottleneck e di intervenire per correggerli prima che possano danneggiare lo svolgimento dello sprint. Prova anche a utilizzare una soluzione visiva, come le bacheche Kanban o i diagrammi di Gantt: con il loro aiuto i membri del team potranno pianificare i compiti in maniera collaborativa, oltre a controllare rapidamente l'avanzamento del progetto.
La collaborazione agile pone le sue basi su una cultura di fiducia, sicurezza e rispetto reciproco: tali valori dovrebbero sempre guidare l’azienda, anche se molti dei suoi dipendenti lavorano da remoto o in forma ibrida. Cerca di favorire il più possibile la nascita di legami duraturi tra i membri del team agile: i dipendenti uniti da un rapporto amichevole e profondo, infatti, tendono a impegnarsi maggiormente nello svolgimento dei compiti assegnati, per non deludere i colleghi e ottenere il loro apprezzamento.
Favorire la collaborazione agile in un ambiente ibrido o a distanza non è semplice, ma è essenziale per aiutare il team a raggiungere il successo. In qualità di leader, dovresti impegnarti in prima persona per creare una squadra solida e unita interessandoti ai tuoi dipendenti, ascoltando le loro motivazioni e aiutandoli a raggiungere il vero potenziale. Incoraggia le interazioni informali con delle attività di team building (anche online) e sprona il tuo team a impegnarsi al massimo: in questo modo, concludere il progetto in maniera ottimale si rivelerà più semplice del previsto.
Una delle difficoltà maggiori presentate dall’ufficio ibrido riguarda la gestione della comunicazione. Non è semplice collaborare e comunicare costantemente con membri del team che lavorano in luoghi o persino all’interno di fusi orari differenti: per questo motivo, è fondamentale scegliere una piattaforma che offra svariati canali di comunicazione, adatti a ogni necessità.
I membri del team agile hanno bisogno di condividere domande e informazioni e risolvere i loro dubbi in maniera più semplice e rapida. Data l’importanza della comunicazione istantanea, è cruciale orientarsi verso una soluzione che permetta una comunicazione in tempo reale, come le chat. Perfette sia per i professionisti da remoto che per i dipendenti che desiderano risolvere in un attimo qualunque problema sorto in ufficio, rappresentano un’opzione assolutamente fondamentale. Verifica che la live chat sia presente all’interno della piattaforma che hai scelto e che tale software permetta anche di fare telefonate e videochiamate in HD, così da semplificare le spiegazioni quotidiane più complesse.
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La sperimentazione presenta numerosi vantaggi: promuove l’adattabilità, facilita l’apprendimento costante e continuo, guida l’innovazione, favorisce la collaborazione e contribuisce a creare un team motivato e fiducioso. Tutte queste variabili sono molto apprezzate all’interno delle metodologie agili: una ragione in più per incoraggiare la sperimentazione. Chi percorre una nuova strada potrebbe sentirsi nervoso all’idea di fallire, ma lo sprint rappresenta l’occasione perfetta per tentare un nuovo approccio. I rischi, infatti, sono minori rispetto a quelli che è possibile incontrare in un progetto non agile, poiché il lasso di tempo a disposizione è breve e il risultato più gestibile.
Invita i membri del tuo team a proporre e provare nuove idee e approcci per migliorare costantemente, invece di seguire un metodo fisso: potrete quindi giungere a soluzioni più efficaci per risolvere qualsiasi sfida che si presenterà. Sperimentare costantemente, inoltre, favorisce l’apertura mentale e contribuisce a responsabilizzare i dipendenti, potenziando la collaborazione agile: tutti i membri del team saranno più disposti a correre dei rischi, perché questi verranno affrontati con la forza di una vera squadra. In questo modo, anche la sinergia tra i membri del gruppo aumenterà.
Tra i principi fondanti delle metodologie agili rientra anche la ricerca del miglioramento continuo: per ottenerlo, i team virtuali e quelli ibridi devono concentrarsi sugli obiettivi prefissati. Tali obiettivi guidano il lavoro di tutti i dipendenti e, per questo motivo, dovrebbero essere comunicati in maniera efficace fin dall’inizio del progetto e compresi da tutti i membri del team. Adottare un approccio basato su obiettivi e risultati permette alla squadra di allinearsi fin da subito verso una meta ben chiara, fornendo ai membri una direzione precisa da seguire e permettendo loro di intraprendere le azioni che porteranno ai risultati desiderati.
Un atteggiamento di questo tipo si traduce in un potenziamento della collaborazione agile. I professionisti acquisiranno infatti una maggior consapevolezza non solo dei loro compiti, ma anche di quelli dei colleghi e di come tutti questi incarichi siano correlati. Il successo individuale sarà alla base di quello del gruppo, incoraggiando la responsabilizzazione dei dipendenti. Un team composto da membri fiduciosi e motivati contribuisce anche alla nascita di un ambiente di lavoro basato sulla collaborazione, per il raggiungimento ottimale degli obiettivi condivisi. I risultati di ogni sprint verranno poi discussi in gruppo, incoraggiando i membri del team a partecipare alla ricerca di soluzioni e ad analizzare sia i successi che i fallimenti.
I team agili, come abbiamo menzionato in precedenza, sono spesso composti da professionisti che lavorano in luoghi e fusi orari differenti. Chiunque desideri promuovere e incentivare la collaborazione agile si trova ad affrontare una sfida cruciale: come è possibile assicurarsi che i membri del team collaborino pienamente, nonostante la lontananza geografica e temporale? La soluzione più efficace è quella di investire in un software completo e funzionale, che faciliti sia la collaborazione sincrona che quella asincrona.
Alcune piattaforme permettono di modificare in tempo reale i documenti conservati nel cloud: una soluzione essenziale per consentire ai membri del team di lavorare tutti insieme allo stesso progetto. Con Bitrix24 potrai non solo modificare i documenti, ma anche aggiungere commenti con tag, così che ogni dipendente coinvolto riceva sempre delle notifiche al riguardo. Potrai anche scegliere di nominare un responsabile del documento in questione, che avrà la possibilità di abilitare o disabilitare le autorizzazioni di modifica e le impostazioni sulla privacy. Una delle sue funzionalità più interessanti riguarda la possibilità, per ciascun team di lavoro, di contare su una propria unità di archiviazione: in questo modo, i documenti non verranno confusi con quelli relativi ad altri progetti.
Secondo la metodologia Agile, perché il progetto avanzi è fondamentale comunicare periodicamente con i propri dipendenti, faccia a faccia. Un ufficio ibrido, in cui numerosi impiegati lavorano parzialmente o totalmente da remoto, potrebbe rappresentare una sfida in più. Puoi risolvere questo problema organizzando delle videoconferenze. Per massimizzare l’efficienza della collaborazione di gruppo, dovrai stabilirle regolarmente e assicurarti che ogni membro del team sia al corrente di ciò che i colleghi stanno facendo e di come stanno procedendo in direzione dell’obiettivo prefissato. La frequenza con cui organizzare le riunioni dipende dalle necessità del team: è possibile tenere degli stand-up meeting quotidiani o delle riunioni settimanali, oltre a lasciare un giorno libero per la riunione di fine sprint e la pianificazione dello sprint successivo.
Gli esperti raccomandano di ottimizzare le riunioni, in modo da non perdere tempo e utilizzare quello a disposizione in maniera più adeguata. A questo proposito, sarebbe opportuno creare in anticipo un programma della riunione online e condividerlo con i partecipanti, perché possano prepararsi e presentare in tempo i risultati ed eventuali domande. Inoltre, il tempo dovrebbe essere limitato, così da evitare le digressioni o le discussioni non incentrate sull’argomento della riunione. Questa strategia ti aiuterà a ottenere la piena sincronizzazione del team e a determinare le modifiche necessarie per contribuire alla collaborazione agile e, quindi, al raggiungimento degli obiettivi di ogni sprint.
In un mondo come quello moderno, in cui le forme di lavoro e la tecnologia cambiano in continuazione, i metodi agili hanno acquistato un’importanza sempre maggiore. Perché abbiano successo, però, è fondamentale promuovere una comunicazione il più possibile aperta, un processo decisionale congiunto e una consegna di valore continua: ciò è possibile solamente attraverso la collaborazione agile.
Un leader esperto e attento dovrebbe cercare sempre il modo migliore per far sentire sia i dipendenti che lavorano in ufficio che quelli da remoto parte integrante del team. Rivoluziona la tua strategia operativa implementando strumenti di collaborazione agili, come Bitrix24: una piattaforma completa e funzionale, perfetta per agevolare la comunicazione trasparente e il lavoro di squadra. Con il suo aiuto potrai assegnare compiti e monitorare progetti in maniera semplice e diretta, creare un ambiente di lavoro che incoraggi la sperimentazione, comunicare senza problemi con dipendenti e clienti e ottenere la massima soddisfazione di chi ha scelto la tua azienda. Affidati alla tecnologia fin da oggi per collaborare in maniera efficace con i team da remoto e in presenza, migliora il tuo approccio all’Agile Collaboration e raggiungi risultati mai visti prima: Bitrix24 è la soluzione che cercavi!