Ai gestori di progetto spesso capita di misurarsi con i progetti di maggior complessità, caratterizzati da sfide come una grande quantità di incarichi associati o dei tempi di realizzazione molto stretti. Completarli con successo non è impossibile, ma la differenza tra la pianificazione iniziale e l’esecuzione vera e propria può rappresentare una sfida.
La
gestione di progetti complessi richiede una preparazione adeguata e molta pazienza, ma non temere: grazie a questi 8 suggerimenti brillanti nemmeno le difficoltà ti impediranno di portare a termine il tuo lavoro in maniera ottimale.
Un progetto è considerato complesso quando è dotato di caratteristiche eterogenee che lo rendono difficile da pianificare, controllare o amministrare. Questa difficoltà spesso è dovuta a fattori organizzativi, strutturali, temporali, tecnici oppure direzionali.
Per gestire progetti complessi in maniera ottimale è necessario:
Per la gestione di progetti complessi hai bisogno di strumenti come un software di gestione degli incarichi e dei progetti ben organizzato, calendari dotati di diagrammi di Gantt, canali di comunicazione funzionali, automazioni per velocizzare i procedimenti e strumenti analitici per un miglioramento costante.
Il metodo più indicato per creare un piano di gestione per i progetti complessi è quello di identificare gli obiettivi generali, pianificare con attenzione ogni incarico, stabilire scadenze realistiche, dividere il progetto in obiettivi più piccoli e facili da raggiungere e redigere un piano di gestione dei rischi.
Per eccellere nella gestione di progetti complessi è innanzitutto necessario creare un team formato da membri di cui sia possibile fidarsi. L’abilità nello svolgere il proprio lavoro è una caratteristica fondamentale da prendere in considerazione, ma non è l’unica: il background culturale di ciascuna persona è altrettanto importante per la creazione di una squadra vincente. Dopodiché, sarà fondamentale definire con chiarezza il ruolo che ogni membro del team dovrà ricoprire, stabilendo delle aspettative precise per mantenere alta sia la motivazione che l’umore generali.
Per quanto riguarda le responsabilità di ognuno, è importante mantenere la stessa chiarezza fin dal primo giorno e stabilirle senza perdere tempo. Non è possibile condurre progetti complessi contando solo sulle proprie forze e per questo motivo dovrai imparare a delegare i compiti di cui non puoi occuparti affidandoli al tuo team: una strategia che ti aiuterà anche a rafforzare la fiducia nei tuoi confronti e a dimostrare ai tuoi dipendenti quanto conti sulle capacità di ognuno.
Spesso capita di iniziare a lavorare senza avere ben chiara la direzione che il progetto dovrà prendere, spinti solo dal desiderio di terminarlo in fretta. Una situazione che finisce per condizionare negativamente sia la tua gestione che il comportamento del team e della clientela: i tuoi dipendenti rischiano di ritrovarsi in preda alla confusione e senza istruzioni precise da seguire, mentre i tuoi clienti otterranno un prodotto finale decisamente non conforme alle aspettative.
Per evitare che questa situazione si verifichi, dovrai definire attentamente i tuoi obiettivi primari e secondari e comunicarli ai clienti. Identificarli, definirli e concentrarsi su ognuno di essi ti permetterà di affrontare con efficacia anche il processo decisionale nella gestione di progetti complessi. Inoltre, puoi utilizzare strumenti pratici come le bacheche Kanban, che ti aiutano a mantenere gli obiettivi in ordine sistemandoli sulla prima delle tre colonne, così che ogni membro del team possa visualizzarli con una sola occhiata e tenerli a mente.
Definire con chiarezza gli obiettivi si rivela estremamente utile per aumentare la motivazione generale nella gestione di progetti su larga scala: se i tuoi impiegati sentiranno di contribuire attivamente alla loro realizzazione saranno più desiderosi di impegnarsi per portare a termine il lavoro, offrendo grandi benefici allo svolgimento generale.
Una volta determinati gli obiettivi potresti voler iniziare immediatamente a lavorare, ma per rendere il progetto gestibile è necessario dividerlo prima in fasi più piccole, così che risulti più semplice affrontarlo.
La miglior strategia in questo senso è quella di iniziare rendendo gli obiettivi SMART, ossia specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e scadenzabili. Dopodiché, adottare un valido software per la gestione degli incarichi e dei progetti ti consentirà di creare immediatamente gli incarichi individuali che, combinati insieme, costituiranno il progetto. Inoltre, potrai stabilire le date di scadenza e includere risorse e istruzioni chiare perché il lavoro proceda senza difficoltà.
Ricordati di fissare degli obiettivi intermedi durante lo svolgimento del progetto, ad esempio all’approvazione del budget o subito dopo il lancio di un prodotto: riconoscere queste piccole vittorie contribuirà a tenere alta la motivazione e renderà la gestione dei progetti complessi più semplice e strutturata. Puoi anche scegliere di seguire una metodologia agile come quella Scrum e dividere il tuo progetto su larga scala in sprint di due settimane, ossia una serie di incarichi correlati che potrai ripetere, analizzare e poi utilizzare come base per lo sprint successivo.
Quando ci si occupa di gestione di progetti complessi, è sempre meglio adottare delle politiche di comunicazione che vadano dritte al punto. Utilizzare l’app di messaggistica istantanea solo per brevi domande o conferme, conservare documenti e informazioni chiave all’interno delle schede degli incarichi nel software di gestione dei progetti, indire riunioni tramite videochiamate per informare il team e i clienti riguardo agli ultimi aggiornamenti… Grazie a delle politiche chiare e concise sarà più semplice regolare la comunicazione e le parti coinvolte riusciranno ad adattarsi senza problemi. Ricorda sempre di imparare anche da eventuali errori e di modificare senza esitazioni tutte quelle parti che necessitano di migliorie.
Un altro utile suggerimento è quello di implementare l’utilizzo dei documenti collaborativi: la possibilità di suggerire modifiche e lasciare commenti per i membri del team che dovranno occuparsi della loro revisione ti aiuterà infatti a velocizzare il ritmo del lavoro, oltre a darti la possibilità di comunicare subito le modifiche da apportare, per evitare errori e confusione.
Questi accorgimenti sono fondamentali non solo per lavorare con maggior efficienza riducendo lo stress generale, ma anche per evitare incomprensioni nella comunicazione, la perdita di informazioni fondamentali e, di conseguenza, il peggioramento delle relazioni con i membri del team.
Spesso anche i gestori di progetto più abili ed esperti trascurano l’importanza di una valida gestione dei rischi: non andrebbe mai considerata un processo distinto dalla pianificazione del progetto, ma una sua parte integrante. La gestione di progetti complessi, con la sua serie di incarichi non ancora testati e terze parti coinvolte comporta sempre delle sfide inaspettate e un piano di questo genere può aiutare ad affrontare con successo tutte le problematiche, anche quelle difficili da prevedere.
Ricorda che gestire i rischi significa prendere in considerazione tutto ciò che di negativo potrebbe accadere e ridurre le probabilità che possa effettivamente succedere. Un piano di emergenza ti permetterà di mitigare la portata di alcuni rischi, di evitarne altri cambiando il tuo approccio all’azione e di accettare tutti quelli che non comportano conseguenze problematiche per l’azienda. Se possiedi i fondi e le conoscenze necessarie, poi, potrai anche richiedere l’aiuto di specialisti e trasferire a loro la gestione dei rischi di cui non potresti occuparti con la stessa attenzione.
Perché un progetto di grandi dimensioni venga gestito in maniera ottimale, è necessario affidarlo a un team produttivo, altamente motivato e che ama affrontare le sfide. Lavorare in un ambiente negativo, però, influisce sull’umore di tutti i tuoi impiegati (anche i più positivi e pazienti) e finisce per incidere negativamente sulla loro produttività: per questo motivo, la gestione di progetti complessi dovrebbe prestare la massima attenzione non solo alle relazioni strette tra i membri del team, ma anche al loro benessere e al livello di soddisfazione generale.
Contribuisci attivamente alla creazione di un ambiente lavorativo positivo e stimolante, basato sulla fiducia reciproca tra i membri e la volontà di collaborare per raggiungere un obiettivo comune. A questo scopo, non dimenticare l’importanza delle attività di team building, anche se ti sembra non avere abbastanza tempo per metterle in pratica: permettere ai tuoi dipendenti di conoscersi meglio aiuterà non solo a rendere l’atmosfera più distesa ma anche ad aumentare la cooperazione generale e quindi la produttività, elementi essenziali per la buona riuscita di un progetto complesso.
Il rapporto difficile con la clientela può rappresentare una delle sfide maggiori nella gestione di progetti complessi. Chi richiede i tuoi servizi spesso non si rende conto di cosa significhi lavorare direttamente al progetto e spesso può proporre date di scadenza impossibili da rispettare o effettuare stime sul prezzo finale poco realistiche. Restare in silenzio per evitare i conflitti non è mai una buona idea: in questo modo finiresti per dare ai tuoi clienti una sensazione di falsa sicurezza e i problemi, invece di essere risolti immediatamente, si accumulerebbero per poi venire fuori tutti insieme e danneggiare il buon andamento del lavoro generale.
Mentre i manager meno esperti potrebbero cadere in questa trappola e assecondare in tutto il cliente, accettando qualunque data di scadenza proposta e finendo irrimediabilmente per sovraccaricare di lavoro il proprio team, un gestore di progetti capace e abile è in grado di affrontare direttamente la situazione identificando sempre la strategia più adatta. Gestire saggiamente un progetto complesso significa eliminare tutti gli ostacoli che si frappongono tra te e la sua realizzazione: non temere di deludere i clienti, affronta i problemi direttamente e assicura al tuo team la tranquillità di cui ha bisogno per lavorare dando sempre il massimo.
L’ultimo suggerimento, ma non per questo meno importante, riguarda il tuo team, a cui dovresti concedere di prendere decisioni in autonomia per velocizzare il lavoro generale e dimostrare quanta fiducia nutri nei loro confronti. Riduci al minimo i ritardi legati alla burocrazia e permetti ai tuoi dipendenti di gestire da soli tutte quelle situazioni che possono influire sui loro incarichi: se hai affidato loro dei compiti fin dalle prime fasi di pianificazione del progetto, dovrebbero essere in grado di occuparsi sia dell’esecuzione vera e propria che di prendere decisioni importanti anche senza consultarti.
Al fine di rendere la gestione di progetti complessi sempre ottimale è necessario sviluppare un processo di escalation decisionale: questo aiuterà il tuo team a capire quando occuparsi di una decisione autonomamente e quando, invece, sarebbe più opportuno rivolgersi al gestore del progetto. Le risposte possono essere fornite da un manuale salvato all’interno della knowledge base dell’azienda e accessibile a tutti i membri del team: una risorsa di questo tipo permetterà loro di rendersi conto in prima persona se hanno il potere di prendere decisioni autonomamente e, in caso sia necessario il tuo intervento, di contattarti subito per evitare ritardi nella consegna del lavoro finito.
Prendere in considerazione questi suggerimenti renderà di certo la gestione di progetti complessi più semplice e fluida del previsto. Un progetto che presenta delle complicazioni può rivelarsi una vera e propria sfida, ma non temere: grazie agli strumenti più adatti alle tue esigenze e alla giusta preparazione sarai in grado di raggiungere in breve tempo l’obiettivo finale.
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