Le tecniche di riunione Agile permettono alle aziende più dinamiche di prendere decisioni cruciali in maniera efficiente e, soprattutto, veloce. La metodologia Agile aiuta a stabilire rapidamente le priorità e trasformarle in realtà senza perdere tempo in discussioni interminabili, ma come è possibile applicarla concretamente alle riunioni?
In questo articolo scoprirai 7 tecniche di riunione Agile in grado di migliorare sia la qualità dei contributi offerti al progetto che la velocità dell’intero processo decisionale. Continua a leggere per saperne di più!
Gli stand-up quotidiani sono molto popolari nell’ambiente Agile e rappresentano una delle tecniche di riunione Agile più semplici da implementare. È possibile coinvolgere nel loro svolgimento anche i team remoti, che parteciperanno con facilità utilizzando un software di videoconferenza.
Uno stand-up quotidiano consiste in una riunione di massimo dieci minuti (solitamente organizzata al mattino) durante la quale il team fornisce aggiornamenti sul progetto in corso. Partecipare a una riunione a tempo determinato incoraggia i dipendenti a concentrarsi sugli aspetti fondamentali del progetto, ossia gli incarichi portati a termine o eventuali ostacoli incontrati durante il percorso. In caso avessi bisogno di approfondire alcuni dettagli, potrai sempre organizzare una riunione successiva per affrontare la questione con calma.
La quotidianità di queste riunioni contribuisce a potenziare il processo decisionale, aumentando la trasparenza e fornendo un’immagine precisa di ciò che il tuo team sta realizzando. In questo modo, potrai prendere decisioni basate su dati certi e, soprattutto, aggiornati.
La presenza dell'intero team alle riunioni, inoltre, permette di contare su un gran numero di prospettive differenti, utili in caso di difficoltà. I tuoi dipendenti avranno la possibilità di aiutare un collega con la loro esperienza e tu avrai la possibilità di tenere d’occhio eventuali ostacoli e affrontarli per tempo. Risolvere un ostacolo prima che possa degenerare aiuta a mantenere la lucidità necessaria a prendere decisioni strategiche, che conducono l’azienda verso il miglioramento continuo.
Un’altra delle tecniche di riunione Agile più importanti è il cosiddetto time-boxing, che affronta direttamente il problema degli incontri eccessivamente lunghi. La durata delle riunioni time-boxed (ossia a tempo) è infatti strettamente regolata: grazie a questo metodo, il tuo team potrà concentrarsi più facilmente sul fulcro della discussione e l’organizzatore sarà in grado di fermare sul nascere qualunque conversazione in grado di distrarre i partecipanti dal tema principale. Ne risulterà un decisivo cambio di rotta, che darà la priorità a risultati davvero attuabili, mettendo da parte le discussioni meno efficaci.
Le riunioni a tempo contribuiscono a mantenere elevata l’energia e la motivazione dei team fissando un punto d’arrivo ben preciso. Il limite imposto dalla durata, inoltre, aumenta la volontà di portare a termine il proprio lavoro in breve tempo e con efficienza. Se l’incontro terminerà all’orario stabilito all’inizio, i tuoi dipendenti potranno tornare direttamente a svolgere il loro lavoro, senza essere costretti a modificare il calendario a causa del prolungarsi della riunione.
Il time-boxing funziona sia come vincolo che come motivazione, contribuendo a stimolare un forte senso di responsabilità nel team. È la soluzione ideale per tutti i compiti che vengono spesso messi in secondo piano, come la decisione su come smaltire il backlog del prodotto o la risoluzione di problemi persistenti. L’importante è raggiungere una soluzione, che potrà comunque essere perfezionata in seguito.
Immagina di aver terminato una sessione di brainstorming e di avere a disposizione tante idee e spunti creativi diversi. Per proseguire con il processo decisionale dovrai limitarti a scegliere solo una piccola parte di essi, ma puoi semplificare l’operazione affidandoti al voto dei tuoi dipendenti.
Ogni membro del team riceverà un numero limitato di punti, ciascuno rappresentante un voto (dots, da cui il termine inglese dot-voting), che dovranno utilizzare per approvare le opzioni proposte. Questo metodo aiuta non solo a prendere decisioni informate, ma anche a ottenere un’ampia gamma di feedback dalle parti interessate: tutti i membri, dai responsabili del progetto agli ultimi arrivati, avranno la stessa voce in capitolo sulla questione, contribuendo ad aumentare la coesione del team.
L’aspetto visivo della votazione a punti permette di ottenere rapidamente un’idea delle priorità della squadra ed elimina le discussioni interminabili, spingendo i membri del team a prendere decisioni in maniera più veloce. Rende inoltre possibile superare lo stallo delle questioni più complesse, in cui non esiste una risposta sbagliata ma è difficile mettere d’accordo l’intera squadra sulla strada da percorrere. Tecniche di riunione Agile come il dot voting impediscono ai dipendenti più forti e loquaci di coprire le voci di quelli più silenziosi, contribuendo alla creazione di un team equilibrato.
A volte capita che le riunioni Scrum si concentrino eccessivamente sull’incarico in esame, tanto da perdere di vista il quadro generale. In situazioni simili, le tecniche di riunione Agile come lo story mapping dell’utente possono aiutare a scoprire nuove prospettive e a ottenere il feedback delle parti interessate.
Inizia creando un vero e proprio storyboard visivo che illustri il viaggio dell’utente modello e che sia basato sulle fasi di pre-vendita e post-vendita registrate all’interno del CRM. Tale storyboard dovrà ovviamente contenere dati come le motivazioni, i punti deboli e qualunque altra informazione utile sull’utente in questione. Dopo aver analizzato e compreso in pieno la sua esperienza generale, potrai dare la priorità al backlog del prodotto per lavorare su tutte le caratteristiche in grado di lasciare il segno sui consumatori.
La pianificazione dello story mapping dell’utente dovrebbe anche includere il feedback dei clienti: l’aiuto di chi conosce bene i tuoi prodotti e li utilizza di frequente permette di prendere decisioni rapide e sicure. Considera ogni nuovo lancio come un’opportunità per raccogliere pareri sulle modifiche apportate al prodotto, in modo da perfezionarlo ulteriormente.
Il processo decisionale a due fasi è una tecnica di riunione che crea un ambiente in cui le idee possano circolare rapidamente, per poi essere analizzate una per una e determinare in che modo si allineano alle migliori pratiche Agili. Dividere il processo decisionale in due fasi consente ai team di raggiungere l’equilibrio tra idee innovative e compiti attuabili, che contribuisce al successo di un progetto.
Durante la prima fase, quella della nascita delle idee, i team sono invitati a contribuire con suggerimenti di ogni tipo, senza alcun limite. Il principio guida è semplice: trovare nuovi modi di eseguire il lavoro, diversi da quelli solitamente impiegati e in grado di offrire nuove prospettive, aggiungere valore o semplificare i processi. Se desideri ottenere il massimo da tale tecnica, dovrai convincere i tuoi dipendenti che non esistono risposte sbagliate e che ogni contributo verrà accolto allo stesso modo. Mettere a proprio agio il team non è sempre semplice, per cui potresti valutare la possibilità di organizzare più di una riunione per giungere all’obiettivo finale.
La seconda fase, quella decisionale, ha inizio dopo aver raccolto un numero sufficiente di idee dalle sessioni di brainstorming. Crea una lista e valuta tutti i suggerimenti ricevuti in termini di fattibilità, allineamento con il brand, impatto o qualunque altro fattore che ritieni importante. L’obiettivo principale di questo procedimento è passare in rassegna le proposte e filtrarle accuratamente, al fine di ottenere un insieme di compiti gestibile e che contribuisca alla realizzazione del progetto.
Implementare la tecnica del processo decisionale a due fasi all’interno delle riunioni Scrum consente di ottenere idee innovative, che spesso vengono scartate ancora prima di poter essere considerate. L’importante è mantenere le tempistiche ristrette, per evitare di andare fuori tema e ottenere decisioni valide in tempi brevi.
Gran parte delle strategie finora analizzate si basano sul lavoro di gruppo, ma le metodologie agili consentono di dare risalto anche all’intervento individuale, con tecniche efficienti come il brainstorming silenzioso.
Invece di partecipare a una classica sessione di brainstorming collettivo, il team si divide per elaborare idee a livello individuale. Dopo un lasso di tempo prestabilito, la squadra si riunisce nuovamente e mostra le idee elaborate su una lavagna fisica o digitale: il project manager, che conduce la sessione, aiuta i membri ad analizzare e valutare i punti uno per uno.
Il brainstorming silenzioso è la tecnica ideale per ottenere contributi anche dai dipendenti più riservati, quelli che spesso vengono messi in ombra dai colleghi estroversi. Lavorare a livello individuale li tranquillizzerà, spingendoli a condividere idee che, in un contesto di gruppo, sarebbero potute passare inosservate. Inoltre, la struttura della metodologia impedisce la prevalenza di un solo pensiero dominante, spingendo i membri del team a offrire prospettive uniche e interessanti senza farsi condizionare dal resto della squadra.
Oltre a fornire suggerimenti di qualità, il brainstorming silenzioso permette di ottenere idee completamente formate, aiutando a eliminare le discussioni interminabili e rendendo il processo decisionale ancora più rapido.
Gli incarichi basati sulla rapidità come la pianificazione dello sprint a volte trascurano opportunità eccellenti, semplicemente perché chi è incaricato di prendere decisioni non è in grado di visualizzare il prodotto finale. In questo senso, la prototipazione rapida è la più pratica tra le tecniche di riunione Agile finora analizzate e consiste nel creare un modello di base, fisico o digitale, che aggiunge chiarezza a idee nuove e audaci.
Questo metodo permette al responsabile di progetto di farsi un’idea più precisa delle nuove funzionalità del prodotto. I dipendenti potranno interagire direttamente con il prototipo e iterare rapidamente sul feedback delle parti interessate, sistemando il loro approccio di conseguenza. I prototipi più pratici possono essere analizzati e studiati nel dettaglio, velocizzando le decisioni e aiutandoti a scartare eventuali idee fallimentari, prima di intraprendere un percorso teorico che potrebbe richiedere molto tempo.
La prototipazione rapida contribuisce anche a eliminare eventuali blocchi nel backlog di prodotto. Realizzare prototipi rapidi in un ambiente creativo aiuta a comprendere meglio le sfide da affrontare e a trovare nuovi modi per superarle, così da avanzare con sicurezza verso nuovi obiettivi.
Le sette tecniche di riunione Agile appena presentate in questo articolo ti aiuteranno a velocizzare l’intero processo decisionale, migliorando la tua strategia e portando l’azienda verso risultati straordinari. Per raggiungere questo obiettivo, sarà fondamentale il supporto della tecnologia.
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Le componenti chiave di una riunione Agile efficace sono:
Le tecniche di riunione Agile semplificano il processo decisionale:
Uno stand-up quotidiano è una riunione di massimo dieci minuti incentrata solo sugli aggiornamenti più rilevanti del progetto, come gli ostacoli principali o gli incarichi da affrontare. Una retrospettiva è un processo basato sulla riflessione, che esamina lo sprint precedente e identifica eventuali aree di miglioramento per quello successivo.