Il monitoraggio delle spese aziendali è una pratica essenziale per il successo finanziario di qualunque azienda, ma spesso i piccoli imprenditori e i freelance sono così impegnati nelle loro attività quotidiane da dimenticarne l’importanza. Chiunque desideri diventare un imprenditore di successo non dovrebbe solo possedere idee innovative e capaci di rivoluzionare il mercato, ma anche essere in grado di amministrare il proprio team e gestire le finanze della compagnia con la dovuta attenzione.
Sei in cerca di suggerimenti per una valida gestione delle spese aziendali? Stai per scoprire la soluzione che fa per te, con 7 spunti per affrontare adeguatamente questa sfida.
La gestione delle spese aziendali è una strategia finanziaria e operativa, che punta a identificare, monitorare e ridurre i costi per migliorare la sostenibilità, la redditività e la competitività dell’azienda. Comporta anche l’applicazione di modifiche dirette alla spesa in base ai dati di controllo dei costi, per mantenere i progetti allineati agli obiettivi finanziari.
Il controllo delle spese è importante per le piccole imprese perché permette di:
Tra le migliori pratiche per il controllo delle spese aziendali rientrano:
Alcune sfide comuni nel tenere traccia delle spese aziendali comprendono la mancanza di un adeguato follow-up, il margine di errore umano e l’errata gestione di ricevute e fatture. Tali sfide possono essere affrontate automatizzando i processi aziendali, formando adeguatamente gli impiegati, implementando politiche chiare e utilizzando strumenti di gestione delle spese.
Per una gestione delle spese aziendali ordinata ed efficiente dovresti innanzitutto separare le finanze dell’azienda da quelle personali aprendo un conto destinato esclusivamente alle transazioni commerciali della tua attività. In questo modo potrai gestire tutte le entrate e le spese da un unico spazio o, se le dimensioni della tua attività lo richiedono, da più di un account. Qualunque sia la tua scelta, dovresti poter accedere senza problemi al conto bancario ovunque ti trovi, per controllare efficacemente le tue finanze aziendali. Scegli una compagnia che ti consenta di ottenere tutte le funzionalità di cui la tua attività ha bisogno.
Una delle raccomandazioni più comuni per chi desidera gestire e monitorare in maniera efficace le spese per piccole imprese è quella di ottenere una carta di credito o di debito aziendale. In questo modo lo storico del tuo credito sarà più accessibile e meglio organizzato e potrai ottenere più facilmente un finanziamento quando necessario. Per ottenere questa carta, ricorda di presentare solo i dati finanziari relativi alla tua azienda, per evitare che le spese personali influenzino l’analisi del credito.
L’utilizzo di strumenti di monitoraggio delle spese è essenziale per qualunque attività, piccola o grande che sia, poiché permette di facilitare il processo di controllo e organizzazione delle spese e di prendere decisioni informate, basate su dati certi. Grazie all’automatizzazione dei registri contabili e finanziari, infatti, le aziende avranno accesso in tempo reale a tutti i dati che riguardano la situazione finanziaria e potranno apportare le dovute modifiche, in modo da migliorare la redditività. Inoltre, le informazioni fornite dal software di monitoraggio e controllo delle spese aiutano a identificare con maggior precisione tutte quelle aree in cui è possibile ridurre i costi e ottimizzare le spese, al fine di massimizzare le entrate. Alcuni software permettono persino il monitoraggio delle spese dei viaggi di lavoro e consentono di verificare svariate spese di lavoro deducibili, ad esempio quanto è stato speso per i pasti o quando è stata utilizzata l’auto aziendale. Ovviamente, perché rispettino le normative fiscali, tali spese devono essere effettuate a scopi commerciali.
Oltre a fornire un valido aiuto per gestire efficacemente i team, Bitrix24 si rivela la soluzione perfetta per tenere in ordine i conti. Un software di questo genere permette di conoscere il ricavato totale dell’azienda grazie ai dati forniti dal CRM, di determinare il costo del libro paga dei dipendenti e di effettuare preventivi dettagliati delle spese di ciascun progetto in relazione alle risorse assegnate. Tra i suoi vantaggi rientra anche la possibilità di integrarsi facilmente con le più famose app di contabilità presenti sul mercato. Il suo marketplace, inoltre, offre una vasta gamma di app con cui personalizzare l’account Bitrix24 in base alle tue esigenze e nella massima semplicità.
La gestione delle spese aziendali si rivela spesso un compito complesso, ma è possibile renderlo più semplice collegando i tuoi conti al software di contabilità in uso. In questo modo i movimenti bancari verranno sincronizzati automaticamente e l’app sarà sempre aggiornata riguardo al saldo disponibile, i pagamenti programmati e le spese effettuate. Molte delle app presenti sul mercato classificano le spese in modo automatico, preciso ed efficiente: grazie a un accorgimento di questo tipo risulterà più semplice capire il motivo delle tue uscite di denaro.
Collegare il conto bancario al software di monitoraggio delle spese permetterà anche di eseguire transazioni di vario genere, come pagare le fatture o lo stipendio dei tuoi dipendenti direttamente dal software e senza accedere al conto, per risparmiare tempo e darti modo di concentrarti sulle attività davvero importanti per la crescita dell’azienda. Se poi desideri riconciliare i vari conti senza problemi, avrai la possibilità di importare le transazioni quotidiane e scaricare gli estratti conto nella massima semplicità. Prendere decisioni strategiche sulla base dei dati ottenuti e gestire le spese aziendali in maniera efficace risulterà ancora più semplice.
Archiviare con cura le ricevute e le fatture relative alla tua azienda è un’operazione importante da compiere per assicurarsi una gestione delle spese aziendali impeccabile. La legge italiana richiede di conservare tutta la documentazione relativa all’azienda, come gli estratti conto e le scritture contabili, per un periodo di dieci anni: puoi utilizzare un archivio fisico munito di cartelle, ma l’archiviazione virtuale all’interno del drive risulta sempre più pratica e facile da consultare.
Sul mercato sono disponibili svariati strumenti di monitoraggio delle spese aziendali, progettati anche per digitalizzare fatture e ricevute: ti basterà scansionarle con lo smartphone per poi archiviare i file nel cloud e ritrovarli con facilità ogni volta che ne avrai bisogno. Spesso è anche possibile sincronizzare questi documenti con i tuoi libri contabili. Inizia subito a tenere in ordine l’archivio raccogliendo tutte le ricevute senza perderne di vista nemmeno una, comprese quelle per le spese di chilometraggio, i viaggi aerei e i pasti.
Può sempre capitare di ricevere dei pagamenti in ritardo: per evitare che situazioni di questo genere diventino la norma è fondamentale possedere un sistema organizzato per la fatturazione dei clienti, per assicurarsi che effettuino i pagamenti nei tempi stabiliti. L’utilizzo regolare di un software di fatturazione permetterà di automatizzare l'intero procedimento e anche di impostare promemoria di pagamento, così da evitare ritardi e incomprensioni.
Riscuotere le fatture in tempo è essenziale per una perfetta gestione delle spese aziendali: non ricevere i pagamenti da parte dei tuoi clienti o riceverli in ritardo, infatti, può influire sul flusso di cassa e persino sulla tua capacità di sostenere le spese. Implementa una strategia di riscossione efficace: in questo modo potrai contare su un reddito costante e controllato e, quindi, evitare problemi finanziari a lungo termine.
Stabilire un budget realistico rientra tra i consigli più validi per un’ottima gestione delle spese aziendali. Dovresti iniziare con la stesura di un budget annuale che comprenda tutte le spese e le entrate previste: ricorda che non dovrà restare fisso, ma sarà anzi necessario revisionarlo e modificarlo regolarmente, per assicurarsi che soddisfi gli obiettivi dell’azienda e che le spese non superino le entrate. Ricorda di prendere in considerazione eventuali situazioni impreviste che potrebbero incidere negativamente sul budget, come l’aumento dei costi di produzione o la diminuzione delle vendite.
Al momento di stabilire il budget, rendi la tua gestione finanziaria ancora più completa includendo tutte le tasse da versare, come quella sul reddito, l’imposta sul valore aggiunto e i contributi previdenziali. Spesso tali pagamenti si rivelano piuttosto ardui da ricordare e amministrare perché devono essere eseguiti su base trimestrale: una buona soluzione è quella di distribuirli attraverso i dodici mesi dell’anno, trasformandoli in una spesa mensile decisamente più gestibile. In caso di necessità, puoi sempre decidere di contattare un consulente finanziario, che ti aiuterà a verificare che tutti gli obblighi fiscali siano stati rispettati e a massimizzare le eventuali detrazioni.
Mantenere uno stretto controllo sulle spese aziendali comporta anche una revisione attenta dei rapporti e dei numeri ottenuti, oltre a un’analisi scrupolosa delle tendenze per verificare quanto denaro viene speso in ciascuna area. Classifica regolarmente le spese, tieni traccia di eventuali omissioni ed errori e correggili il prima possibile. Solo revisionando periodicamente le spese, infatti, sarai in grado di conoscere lo stato finanziario della tua azienda e di prendere decisioni rilevanti per lo sviluppo e la crescita della sua attività.
Chiunque desideri potenziare al massimo la gestione delle spese aziendali dovrebbe rendere il monitoraggio, la verifica, la regolazione e l’aggiornamento delle entrate e delle spese un procedimento regolare, da effettuare con una certa continuità. La frequenza con cui eseguire queste operazioni è variabile: alcune dovrebbero essere eseguite su base settimanale o persino giornaliera, mentre ad altre può essere dedicato anche solo un giorno al mese. Scegli la formula che funziona meglio per la tua azienda e non aspettare la fine dell’anno per eseguire queste operazioni. Portarle a termine con anticipo, infatti, aiuterà a ridurre il margine di errore e consentirà di intervenire tempestivamente in caso ci sia qualcosa da sistemare. Il corretto monitoraggio delle spese aziendali è fondamentale per condurre la tua attività verso il successo, poiché permette di ridurre le spese superflue e incide positivamente sui guadagni.
La gestione delle spese aziendali è un compito fondamentale da eseguire con la massima attenzione, sia per le grandi aziende che per le piccole imprese. Per quanto possa rivelarsi un compito complesso, grazie a un’organizzazione impeccabile riuscirai a raggiungere risultati sorprendenti. Dividi le finanze dell’azienda da quelle personali, stabilisci un budget realistico che includa tutti i dati noti delle entrate e delle uscite previste, revisiona le spese effettuate, distribuisci i pagamenti delle tasse durante il corso dell’anno e archivia con la massima cura le fatture e le ricevute della tua attività, per poterle trovare e controllare quando necessario. Se poi desideri rendere la tua gestione ancora più affidabile e precisa potrai avvalerti dell’aiuto della tecnologia, la tua migliore alleata per far crescere la tua attività.
Bitrix24 renderà più semplice il monitoraggio e la gestione delle spese aziendali: si tratta di una piattaforma completa e multifunzionale, che permette di ottenere dati sul ricavato totale delle tue vendite tramite il CRM, effettuare preventivi dettagliati delle spese di ciascun progetto, archiviare ricevute e fatture, semplificare e automatizzare i processi finanziari che riguardano la tua azienda e molto di più. Inoltre, nel suo marketplace troverai tante applicazioni da integrare per espandere le funzionalità della piattaforma in base alle necessità della tua azienda. Ottieni subito la flessibilità di cui hai bisogno per trasformare la tua piccola impresa in un’attività di successo: iscriviti oggi, noterai la differenza!