Qualunque sia l’entità del progetto a cui stai lavorando, spesso non è affatto semplice tenere traccia delle attività e delle scadenze che comprende. Ecco perché sempre più leader utilizzano strumenti per il monitoraggio delle attività, creati per aiutare i project manager e i membri dei team a tracciare, gestire e dare la giusta priorità a tutti gli incarichi.
Uno strumento di questo genere può aiutarti a organizzare in modo ottimale il tuo progetto, a delegare le responsabilità e a completare gli incarichi con maggior efficienza. Se hai sempre desiderato provarne i benefici, continua a leggere: di seguito troverai 10 vantaggi dell’utilizzo di un software di monitoraggio delle attività.
Uno strumento per il monitoraggio delle attività è un software che aiuta i project manager e i membri dei team a tracciare, gestire e assegnare priorità agli incarichi e ai progetti. Offre una piattaforma in cui raccogliere tutte le informazioni che riguardano il progetto e aiuta a migliorare la produttività, l’efficienza, la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team.
L’utilizzo di uno strumento per il monitoraggio delle attività nella gestione dei progetti porta svariati benefici, come:
Un software di monitoraggio delle attività dovrebbe possedere caratteristiche essenziali come:
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Uno dei maggiori vantaggi del monitoraggio delle attività di gestione dei progetti riguarda l’aumento della produttività e dell’efficienza generali. Un software di questo genere usato nel modo giusto permetterà infatti ai manager di tenere d’occhio il lavoro del proprio team, per assicurarsi che le date di scadenza vengano sempre rispettate.
Tra le strategie applicabili in questo senso, una delle migliori riguarda l’utilizzo delle automazioni: grazie al loro aiuto sarai in grado di ricevere notifiche quando un incarico sta per raggiungere la data di scadenza e, in caso di problemi, di correggere immediatamente la rotta. In questo modo il tuo team potrà lavorare restando sulla strada giusta e il progetto non subirà ritardi che potrebbero provocare uno spostamento della data di consegna o lo sforamento del budget.
Un software di monitoraggio delle attività si rivela anche un alleato perfetto per identificare le aree in cui è possibile ottimizzare sia i flussi di lavoro che i processi in atto, per aumentare la produttività e l’efficienza ed eliminare tutti quegli ostacoli che potrebbero rendere difficoltoso il percorso del progetto.
Quando si lavora a un progetto di grandi dimensioni, capita spesso di lasciarsi trascinare dai piccoli dettagli, perdendo di vista il quadro generale. Per evitare che una situazione simile si presenti è necessario imparare a organizzare e definire le priorità ed è qui che entrano in scena gli strumenti di monitoraggio del tempo.
Se gli incarichi e le informazioni riguardanti il progetto verranno raccolti all’interno dello stesso spazio, risulterà più semplice controllare quali incarichi sono già stati completati e quali no. Sarà anche possibile identificare a colpo d’occhio gli incarichi a cui dare la priorità, quelli assolutamente cruciali per la buona riuscita del progetto: una volta che li avrai trovati, potrai controllare se stanno per raggiungere la data di scadenza e, in caso affermativo, assegnare le risorse con maggior efficacia per assicurarti che le parti più importanti del lavoro vengano completate nei tempi stabiliti.
Un’altra delle caratteristiche del software per il monitoraggio delle attività è la possibilità di organizzare una lista di cose da fare. Una volta constatato quanto tempo sarà necessario per completare un incarico, i membri del tuo team potranno organizzare la loro giornata lavorativa in autonomia e concentrarsi sullo svolgimento dei compiti fondamentali per la buona riuscita del progetto, senza costringerti ad assegnare priorità giornaliere a ognuno di loro.
Il software di monitoraggio degli incarichi di lavoro è un alleato perfetto per valutare le prestazioni dei singoli membri del tuo team e distribuire le responsabilità di conseguenza, basandoti su elementi certi. Il sistema con cui opera è molto semplice: partendo da dati analitici sugli incarichi, potrai determinare chi è in grado di completare il proprio lavoro per tempo e chi, invece, fa fatica a rispettare le scadenze. Sarai quindi in grado di premiare i tuoi dipendenti più capaci assegnando loro responsabilità importanti, come l’accoglienza di un nuovo cliente.
Delegare le responsabilità non significa solo avere più tempo per completare i propri incarichi, ma anche aumentare la fiducia dei membri del team e mantenerli motivati. Una volta assegnati i vari incarichi ai tuoi dipendenti potrai anche tenere traccia del loro lavoro e valutare come se la stiano cavando, per decidere se affidare loro altri compiti simili in futuro.
Gli strumenti di monitoraggio delle attività svolgono anche un ruolo essenziale nella collaborazione del team. I dipendenti coinvolti in un progetto possono infatti contare sul software per la gestione dei progetti per comunicare, utilizzando la scheda legata all’incarico in corso: in questo modo viene eliminata la confusione causata dagli scambi di e-mail e il manager potrà assicurarsi che tutti lavorino al raggiungimento dello stesso obiettivo.
Sia che lavori da un ufficio fisico, sia che la tua sia una postazione da remoto, inizia inserendo all’interno della scheda dell’incarico tutte le istruzioni e i file utili, così che chiunque sia coinvolto riesca a trovarli in un attimo. Si tratta di uno strumento di produttività che aiuterà il tuo team a procedere con l’incarico senza doverti porre continuamente delle domande, ma ricorda di dare le istruzioni in modo chiaro, così da eliminare ulteriormente il rischio di confusione.
Anche in questo caso le automazioni ti aiuteranno a semplificare il lavoro: una volta terminato un incarico riceverai una notifica e potrai controllarlo immediatamente, mentre il tuo team si occupa di quello successivo. Allo stesso modo, anche gli altri membri del team riceveranno una notifica quando sarai tu a inviare un aggiornamento.
La trasparenza è una delle caratteristiche fondamentali di un progetto di successo: la sua assenza può causare notevoli problemi e persino condurre al fallimento. Per questo motivo è essenziale mantenere la visibilità nell’avanzamento del progetto ed è esattamente ciò che puoi ottenere grazie al monitoraggio delle attività.
Prova ad affidarti a strumenti intuitivi come le bacheche Kanban: la loro visualizzazione a colonne ti permetterà di controllare in un attimo quali incarichi sono in fase di realizzazione da troppo tempo e quali stanno invece procedendo come stabilito. Notifiche e aggiornamenti in tempo reale potenziano le già eccellenti funzionalità, trasformando questo strumento in un framework perfetto per la massima visibilità.
I software di tracciamento delle attività permettono inoltre ai project manager di tenere sotto controllo l’avanzamento degli incarichi e del progetto e di intervenire in caso sia necessario correggerne in fretta la rotta.
Ogni project manager dovrebbe poter contare su un team formato da impiegati responsabili e sinceri, anche se non è sempre semplice riuscire a metterne insieme uno simile. I software di monitoraggio delle attività possono però rivelarsi d’aiuto anche in questo senso, permettendoti di controllare in che modo i membri del tuo team eseguiranno gli incarichi e si assumeranno la responsabilità dei compiti assegnati.
Prima di iniziare il progetto, prenditi del tempo per mostrare al tuo team come funziona la piattaforma per la gestione dei progetti e per spiegare cosa sei davvero in grado di monitorare. Evita però di metterli sotto pressione e ricorda loro che è sempre meglio mostrarsi onesti riguardo alle proprie difficoltà piuttosto che nasconderle per paura di eventuali giudizi. In questo modo potrai stabilire una cultura basata sulla fiducia reciproca e una certa autonomia e utilizzare il tempo libero rimasto per occuparti di incarichi più importanti e proficui, come l’analisi delle prestazioni.
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Uno dei compiti principali di un manager è quello di rendere i processi di lavoro più agili e rapidi, eliminando qualunque ostacolo possa rendere difficile il completamento di un progetto. Le notifiche e gli aggiornamenti in tempo reale sono cruciali proprio per questo motivo: tu e il tuo team potrete ricevere una notifica non appena un’attività verrà inserita nell’apposita scheda di gestione dell’incarico e avrai la possibilità di intervenire immediatamente per rispondere a eventuali domande o dubbi in merito.
I migliori strumenti per la gestione degli incarichi possiedono inoltre un’app mobile, ideale per ricevere notifiche ovunque ti trovi, aumentare la produttività e restare connesso con le attività in corso, anche mentre partecipi a una riunione, lavori da remoto o viaggi.
Rispettare le date di scadenza è importante, ma diventa fondamentale quando il progetto in questione è composto da numerosi incarichi. Per ottimizzare la gestione del tempo prova a implementare diverse strategie, come l’utilizzo di modelli per i flussi di lavoro personalizzabili. Invece di lanciare un nuovo progetto da zero ogni volta, ti basterà apportare qualche modifica al modello già collaudato e utilizzarlo subito, senza perdere tempo.
Un altro valido aiuto è quello offerto dagli strumenti analitici, che ti permetteranno di capire, ad esempio, per quale motivo i tuoi dipendenti non riescono a completare il loro lavoro entro la data di scadenza. Con una serie di dati precisi dalla tua parte potrai investigare a fondo sulle cause dei loro problemi e, in caso sia necessario, ridimensionare le aspettative.
Come hai già potuto verificare, i modelli per i flussi di lavoro ti aiuteranno a risparmiare tempo grazie alla possibilità di essere riprodotti e applicati più volte. Gli strumenti per la gestione degli incarichi più avanzati, però, non ti permetteranno solo di assegnare un compito a una sola persona: potrai infatti anche designare un responsabile che sia al corrente dello stato dell’incarico in corso, i partecipanti che lavoreranno per completarlo, il creatore (chi, appunto, ha creato l’incarico) e gli osservatori, al corrente di ciò che accade ma che non possono intervenire nello svolgimento del progetto.
Il monitoraggio delle attività si rivela molto utile quando gli incarichi procedono più lentamente del previsto. Piuttosto che aspettare che la situazione degeneri, potrai parlare con il responsabile e riassegnare le risorse, così da correggere la rotta del progetto.
Il software di monitoraggio delle attività offre la possibilità di usufruire di funzionalità avanzate di reportistica per monitorare le tue decisioni strategiche. Per quanto analizzare i dati possa sembrare difficile sulle prime, utilizzarli a tuo favore ti permetterà di ottenere grandi risultati.
Raccogliere dati precisi sulla velocità e le prestazioni lavorative dei tuoi team si rivelerà cruciale non solo per identificare quelle aree della tua azienda che necessitano di miglioramenti, ma anche per riassegnare le risorse dove necessario, tracciare i progressi del progetto e ricompensare tutti gli obbiettivi completati con successo.
Una volta svelati i vantaggi del software per il monitoraggio delle attività potrai constatare la sua utilità nel far crescere la tua azienda, riducendo allo stesso tempo il carico di lavoro generale. I numerosi benefici offerti ti permetteranno di migliorare l’organizzazione dell’azienda, incentivando sia la comunicazione che la collaborazione e diminuendo il livello di stress a cui il tuo team è sottoposto.
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